Résumer les paiements fournisseur et client dans les transactions bancaires
Lorsqu’une feuille est validée sur un type Compte bancaire, le système crée une transaction bancaire dans la comptabilité auxiliaire bancaire. Chaque transaction bancaire doit avoir un type de transaction, qui est souvent dérivé par défaut du nom feuille. Le type de transaction est un champ permettant au système de mettre en correspondance les écritures du relevé bancaire dans le rapprochement bancaire avancé avec les transactions réelles que vous enregistrez dans la comptabilité auxiliaire bancaire.
Un type de compte Client ou Fournisseur crée une transaction de paiement client ou fournisseur, car l’argent a été déposé sur un compte bancaire ou décaissé depuis ce dernier. Souvent, vous recevez un paiement client ou effectuez un paiement fournisseur couvrant plusieurs factures. En fonction de votre configuration, vous pouvez obtenir soit une transaction bancaire distincte pour chaque n° document dans la feuille paiement client ou fournisseur, soit une transaction résumée. Les transactions résumées sont utiles pour le rapprochement bancaire avancé. De nombreuses banques ne proposent qu’une seule écriture pour les paiements électroniques chaque jour et vous avez besoin d’une transaction résumée correspondante dans Finance pour la mettre en correspondance avec la transaction figurant sur le relevé bancaire. La fonctionnalité de transactions résumées pour les paiements fournisseur et client fournit les transactions résumées. Lorsque les transactions bancaires ne sont pas résumées dans la comptabilité auxiliaire bancaire, le processus de rapprochement du relevé est manuel pour toutes les transactions résumées dans le relevé bancaire.
Certaines conditions bloquent la possibilité de résumer les transactions, par exemple les suivantes :
- Vous ne pouvez pas résumer les chèques. Chaque transaction doit être unique et comporter le numéro de chèque.
- Vous ne pouvez pas résumer les transactions avec bordereaux de remise. Chaque transaction doit être unique et comporter le numéro de bordereau de remise. La case à cocher Bordereau de remise est indisponible pour les noms feuille qui utilisent des transactions bancaires résumées.
Configuration permettant de résumer les transactions bancaires pour les paiements
La configuration permettant de résumer les transactions bancaires nécessite des paramètres à trois endroits :
- Gestion des fonctionnalités : activez la fonctionnalité Possibilité de valider des paiements fournisseur et client détaillés, mais de synthétiser les montants dans des comptes bancaires dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités. Cette fonctionnalité est activée par défaut à partir de la version 10.0.36 de l’application.
- Souche de numéros : vous devez spécifier une souche de numéros unique pour les transactions bancaires résumées dans l’onglet Souches de numéros de la page Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque.
- Noms feuille : définissez le nom feuille que vous prévoyez d’utiliser pour une feuille paiement afin de résumer les montants des transactions bancaires. Le paramètre Nouveau n° document ne peut pas être défini sur Manuel ou Un seul n° document.
Souches de numéro des paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque
Une souche de numéros est nécessaire pour résumer les transactions bancaires. Vous pouvez définir les souches de numéros du module Gestion de la trésorerie et de la banque sous Gestion de la trésorerie et de la banque > Configuration > Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque. Cliquez sur l’onglet Souches de numéros, puis ajoutez une souche de numéros pour la référence ID synthèse des transactions bancaires. Les transactions qui correspondent aux critères résumés créent une seule transaction qu’une valeur de la souche de numéros référence. Chaque transaction détaillée est liée à la transaction résumée.
Noms feuille
La configuration qui permet de résumer les transactions bancaires pour les paiements se trouve sous Comptabilité > Paramètres feuille > Noms feuille. Deux champs du groupe Banque déterminent si et comment les transactions bancaires sont résumées. Afin que les transactions soient résumées, vous devez d’abord régler le bouton bascule Récapituler les montants dans le compte bancaire sur Oui, ce qui active la liste déroulante Critères de synthèse. Ensuite, vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
- Ne pas synthétiser : le système ne résume pas les transactions bancaires.
- Critères par défaut : le système résume les transactions bancaires avec les mêmes compte bancaire, mode de paiement, code devise, type de compte principal (client ou fournisseur) et date de transaction.
- Critères par défaut avec numéro de document : le système résume les transactions bancaires avec les mêmes compte bancaire, mode de paiement, code devise, type de compte principal (client ou fournisseur), date de transaction et numéro de document (par exemple le numéro de facture).
- Critères par défaut avec référence de paiement : le système résume les transactions bancaires avec les mêmes compte bancaire, mode de paiement, code devise, type de compte principal (client ou fournisseur), date de transaction et référence de paiement.
Remarque
Vous ne pouvez pas activer les transactions résumées si le paramètre Nouveau n° document est défini sur Manuel ou Un seul n° document.
Remarque
Si vous sélectionnez Ne pas synthétiser, cela revient à ne pas régler le bouton bascule Récapituler les montants dans le compte bancaire sur Oui. Les champs de synthèse s’affichent pour les types feuille suivants : Quotidienne, Paiement client et Décaissement fournisseur.
Exemple de paiement fournisseur
Pour l’exemple suivant, deux noms feuille paiement client sont configurés :
- VendPay : transactions bancaires non résumées. Le bouton bascule Récapituler les montants dans le compte bancaire est réglé sur Non.
- APPAYSUM : transactions bancaires résumées. Le bouton bascule Récapituler les montants dans le compte bancaire est réglé sur Oui.
Hormis les deux champs de synthèse, ces noms feuille sont configurés de la même manière.
Transactions non résumées
Lorsque les transactions ne sont pas résumées, chaque n° document unique dans la feuille paiement fournisseur correspond à une transaction bancaire unique. Le système peut créer un seul n° document pour chaque fournisseur ou un n° document pour chaque facture ; c’est à l’utilisateur de décider comment il souhaite que cela se fasse.
- Le mode de paiement que l’utilisateur applique sur les factures et le paiement ultérieur détermine si le système combine plusieurs factures en un seul n° document de paiement lorsque l’utilisateur crée une proposition de paiement. L’utilisateur peut définir l’option Période du mode de paiement sur Facture, Date, Semaine ou Total. Lorsque l’utilisateur sélectionne l’option Facture, chaque facture possède son propre n° document de paiement. Les autres options combinent plusieurs factures en un seul paiement. À chaque n° document de paiement correspond une transaction bancaire.
- Si l’utilisateur crée manuellement la feuille paiement, il peut payer plusieurs factures par le même paiement à partir de l’onglet Régler sur la ligne feuille paiement pour indiquer les factures. L’utilisateur peut également spécifier une seule facture pour chaque ligne règlement et disposer d’une ligne règlement pour chaque facture. La définition du paramètre Nouveau n° document de nom feuille sur Un seul n° document crée un seul n° document de paiement pour toutes les lignes de facture incluses dans la feuille. Dans ce cas, une seule transaction bancaire a lieu.
Si l’utilisateur dispose de plusieurs n° document de paiement dans une feuille paiement, le système crée plusieurs transactions bancaires selon le processus que l’utilisateur emploie lors de la création de la feuille paiement.
Pour cet exemple, l’utilisateur sélectionne la feuille paiement VendPay, dont le bouton bascule Récapituler les montants dans le compte bancaire est réglé sur Non. Ensuite, le système crée et valide une feuille comportant deux lignes, chacune représentant un n° document unique et chacune réglant une seule facture pour un fournisseur.
Le système crée une transaction bancaire pour chaque n° document (qui correspond, dans ce cas, à chaque facture) que l’utilisateur règle.
Lorsque l’utilisateur regroupe plusieurs factures sur une seule ligne de la feuille paiement, le système génère un seul n° document de paiement.
Ces factures sont visibles avant la validation si l’utilisateur sélectionne l’option de menu Afficher les transactions marquées tout en sélectionnant la ligne n° document de la feuille. Après avoir validé la transaction, l’utilisateur peut consulter les factures réglées par la feuille paiement sous Tous les fournisseurs > Facture > Régler > Annuler le règlement ou dans l’état Feuille paiement fournisseur validé.
Cette feuille paiement ne comporte qu’une seule transaction bancaire, car la feuille ne comporte qu’un seul n° document de paiement.
Transactions résumées
Dans cet exemple, le nom feuille est configuré pour récapituler les montants dans le compte bancaire et les critères de synthèse sont les critères par défaut. Cet exemple utilise le nom feuille APPAYSUM, comme indiqué précédemment. Cet exemple utilise des feuilles similaires à celles décrites précédemment : une feuille avec plusieurs n° document de paiement pour le même fournisseur, car le fournisseur a reçu un paiement distinct pour chaque facture individuellement, et une autre dans laquelle toutes les factures sont réglées avec un seul paiement combiné au fournisseur.
Pour les exemples résumés, le mode de paiement est électronique. Ce premier exemple de feuille comporte deux factures, chacune réglée par un n° document de paiement distinct, et deux n° document de paiement.
La feuille ne comporte qu’une seule transaction bancaire ; cependant, deux paiements uniques avec des n° document distincts se trouvent dans la feuille. L’option Résumer accomplit cette tâche.
Dans un exemple plus complexe, vous pouvez avoir une seule feuille paiement qui règle plusieurs factures pour plusieurs fournisseurs. Supposons que trois n° document de paiement distincts existent pour deux fournisseurs différents. Dans ce cas, vous recevez toujours une seule transaction bancaire résumée si le mode de paiement est électronique.
La feuille comporte une seule transaction bancaire qui comprend les trois paiements.
Exemple de paiement client
Les paiements client fonctionnent de la même manière que les paiements fournisseur, même si l’argent est reçu sur le compte bancaire plutôt que décaissé depuis le compte bancaire. Au lieu de répéter les mêmes exemples que ceux présentés pour la comptabilité fournisseur et les fournisseurs, cette section ne couvre qu’un seul exemple. Dans cet exemple, plusieurs clients règlent plusieurs factures : ils règlent chaque facture individuellement avec des n° document distincts pour chacune.
Transactions non résumées
Dans ce premier exemple, le bouton bascule Récapituler les montants dans le compte bancaire est réglé sur Non dans le Nom feuille. Le système reçoit les paiements de trois clients différents et plusieurs paiements d’un client. Chaque paiement règle une seule facture.
La feuille paiement client comporte quatre factures et quatre n° document.
Lorsque la synthèse est désactivée, la feuille affiche quatre transactions bancaires, une pour chaque n° document.
Transactions résumées
Dans cet exemple, l’option Résumer est activée pour le nom feuille et les critères de synthèse sont les critères par défaut. Comme dans l’exemple précédent, plusieurs clients règlent plusieurs factures et chaque facture dispose de son propre n° document. Le mode de paiement et les autres champs obligatoires pour la synthèse sont les mêmes et le système crée une seule transaction bancaire.
La feuille paiement client comporte quatre factures et quatre n° document pour deux clients différents.
Lorsque la synthèse est activée, le système crée une seule transaction bancaire englobant tous les n° document.
Tout comme les restrictions de synthèse lorsque vous générez des chèques pour les fournisseurs, la synthèse des reçus n’est pas prise en charge si vous utilisez des bordereaux de remise. Chaque bordereau de remise doit correspondre à sa propre transaction bancaire.
Examiner les transactions résumées pour l’exemple
Si vous examinez les transactions bancaires résumées, notez que la colonne N° document comporte un astérisque (*) et un numéro généré dans la colonne ID synthèse des transactions bancaires. Cette notion est vraie pour les paiements client et les paiements fournisseur.
Sélectionnez l’option de menu Afficher les transactions bancaires résumées pour examiner les différentes transactions de paiement que la transaction bancaire unique comprend. Le système active cette fonctionnalité lorsque vous sélectionnez une transaction résumée dans la grille. Depuis la grille, vous pouvez accéder au n° document, à la transaction bancaire et à la facture.
