Analyser les flux de travail de données dans Excel avec Copilot

  • 15 minutes

En tant que professionnel au sein d’une organisation de vente au détail en pleine croissance, vous recevez un jeu de données avec les chiffres de vente trimestriels et les performances des produits. Votre responsable vous demande d’analyser les données, d’identifier les tendances et de créer des graphiques pour une présentation de leadership, le tout dans un délai serré. Vous jonglez avec des feuilles de calcul et des livrables, mais vous avez un assistant puissant à vos côtés : Copilot pour Excel.

Dans cette unité, vous découvrirez comment utiliser Copilot dans Excel pour analyser des données, analyser des colonnes de texte pour des thèmes et des sentiments, et générer des graphiques. En cours de route, vous apprendrez à guider Copilot avec des invites efficaces et à choisir les bons outils pour simplifier votre flux de travail.

Importante

Copilot dans Excel ne peut fonctionner qu’avec des fichiers enregistrés sur OneDrive. En outre, vos données doivent être mises en forme sous forme de tableau ou de plage prise en charge pour que Copilot puisse les lire. Vous n’avez pas besoin de sélectionner des données spécifiques avant de lancer l’invite : Copilot utilise le contexte de votre invite pour identifier la table ou plage appropriée, y compris les tables d’autres feuilles.

Prise en main de Copilot dans Excel

Pour ouvrir le volet Copilot, sélectionnez l’icône Copilot . Le volet s’ouvre sur le côté droit de votre classeur.

Remarque

Dans le volet Copilot, vous remarquerez peut-être un menu qui inclut une option Tous les agents . Cette sélection ouvre une expérience différente (Microsoft Copilot Chat incorporée dans Excel) avec un bouton bascule Travail/Web, différentes options de modèle et une interface de conversation générale. Il s’agit d’une surface distincte du volet Copilot dans Excel natif. Les fonctionnalités couvertes dans cette unité se trouvent toutes dans le volet Copilot dans Excel natif (celui qui affiche « modifions votre classeur » et le sélecteur de mode Autoriser l’édition), et non dans l’expérience de Copilot Chat incorporée.

Sélecteur de modèle

En haut du volet, un sélecteur de modèle (défini sur Automatique par défaut) vous permet de choisir le modèle IA qui alimente vos réponses Copilot :

Setting Ce qu'il fait
Auto Sélectionne automatiquement le meilleur modèle pour votre demande. Recommandé pour la plupart des tâches.
GPT Achemine votre demande vers un modèle GPT. Développez pour choisir une version spécifique.
Claude Achemine votre demande vers un modèle Claude. Développez pour choisir une version spécifique.

Pour la plupart des tâches de données, laissez ce paramètre défini sur Auto et laissez Copilot choisir le meilleur modèle pour vous.

Sélecteur de mode

En bas du volet, un sélecteur de mode contrôle la façon dont Copilot interagit avec votre classeur :

Mode Ce qu'il fait
Autoriser la modification Copilot modifie directement votre classeur : en ajoutant des feuilles, en insérant des graphiques, en créant des formules et en mettant en forme des données. Il s’agit de la valeur par défaut et elle est utilisée dans toute cette unité.
Planifier Copilot propose un plan avant d’apporter des modifications afin que vous puissiez d’abord l’examiner.
Chat uniquement Copilot répond uniquement dans le volet de conversation, sans toucher à votre classeur. Utilisez cette option pour poser des questions rapides ou obtenir des explications.

Avec Autoriser la modification active, les résultats tels que les résumés, les formules et les graphiques sont automatiquement appliqués à votre classeur, ce qui est idéal pour les tâches en plusieurs étapes telles que la création de modèles, la restructuration d’un classeur ou la création d’un tableau de bord. Par exemple :

  • Créez un modèle de suivi des dépenses avec des formules pour les totaux mensuels et les écarts.
  • Ajoutez une feuille récapitulative qui extrait les totaux des feuilles Vente et Dépenses.
  • Créez un tableau de bord avec un graphique pour chaque catégorie de produit.

Le menu +

Dans la zone d’invite en bas du volet, cette sélection + ouvre un menu avec des options supplémentaires, notamment le chargement d’images et de fichiers, le choix de compétences, la modification des sources de données et la création de règles de classeur. Le plus utile pour les tâches d’analyse de données est Charger des images et des fichiers, qui vous permet de joindre un fichier directement à votre invite lorsque vous souhaitez que Copilot l’analyse ou le référence.

Copilot peut analyser vos données et faire apparaître des modèles, des comparaisons et des valeurs aberrantes, le tout à partir d’une seule invite conversationnelle. Vous décrivez ce que vous voulez comprendre, et Copilot renvoie l’analyse directement dans votre classeur. Avec Autoriser la modification active, les résultats tels que les tableaux récapitulatifs et les graphiques sont automatiquement ajoutés à une nouvelle feuille.

Plus votre invite contient de contexte et de spécificité, plus le résultat est ciblé. Le fait d’indiquer pourquoi vous avez besoin des informations et le format souhaité permet à Copilot d’adapter la sortie.

Conseil

Avant d’analyser des données, vous devez les inclure dans votre classeur. Si vous n’avez pas encore de fichier, vous pouvez demander à Copilot d’effectuer une recherche sur le web et d’importer des données directement, par exemple : rechercher sur le web un tableau des régions et de leurs taux de change ou obtenir des références de ventes pour le secteur de la vente au détail. Copilot trouve les données et vous permet de les insérer dans une nouvelle feuille.

Par exemple :

  • Je prépare un examen du leadership. Récapitulez le chiffre d’affaires total par région à partir de ce tableau et mettez en évidence la région la plus performante.
  • Comparez les unités vendues entre le T1 et le T2 pour chaque produit et affichez le résultat sous forme de tableau récapitulatif.

Copilot retourne le résultat que vous avez demandé (un résumé, un tableau, un graphique) et le place dans votre classeur. Vous pouvez suivre pour creuser plus profondément ou ajuster le format.

Analyser des colonnes de texte

Toutes les informations ne proviennent pas des chiffres. Les commentaires des clients, les réponses aux enquêtes et les avis sur les produits contiennent souvent des informations précieuses difficiles à traiter manuellement à grande échelle. Copilot peut lire une colonne de texte, identifier les thèmes et les sentiments récurrents, et insérer une nouvelle colonne étiquetée avec ses résultats (aucune formule ou balisage manuel n’est requis).

Vous décrivez ce que vous voulez savoir sur le texte et Copilot se charge de la lecture. Par exemple :

  • Passez en revue la colonne CustomerFeedback et identifiez les principaux thèmes récurrents. Énumérez les cinq principaux thèmes avec une brève description de chacun.
  • Analysez la colonne CustomerFeedback et étiquetez chaque ligne par sentiment : positif, neutre ou négatif. Ajoutez les étiquettes dans une nouvelle colonne.

Une fois que Copilot ajoute une colonne étiquetée, vous pouvez effectuer un suivi pour résumer ou agréger les résultats :

  • Regroupez les lignes étiquetées par sentiment et affichez-moi un nombre pour chaque catégorie.
  • Résumez les plaintes les plus courantes des lignes de commentaires négatifs en trois points pour un examen de la direction.

Générer des graphiques et visualiser des données

Copilot peut créer des graphiques à partir de vos données sans que vous ayez besoin de sélectionner une plage, de configurer des axes ou de choisir un type de graphique. Décrivez ce que vous souhaitez visualiser, incluez un contexte sur votre public ou votre objectif, et Copilot crée le graphique et l’ajoute à votre classeur. Vous pouvez ensuite l’affiner par le biais de requêtes de suivi dans la même conversation.

Par exemple :

  • Créez un graphique à barres représentant le chiffre d’affaires total par région, trié par ordre décroissant. J’en ai besoin pour une présentation de leadership.
  • Générez un graphique en courbes montrant les tendances des ventes trimestrielles par produit afin que je puisse repérer les produits en croissance ou en déclin.

Une fois le graphique dans votre classeur, effectuez un suivi pour l’affiner :

  • Ajoutez des étiquettes d’axe et un titre indiquant « T1-T2 Revenue by Region ».
  • Mettez en surbrillance les trois premières régions dans une autre couleur.
  • Remplacer le type de graphique par un histogramme.

Créer des formules en langage naturel

L’écriture de formules à partir de zéro peut prendre du temps, en particulier dans les feuilles de calcul complexes ou héritées. Copilot vous permet de décrire le calcul dont vous avez besoin en langage simple et génère la formule pour vous, puis l’applique automatiquement aux bonnes lignes lorsque Autoriser la modification est activé. Vous pouvez également coller une formule existante dans le volet Copilot et lui demander d’expliquer ce que fait la formule.

Par exemple :

  • J’ai besoin d’indiquer le revenu moyen par unité vendue. Calculez cela pour chaque ligne à l’aide des colonnes Revenue et UnitsSold et ajoutez le résultat dans une nouvelle colonne appelée AvgRevenuePerUnit.
  • Ajoutez une colonne qui calcule la variation en pourcentage du chiffre d’affaires entre le T1 et le T2 pour chaque produit.