Rapport sur le partage de fichiers et de dossiers dans un site SharePoint
Vous pouvez créer un fichier CSV de chaque fichier, utilisateur, autorisation et lien uniques sur un site SharePoint donné ou OneDrive. Cela peut vous aider à comprendre l’utilisation du partage et la possibilité de partager des fichiers ou dossiers avec des invités. Vous devez être administrateur de site pour exécuter le rapport. Notez que des options de création de rapports supplémentaires sont disponibles avec Microsoft Graph Data Connect.
Lorsque vous exécutez le rapport, le fichier CSV est enregistré à l’emplacement de votre choix sur le site. Si vous ne souhaitez pas que les membres du site voient le rapport, envisagez de créer un dossier avec des autorisations différentes où seuls les propriétaires de site peuvent accéder au rapport.
Pour exécuter le rapport (SharePoint)
- Ouvrez le site sur lequel vous souhaitez exécuter le rapport
- Dans le menu Paramètres , cliquez sur Utilisation du site.
- Dans la section Partagé avec des utilisateurs externes , cliquez sur Exécuter le rapport.
- Choisissez un emplacement pour enregistrer le rapport, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour exécuter le rapport (OneDrive)
- Dans le lanceur d’applications Microsoft 365, sélectionnez la vignette OneDrive.
- Dans le menu Paramètres , cliquez sur Paramètres OneDrive.
- Cliquez sur Autres paramètres, puis sur Exécuter le rapport de partage.
- Choisissez un emplacement pour enregistrer le rapport, puis cliquez sur Enregistrer.
L’exécution du rapport peut prendre un certain temps en fonction de la taille du site.
Une fois l’exécution du rapport terminée, vous recevez un e-mail avec un lien vers le rapport.
Format CSV
Pour les éléments partagés avec accès direct, le rapport contient une ligne pour chaque combinaison utilisateur/élément. Les groupes SharePoint sont affichés dans le rapport, mais pas les utilisateurs individuels qu’ils contiennent.
Pour les éléments partagés avec un lien, le rapport contient une ligne pour chaque utilisateur connecté qui a utilisé le lien ou qui a reçu le lien via la boîte de dialogue de partage. Les liens directement envoyé par e-mail qui n’ont pas été cliqués, et les liens Tout le monde ne sont pas inclus dans le rapport.
Le rapport contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Chemin d’accès de la ressource | URL relative de l’élément |
| Type élément | Type d’élément (web, dossier, fichier, etc.) |
| Autorisation | Niveau d’autorisation de l’utilisateur sur cet élément |
| Nom de l'utilisateur | Nom convivial de l’utilisateur ou du groupe qui a accès à cet élément. S’il s’agit d’un lien de partage, le nom d’utilisateur est SharingLink |
| Messagerie de l’utilisateur | Adresse e-mail de l’utilisateur qui a accès à cet élément. Ce champ est vide pour les groupes SharePoint. |
| Type d’utilisateur ou de groupe | Type d’utilisateur ou de groupe : Membre (interne), Invité (externe), Groupe SharePoint, Groupe de sécurité ou Groupe Microsoft 365. (Notez que Membre fait référence à un membre dans l’annuaire, et non à un membre du site.) |
| ID de lien | GUID du lien de partage si le nom d’utilisateur est Lien de partage |
| Type de lien | Type de lien (anonyme, organisation, Personnes spécifique) si le nom d’utilisateur est Un lien de partage |
| AccessViaLinkID | ID de lien utilisé pour accéder à l’élément si l’autorisation d’un utilisateur sur un élément se fait via un lien. |