Guide de la migration des partages de fichiers vers OneDrive, Teams et SharePoint

Ce guide vous aide à préparer la migration de partages de fichiers vers OneDrive, Teams et SharePoint dans Microsoft 365.

La plupart des migrations passent en phases régulières comme suit. Les facteurs de réussite éprouvés de la migration incluent la planification, l’évaluation et la correction, la préparation de votre environnement cible, la migration et l’intégration de vos utilisateurs.

Remarque

La migration de vos partages de fichiers avec le Gestionnaire de migration vous permet de centraliser la connexion des serveurs, la création de tâches et l’équilibrage automatique de la charge de vos tâches de migration. Vous êtes guidé à travers les étapes de la migration de vos partages de fichiers, de la configuration des agents à la création de tâches, en passant par la migration vers Microsoft 365.

Prise en main :Migrer des partages de fichiers vers Microsoft 365 avec le Gestionnaire de migration

Planification de la migration	Évaluer et corriger	Préparer votre environnement OneDrive et SharePoint	Migration	Intégration d’un utilisateur
Où migrer chaque type de contenu ? Présentation des autorisations et du partage Avant et après la migration Considérations en matière de performances réseau et de migration Gestion des modifications et communications	Évaluer les domaines principaux Corriger les problèmes	Pré-approvisionner Microsoft 365 et les utilisateurs	Découverte des offres de migration Services Microsoft FastTrack Fournisseurs de services de migration	Envoyer régulièrement des courriers électroniques aux utilisateurs Fournir une formation Informer les utilisateurs sur l’impact de la migration les concernant

Partages de fichiers

Les partages de fichiers incluent l’hébergement de fichiers centralisé sur un serveur réseau ou un lecteur réseau, ou des disques ou des fichiers partagés sur un ordinateur local. Souvent appelé « lecteur Z » sur les ordinateurs mis en réseau, il s’agit d’un lecteur partagé se trouvant à un emplacement sur le réseau.

Planification de la migration

Avant de commencer votre migration, il est important de planifier votre résultat en effectuant une évaluation de votre environnement source actuel. Ce que vous découvrez a une incidence sur votre stratégie globale et votre minutage, notamment :

• La conception de l’environnement cible, ainsi que le mappage entre les systèmes source et cible.
• La quantité de contenu que vous migrez. Déterminez si le contenu est redondant, obsolète ou toujours pertinent.
• Intégrez votre intégration utilisateur à votre planification initiale. Communiquez tôt et souvent avec vos utilisateurs au sujet de la migration et de l’impact qu’elle aura sur eux. N’attendez pas jusqu’à la fin pour commencer à les préparer à la modification.

Les éléments migrés

Quand vous préparez la migration du partage de vos fichiers, il est important de savoir quels sont les éléments migrés lorsque vous utilisez l’outil de migration SharePoint et ceux qui ne le sont pas.

Migrée	Non migrés
Documents	Conversion d’URL incorporées dans le contenu
Structure des fichiers et des dossiers	Attributs masqués Windows sur fichier et dossier
Autorisations liées aux fichiers et aux dossiers au niveau de l’utilisateur	Refus explicites
Fichiers inférieurs à 15 Go	Documents inaccessibles ou endommagés
Métadonnées de dossier, document et site	Fichiers ou dossiers dépassant les restrictions et limitations actuelles de SharePoint

Où migrer chaque type de contenu ?

Dans votre planification, incluez la façon dont cette transition vers Microsoft 365 rendra l’expérience plus collaborative pour vos utilisateurs.

Examinez la façon dont vous utilisez actuellement le contenu stocké dans vos partages de fichiers. Le fichier appartient-il à un seul utilisateur, même si ce dernier peut le partager avec d’autres personnes ? Si tel est le cas, enregistrez-le dans votre espace OneDrive. Votre espace OneDrive est privé par défaut, mais vous pouvez partager des fichiers avec d’autres personnes, ce qui est particulièrement utile si vous ne travaillez pas encore en équipe.

Si vous travaillez sur un fichier ou un dossier destiné à une utilisation et à une collaboration en équipe, déplacez-le vers une bibliothèque partagée à laquelle les membres de l’équipe ont accès par défaut. OneDrive vous donne accès à toutes vos bibliothèques partagées dans Microsoft Teams, SharePoint ou Outlook. Lorsque vous avez besoin d’une bibliothèque partagée pour des fichiers d’équipe, vous pouvez en créer directement à partir de OneDrive, ajouter des membres et commencer à collaborer.

Autorisations et partage

La manière dont vous avez partagé vos fichiers détermine leur affichage dans la vue Partagés avec moi de OneDrive.

Fichiers et dossiers ouverts à partir d’un emplacement partagé :

• Après la migration, le niveau d’autorisation final est déterminé par le mappage du partage ou du niveau d’autorisation NTFS le plus restrictif.
• Le programme ne met pas à jour le dossier Partagés avec moi d’un utilisateur dans OneDrive en fonction des fichiers sources partagés avec un groupe auquel appartient l’utilisateur.
• Après la migration, toutes les autorisations NTFS avancées sont supprimées. Pour les refus explicites, cela signifie que le contenu est soumis à une ou plusieurs autorisations parallèles au niveau du dossier et au niveau parent, et peut être rendu accessible.

Autorisations de partage de fichiers Windows	Accès aux éléments SharePoint	Rôle de SharePoint
Contrôle total	Contrôle total	Contrôle total
Modifier	Modifier	Contribuer
Lire et exécuter	Lire et exécuter	Lire
Afficher le contenu du dossier	Afficher le contenu du dossier	Lire
Lire	Lire	Lecture
Write	Write	Contribuer

Évaluer et corriger votre contenu

Avant le démarrage de votre migration, il est important de procéder à une analyse de votre environnement actuel. Vous seul connaissez vos données, comment elles sont utilisées et par qui.

L’outil de migration SharePoint vous permet d’analyser vos fichiers et de générer des rapports d’évaluation. Pour détecter les problèmes avec votre fichier avant la migration, activez le paramètre Effectuer uniquement une analyse.

Si vous avez plusieurs sources à évaluer, pensez à utiliser le processus en bloc en créant un fichier .json ou .csv.

Voici quelques problèmes courants qui surviennent lorsque vous préparez la migration :

	Évaluer	Corriger
Extensions de fichier	Recherchez tous les fichiers dans le rapport Dossiers et fichiers dont le chemin d’accès se termine par l’une des extensions définies ici : Types de fichiers qui ne peuvent pas être ajoutés à une liste ou une bibliothèque.	Si les types de fichiers bloqués sont des fichiers de script, ils sont bloqués, car les fonctionnalités de script sont désactivées par défaut dans OneDrive. Pour autoriser ces types de fichiers, activez les fonctionnalités de script comme décrit ici : Autoriser ou empêcher un script personnalisé. Assurez-vous de comprendre les raisons pour lesquelles ces fichiers sont bloqués par défaut, comme indiqué icimesures de sécurité relatives à l’autorisation des scripts personnalisés.
Caractères de nom de fichier et de dossier	Recherchez tous les éléments dans le rapport Dossiers et fichiers dont le nom contient l’un des caractères détaillés ici : noms de fichiers et types de fichiers non valides dans OneDrive et SharePoint	Contactez votre fournisseur de migration pour remplacer systématiquement ces caractères dans tous les noms de fichiers et de dossiers. Remarque: les caractères # et % sont pris en charge, mais ne sont pas activés par défaut. Procédez comme suit pour les activer : Nouvelle prise en charge des caractères # et % dans SharePoint et OneDrive.
Longueur du chemin d’accès aux fichiers et aux dossiers	Recherchez dans le rapport Dossiers et fichiers tous les éléments dont le chemin d’accès dépasse la longueur du chemin d’accès au fichier indiquée dans cet article : Limites de SharePoint	Collaborez avec votre fournisseur de migration pour réorganiser votre structure de fichiers et de dossiers afin qu’elle ne dépasse pas cette limite. Le fractionnement de lecteurs de grande taille qui traitent plusieurs scénarios dans différents lecteurs plus petits et plus spécialisés peut s’avérer utile ici.

Préparation de votre environnement OneDrive

Avant votre migration du contenu de votre partage de fichiers, vous devez pré-configurer vos utilisateurs dans Microsoft 365. Pour obtenir des instructions relatives à la pré-configuration, consultez :

• Préparer la mise en service des utilisateurs via la synchronisation d’annuaires vers Microsoft 365
• Pré-configurer OneDrive pour les utilisateurs de votre organisation

Migration

Processus de migration

Les actions suivantes sont celles d’un processus de migration classique conforme aux bonnes pratiques recommandées par Microsoft.

Importante

Vérifiez que le compte utilisé pour la migration de contenu dispose des autorisations sur le système OneDrive de destination.

1. Sélectionnez un petit groupe d'utilisateurs pour une migration pilote. L’objectif du pilote est de valider le processus, y compris les performances, la communication utilisateur et d’obtenir un exemple de commentaires des utilisateurs.
   
   
2. Effectuez la migration pilote. Pour ce faire, adoptez une méthode de migration incrémentielle en arrière-plan, pour éviter tout impact sur l’utilisateur, suivie d’un événement de transfert via lequel les partages de fichiers réseau et les partages de fichiers locaux sont désactivés. Ensuite, les utilisateurs sont invités à utiliser l’environnement SharePoint ou OneDrive cible. Cette méthode est recommandée, car elle permet de limiter l’impact sur l’utilisateur.
3. Comprenez les données de la migration pilote pour déterminer le reste de la planification de la migration et apporter les modifications nécessaires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour votre modèle de communication utilisateur pour répondre à une question que vous avez reçue d’un utilisateur pilote.
   
   
4. Effectuez le reste de la migration. À l’instar du pilote, adoptez également une méthode de migration incrémentielle. Microsoft recommande un événement de transfert unique sur lequel tous les utilisateurs doivent passer pour utiliser leurs comptes OneDrive et les sites SharePoint. Ce procédé permet aux utilisateurs de ne pas mettre à jour les copies en double de contenu.

Offres de migration

Actuellement, vous avez le choix parmi un large éventail d’offres de migration. Quelle migration est la meilleure pour vous ?

Offre	Tarification	Processus	Infrastructure	Planification	Vitesse	Compétences	Flexibilité du planning
Self-service client	Gestionnaire de migration	Flexible : vous définissez le rythme	Pas besoin de configurer une infrastructure complexe	Moins de temps nécessaire consacré au processus de planification et aux restrictions	Le client contrôle le rythme en fonction de ses besoins	Vous devrez recruter des experts si ce n’est pas déjà le cas	Le client détermine la flexibilité des horaires, et définit les heures creuses et la durée d’indisponibilité
Assurée par FastTrack	Inclus dans votre abonnement Microsoft 365 abonnement	Processus et planning très structurés	Obligation de configurer l’infrastructure, y compris des droits d’accès externe, des VPN, un environnement de test, un environnement d’administration, et d’établir une infrastructure de contacts	Planification des modèles et des sondages fournie dans le cadre du processus d’organisation	La planification est gérée en partenariat avec l’équipe FastTrack	Expertise fournie par FastTrack	Vous devez respecter un calendrier défini à l’avance
Assurée par un partenaire	Prix variable en fonction de la complexité	Personnalisé en fonction de vos besoins	Personnalisé en fonction de vos besoins	Personnalisé en fonction de vos besoins	Personnalisé en fonction de vos besoins	Expertise fournie	Personnalisé en fonction de vos besoins

Self-service

L’avantage de la migration en self-service est que vous avez le contrôle total sur le processus et le calendrier, et que vous déterminez le rythme de la migration. En utilisant le Gestionnaire de migration, vous serez en mesure de tirer parti de vos propres ressources informatiques plutôt que de devoir investir dans une expertise externe.

Microsoft FastTrack

FastTrack est un service Microsoft inclus dans votre abonnement qui vous offre un ensemble de pratiques recommandées, d’outils, de ressources et d’experts dédiés à optimiser votre expérience dans Microsoft Cloud. Les conseils d’intégration, les avantages de la migration et les conseils d’adoption de OneDrive sont inclus dans l’offre.

Les conseils d’intégration incluent : aider à découvrir ce qui est possible, créer un plan de réussite et intégrer de nouveaux utilisateurs et fonctionnalités à un rythme flexible. L’avantage de la Migration des données couvre les conseils lors de la migration de contenu à partir du partage de fichiers, ou des environnements source Box ou Google Drive.

Ces conseils couvrent l’activation de OneDrive et de l’environnement source. FastTrack effectue également des activités de migration de données spécifiques pour le compte du client pour les personnes disposant de 500 licences ou plus. Pour plus de détails, voir la Vue d’ensemble des avantages de FastTrack Center. Vous souhaitez vous lancer ? Visitez FastTrack.microsoft.com afin d’examiner les ressources et d’envoyer une demande d’assistance.

Fournisseurs de services de migration

Vous pouvez décider que votre organisation a des besoins professionnels spécifiques qui nécessitent l’utilisation de services tiers ou d’applications pour vous aider à effectuer la migration. Explorez les services professionnels et les applications disponibles auprès de partenaires dans l’Espace Partenaires Microsoft. Vous y trouverez des experts qui vous aideront dans la migration de vos contenus d’entreprise vers Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez l’Espace Partenaires Microsoft.

Intégration d’un utilisateur

Élaborez un plan pour préparer vos utilisateurs au changement à venir. Prise en compte de facteurs à inclure dans votre plan :

• Vanter les mérites du déplacement. Mettez l’accent sur les avantages, les fonctionnalités de collaboration et les raisons pour lesquelles vous effectuez la migration.
• Formation de l’utilisateur final. Formez vos utilisateurs sur les fonctionnalités proposées dans OneDrive.
• Formation de votre support technique. Avant l’événement de transfert, formez votre support technique sur les fonctionnalités clés et les questions fréquemment posées par les utilisateurs.
• Préparez-vous aux interruptions de service possibles. Prévoyez un éventuel arrêt au cours de la migration.

Développez un plan concernant l’envoi des communications à votre base d’utilisateurs afin de fournir des instructions claires sur le timing, les attentes et l’impact de la migration au niveau individuel, à savoir :

• Chronologie de la migration et son impact. Inclure les appels à l’action de l’utilisateur.
• Garantissez aux utilisateurs que, s’ils disposent déjà de contenu dans OneDrive, celui-ci est conservé en toute sécurité et qu’il ne sera pas remplacé.
• Faites-leur savoir s’ils peuvent refuser d’effectuer le processus de migration.

Ressources associées à l’intégration

• Guide d’adoption de Microsoft 365 par l’utilisateur final : décrit les ressources et la méthode dédiées à l’implémentation des facteurs de succès liés à l’adoption du service.
• Affiches, modèles de courrier électronique : modèles personnalisables visant à générer la sensibilisation et l’enthousiasme en interne
• Vidéo de formation sur OneDrive et la bibliothèque d’équipe
• Guides de formation pour un démarrage rapide dans OneDrive et la bibliothèque d’équipe : devenez rapidement opérationnel à l’aide des informations de base nécessaires pour être productif immédiatement.
• Formation vidéo complète sur SharePoint.
• Collaborer avec OneDrive
• En savoir plus sur OneDrive