Vue d’ensemble des stratégies de site dans SharePoint Server

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Même avec une bonne gouvernance, les sites SharePoint peuvent se multiplier et devenir rapidement incontrôlables. Les sites sont créés au fur et à mesure des besoins, mais ils sont rarement supprimés. Les sites devenus inutiles qui ne sont pas supprimés utilisent de l'espace de stockage et peuvent devenir indésirables parce qu'ils ne sont plus conformes.

Les stratégies de site vous permettent de contrôler la multiplication des sites. Elles définissent le cycle de vie d'un site en précisant ses dates de fermeture et de suppression. Quand vous fermez ou supprimez un site, les sous-sites le sont également. Lorsqu'une messagerie Exchange est associée à un site, elle est supprimée d'Exchange Server lors de la suppression du site.

Lorsque vous fermez un site, vous spécifiez que le site n’est plus utilisé afin qu’il puisse éventuellement être supprimé selon une planification. Un site fermé n’apparaît pas dans d’autres endroits où les sites sont agrégés (par exemple, Outlook, Outlook sur le web (anciennement Appelé Outlook Web App) ou Project Server, mais les utilisateurs peuvent toujours modifier un site fermé et son contenu en utilisant l’URL pour accéder au site.

Options de stratégie de site SharePoint

Une stratégie de site indique les conditions de fermeture et de suppression automatiques d’un site. Les quatre options suivantes sont disponibles :

• Ne pas fermer ni supprimer automatiquement le site. Si une stratégie avec cette option est appliquée à un site, le propriétaire du site doit supprimer le site manuellement.

• Supprimer automatiquement le site. Si une stratégie avec cette option est appliquée à un site, le propriétaire du site doit fermer le site manuellement, mais ce dernier sera supprimé automatiquement. Une stratégie qui supprime le site automatiquement inclut une règle qui précise quand supprimer le site et inclut les options suivantes :

  • L'action qui déclenche la suppression du site et combien de temps s'écoule entre le déclenchement et la suppression. Le déclenchement peut être la création ou la fermeture du site. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie qui supprime un site trois mois après sa fermeture ou encore un an après sa création.

  • SharePoint Server envoie ou non un message électronique de notification au propriétaire du site un certain temps avant la date planifiée de la suppression du site.

  • Autoriser ou non les propriétaires de site à reporter la suppression du site.

• Fermer le site automatiquement et supprimer le site automatiquement. Cette option propose les mêmes options de suppression automatique du site et nécessite que vous indiquiez combien de temps après sa création le site sera fermé.

  Notes

  Un propriétaire de site peut rouvrir un site en accédant à la page Fermeture et suppression de site dans le menu Paramètres du site.

• Exécuter un workflow pour fermer le site, et supprimer automatiquement le site. Cette option propose les mêmes options de suppression automatique du site et nécessite que vous indiquiez un workflow. Quand le workflow a terminé, SharePoint Server 2016 ferme le site. Indiquez le nom du workflow, combien de temps après la création du site exécuter le workflow et s'il faut l'exécuter régulièrement jusqu'à la fermeture du site.

Une stratégie de site peut également indiquer qu’en cas d’application au site racine d’une collection de sites, quand le site racine est fermé, ce dernier et tous les sous-sites deviennent accessibles en lecture seule.

Les stratégies de site sont également disponibles dans les sites d’équipe et de communication modernes SharePoint Server 2019. Vous devez d’abord activer la fonctionnalité Stratégie de site avant qu’elle n’apparaisse dans la page Paramètres du site .

Définition de stratégies de site SharePoint

Les stratégies de site sont définies à partir du site racine d’une collection de sites à la page Stratégie de site du menu Administration de la collection de sites. Les stratégies sont ensuite disponibles dans chaque site de la collection. Les propriétaires de site peuvent appliquer une stratégie à un site en accédant à la page Fermeture et suppression du site du menu Paramètres du site. Les propriétaires de site peuvent également fermer un site en accédant à la page Fermeture et suppression du site.

Notes

Pour supprimer un site manuellement, un propriétaire de site doit sélectionner Supprimer ce site dans le menu Paramètres du site. La page Fermeture et suppression du site indique quand un site sera automatiquement supprimé. Toutefois, il ne fournit pas d’option permettant au propriétaire du site de supprimer le site manuellement.

Si la collection de sites dans laquelle vous définissez les stratégies de site est un concentrateur de type de contenu, vous pouvez publier les stratégies et les partager dans les collections de sites.

Utilisation des stratégies de site SharePoint avec la création de site libre-service

Les stratégies de site sont particulièrement intéressantes quand vous les utilisez conjointement à la création de sites libre-service. Lorsqu'un administrateur de batterie de serveurs active la création de sites libre-service sur une application web, il peut préciser que les utilisateurs doivent classer chaque nouveau site en sélectionnant une stratégie à lui appliquer. L'administrateur de la batterie de serveurs peut préciser que la classification du site est obligatoire, facultative ou masquée pour l'utilisateur. En combinant stratégies de site et création de sites libre-service, vous pouvez permettre aux utilisateurs de créer leurs propres sites, tout en veillant à ce qu'ils soient supprimés au bout d'un certain temps.

Voir aussi

Autres ressources

Vue d'ensemble de règles de suppression de document dans SharePoint Server 2016

Vue d'ensemble de la conservation inaltérable dans SharePoint Server 2016