Gérer les collections de sites non utilisées dans SharePoint Server

S’APPLIQUE À :2013 2016 2019 Édition d’abonnement SharePoint dans Microsoft 365

Notes

[!REMARQUE] Pour envoyer des notifications par courrier électronique, vous devez configurer les paramètres du courrier électronique sortant. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configure outgoing email for a SharePoint Server farm.

La confirmation de l'utilisation des sites et leur suppression permettent de libérer les ressources utilisées par les collections de sites qui ne sont plus nécessaires. Les collections de sites peuvent être supprimées automatiquement après une période spécifiée d'inactivité ou leur suppression peut dépendre d'une réponse du propriétaire de la collection de sites à une notification.

Avant de commencer

Avant d’accomplir la procédure indiquée dans cet article, vous devez déterminer les points suivants :

• Le délai au terme duquel vous vérifiez si une collection de sites est inactive.

• La fréquence d'envoi des notifications par courrier électronique aux propriétaires de site pour déterminer si leurs collections de sites sont inactives. Après la première notification par courrier électronique, si le propriétaire de collection de sites ne répond pas, vous pouvez envoyer des notifications supplémentaires selon une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

• Si vous souhaitez supprimer automatiquement des collections de sites inutilisées ou supprimer une collection de sites si le propriétaire ne répond pas à plusieurs notifications envoyées par e-mail. Si vous supprimez des collections de sites sans l'approbation d'un propriétaire, nous vous recommandons de sauvegarder d'abord le site.

• Si vous envisagez de supprimer automatiquement les collections de sites inutilisées, déterminez le nombre de notifications par e-mail que vous allez envoyer au propriétaire du site avant de le faire. Par défaut, 28 notifications quotidiennes sont envoyées avant la suppression de la collection de sites. Vous pouvez configurer ce nombre et choisir d’envoyer un minimum de 28 notifications et un maximum de 168. Pour des notifications hebdomadaires, vous pouvez envoyer un minimum de quatre notifications et un maximum de 24 notifications. Pour des notifications mensuelles, vous pouvez envoyer un minimum de deux notifications et un maximum de six notifications aux propriétaires de site. La notification par e-mail contient des liens pour confirmer si une collection de sites est active ou inactive. Une fois qu’une notification par e-mail est envoyée au propriétaire de la collection de sites, trois résultats sont possibles :

  • Si le propriétaire de collection de sites confirme que la collection de sites est active en cliquant sur le lien de confirmation dans la notification par courrier électronique, la date de certification de la collection de sites est renouvelée.

  • Le propriétaire de collection de sites continue de recevoir régulièrement des notifications par courrier électronique en fonction de l’intervalle spécifié par un membre du groupe Administrateurs de batterie, jusqu’à ce qu’il confirme que la collection de sites est active ou qu’il la supprime.

  • Si la collection de sites n'est pas active et si un membre du groupe Administrateurs de batterie a activé la fonctionnalité de suppression automatique, les notifications par courrier électronique sont envoyées au propriétaire de collection de sites en fonction du nombre indiqué. Si le propriétaire de collection de sites ne confirme pas l'état de la collection de sites, celle-ci est supprimée automatiquement.

Nous vous recommandons d’adopter les meilleures pratiques suivantes dans le cadre d’une suppression automatique d’une collection de sites :

• Imposez l'existence d'un propriétaire de collection de sites secondaire quand les utilisateurs créent des collections de sites. Par défaut, le créateur de collection de sites est répertorié en tant que propriétaire de collection de sites principal. Un propriétaire de collection de sites peut également spécifier un propriétaire de collection de sites secondaire. Les notifications de confirmation sont automatiquement envoyées aux propriétaires de collection de sites principal et secondaire.

• Tenez l'organisation informée des périodes de congés et établissez un plan d'urgence. Par exemple, si un propriétaire de collection de sites n'est pas disponible pendant quatre semaines et si un membre du groupe Administrateurs de batterie a défini la stratégie de collection de sites et de suppression, après quatre confirmations hebdomadaires sans réponses, le site peut être supprimé sans que le propriétaire de collection de sites puisse confirmer l'utilisation du site.

• Vérifiez l’existence d’une planification de sauvegarde régulière des collections de sites afin de pouvoir restaurer une copie récente d’une collection de sites éventuellement supprimée.

  Notes

  La suppression automatique supprime définitivement la totalité du contenu et des informations de la collection de sites et de tous les sites au sein de la collection de sites.

Gérer les collections de sites non utilisées

Utilisez cette procédure pour gérer les collections de sites inutilisées. Vous pouvez suivre ces étapes pour planifier les notifications d'inactivité de collection de sites envoyées aux propriétaires de collection de sites avant que les collections de sites inutilisées ne soient supprimées.

Pour gérer les collections de sites non utilisées

1. Vérifiez que vous disposez au minimum de la configuration requise suivante :

   • Vous devez être membre du groupe Administrateurs de batterie sur l'ordinateur qui exécute le le site Web Administration centrale de SharePoint.

2. Dans Administration centrale, dans la page Gestion des applications, dans la section Collections de sites, cliquez sur Confirmer l'utilisation et la suppression du site.

3. Dans la page Confirmation et suppression de l'utilisation de sites, dans la section Application web, si l'application web que vous souhaitez configurer n'est pas répertoriée, développez la liste Application web, puis cliquez sur Modifier Application web.

4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une application web , cliquez sur l’application web que vous souhaitez configurer.

5. Dans la section Paramètres de confirmation et de suppression automatique:

   • Activez ou désactivez la case à cocher Envoyer des notifications par courrier électronique aux propriétaires de collections de sites inutilisées.

     Si vous cochez cette case, tapez le nombre de jours, après la création de la collection de sites ou la confirmation de son utilisation, au terme desquels doit débuter l'envoi des notifications. Le nombre de jours par défaut est compris entre 30 et 365.

   • Spécifiez une planification quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle pour les notifications par courrier électronique. La planification par défaut correspond à une fréquence quotidienne. Vous pouvez également spécifier l'heure exacte à laquelle exécuter la vérification de l'utilisation d'une collection de sites. L'heure par défaut est minuit.

   • Activez ou désactivez la case à cocher Supprimer automatiquement la collection de sites si son utilisation n'est pas confirmée.

     Si vous activez cette case à cocher, tapez le nombre de notifications à envoyer avant que la collection de sites ne soit supprimée. Le nombre par défaut de notifications est 28.

6. Cliquez sur OK.

Voir aussi

Concepts

Supprimer et restaurer des collections de sites dans SharePoint Server