Configurer des numéros de série et de lot
Les numéros de lots sont attribués à des groupes d’articles physiques et les numéros de série sont attribués à des articles physiques individuels. Ces numéros sont ensuite spécifiés sur la transaction de stock pour identifier le produit qui est reçu ou livré.
Les numéros de lot et de série peuvent être utilisés individuellement ou ensemble.
Scénario
Les numéros de lot et de série sont généralement utilisés lorsque vous manipulez des aliments et d’autres types de produits consommés par l’homme, comme les produits pharmaceutiques. Ils peuvent également être utilisés fréquemment dans la manipulation de matériaux dangereux ou sensibles, tels que des produits chimiques ou des articles qui doivent être réfrigérés.
Supposons que vous ayez un grand réservoir utilisé pour produire des produits laitiers. Le réservoir est nettoyé et vidé avant le démarrage de chaque ordre de fabrication. Vous avez produit 10 000 gallons de crème glacée, puis emballé la crème glacée dans des conteneurs d’un gallon.
Vous pouvez utiliser le numéro de lot pour identifier le lot ou le réservoir de crème glacée produite, puis utiliser un numéro de série pour identifier de manière unique chaque conteneur d’un gallon produit. Ainsi, vous pouvez tracer le conteneur et le réservoir de crème glacée exacts qui sont produits, même si les conteneurs individuels sont éparpillés autour de l’entrepôt ou expédiés à différents clients.
Numéros de série
Les numéros de série peuvent être attribués manuellement ou automatiquement aux produits à la réception. Utilisez la répartition manuelle des numéros de série et de lot si vous souhaitez suivre les articles jusqu’au fournisseur.
Par exemple, lorsque vous recevez des articles chimiques ou médicaux, assurez-vous de continuer à utiliser les numéros de série et de lot fournis par votre fournisseur afin de pouvoir retracer et rappeler complètement les articles défectueux tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
La répartition manuelle des numéros de série nécessite que vous configuriez le groupe de dimensions de stock et un numéro de série pour l’article concerné sur la page Numéro de série. Vous pouvez également configurer des numéros de série à l’avance.
Ouvrez la page Numéros de série sous Gestion des stocks > Recherches et états > Dimensions de suivi > Numéros de série.
Affecter des numéros de série
Vous pouvez attribuer manuellement un numéro de série à un produit lorsque vous effectuez les tâches suivantes :
- Travailler sur un produit directement sur une ligne de commande vente ou achat
- Enregistrer des produits au moment de l’arrivée de l’article
Vous pouvez saisir n’importe quel numéro directement sur la ligne dans le champ Numéro de série. Cependant, pour mieux contrôler les numéros de série utilisés pour chaque article, créez les numéros de série d’un numéro de produit sur la page Numéros de série.
Si des numéros de série sont attribués manuellement aux transactions d’articles et que le groupe de dimension de suivi de l’article a un Contrôle de numéro de série sélectionné, tout numéro de série attribué manuellement sera ajouté à la page Numéros de série.
Le numéro de série spécifié dans le champ Numéro de série de la ligne de commande fournisseur est affecté à tous les produits de la ligne. Si l’option Contrôle de numéro de série est sélectionnée pour le groupe de dimensions de suivi, les numéros de série doivent être uniques pour chaque article et vous ne pouvez pas affecter de numéro de série à la ligne de commande si la quantité est supérieure à un.
Lorsque vous entrez le numéro de série, utilisez le signe dièse (#) pour indiquer le nombre de chiffres que vous souhaitez voir apparaître dans le numéro de série. Le nombre minimal de signes dièse dans un numéro de série est équivalent au nombre de chiffres dans la quantité d’article.
Le bouton Créer des numéros de série crée toujours des numéros de série uniques. Si vous souhaitez affecter les mêmes numéros de série à une autre quantité, saisissez manuellement les numéros de série dans le volet Transactions/Enregistrer maintenant et utilisez la fonctionnalité de fractionnement. Vous pouvez également utiliser un groupe de numéros pour créer automatiquement des numéros de série avec une quantité fixe autre qu’une unité.
Si des numéros de série sont attribués automatiquement, les numéros de série qui sont entrés sur les lignes de commande fournisseur ou d’ordre de fabrication ne seront pas ajoutés à la page Numéros de série.
Numéros de lot
Un numéro de lot doit être créé avant de pouvoir être attribué à un produit. Contrairement à l’attribution des numéros de série, un numéro de lot ne peut pas être saisi directement dans le champ Numéro de lot sur la ligne de commande. Il doit être créé sur la page Numéro de lot, puis sélectionné dans la ligne dans la commande fournisseur ou vente.
Pour créer ou afficher des numéros de lot, accédez à Gestion des stocks> Recherches et états > Dimensions de suivi > Lots pour créer des numéros de suivi pour les numéros de lot qui seront attribués à un produit.
Groupes de numéros de suivi
Si vous souhaitez utiliser l’attribution automatique des numéros de série ou de lot, accédez à Gestion des stocks > Configuration > Dimensions > Groupes de numéros de suivi pour créer des numéros de suivi pour les numéros de série et de lot qui seront attribués à un produit.
Pour affecter automatiquement des numéros de série ou de lot, vous pouvez créer un groupe de numéros et l’affecter à l’article. Les numéros de série et de lot peuvent être attribués à plusieurs produits, séquentiellement à partir du même groupe de numéros.
Dans le groupe de champ Général, spécifiez quand et comment le numéro automatique doit être attribué en tenant compte des champs suivants :
- Manuel : sélectionnez ce champ pour attribuer des numéros de série et de lot manuellement aux produits associés à ce groupe de numéros.
- Uniquement pour les transactions de stock : sélectionnez ce champ pour affecter les numéros générés à la transaction au lieu, par exemple, de la ligne de commande fournisseur. Les numéros de série et de lot sont générés et attribués lors de la création d’une commande fournisseur. Les numéros ne peuvent pas être consultés à partir de la ligne de commande fournisseur. Cependant, une transaction est répertoriée sur la page Transactions avec un numéro de série ou de lot.
- Sur mise à jour physique : sélectionnez ce champ pour attribuer le numéro généré lors d’une transaction de produit. Autrement dit, les numéros de série et de lot ne sont générés qu’une fois le bon de livraison et la confirmation prélèvement validés. Les numéros de série ne peuvent pas être consultés sur la ligne commande fournisseur. Cependant, une transaction est répertoriée sur la page Transactions avec un numéro de série.
- Par qté. : spécifie la quantité de produits à affecter au numéro généré. Pour attribuer des numéros de série et de lot uniques, saisissez 1 dans le champ Par qté.. Le curseur Uniquement pour les transactions de stock doit être sélectionné pour que ce champ soit actif.
Par exemple, si le curseur Uniquement pour les transactions de stock est sélectionné, 25 est spécifié dans le champ Par qté. et une commande fournisseur est créée pour 60 produits, puis trois numéros de lot ou de série sont générés lors de la création de la commande fournisseur. Ensuite, 25 produits se voient attribuer le premier numéro de lot ou de série, 25 autres produits se voient attribuer le deuxième numéro de lot ou série et 10 produits se voient attribuer le troisième numéro de série.
Notez que si le curseur Contrôle de numéro de série est sélectionné dans le raccourci Numéros de série pour un produit, une erreur apparaîtra si vous essayez de valider le bon de livraison avec un produit si, par exemple, 2 est spécifié dans le champ Par qté. pour le groupe Numéro de série.
Si vous ne sélectionnez aucun de ces champs, un numéro de lot ou de série est affecté à la ligne de commande fournisseur lorsqu’une commande est créée et enregistrée.
Tenez compte des champs suivants pour les activations automatiques :
- Activation de la commande : sélectionnez cette option pour activer l’attribution automatique des numéros dans les modules Comptabilité client et Ventes et marketing. Cela génère également de nouveaux numéros lorsque les produits sont retournés par avoirs.
- Activation à l’achat : sélectionnez cette option pour activer l’attribution automatique des numéros dans les modules Comptabilité fournisseur et Approvisionnement et sourçage.
- Activation en stock : sélectionnez cette option pour activer l’attribution automatique des numéros dans le module Gestion des stocks et des entrepôts. Par exemple, vous découvrez cinq produits dans votre entrepôt qui ne sont pas dans le stock. Pour ajouter les produits au stock, créez une feuille ajustement stock pour les cinq produits. Lorsque la feuille est validée, les produits se voient affecter des numéros de série en fonction des paramètres du groupe de numéros de suivi.
- Activation en production : sélectionnez cette option pour activer l’attribution automatique des numéros dans le module Contrôle de la production.
- Activation en Kanban : sélectionnez cette option pour activer l’attribution automatique des numéros dans Lean manufacturing.
La configuration standard consiste à avoir tous les champs sélectionnés sauf Activation de la commande, car vous ne souhaitez pas activer la modification des numéros de série lorsqu’une action de retour est effectuée.
Les numéros de série et de lot peuvent être mis à jour si nécessaire. Lorsque vous saisissez une dimension de stock sur une transaction de réception, vous pouvez modifier la valeur à l’aide d’une feuille Transfert. Une modification des dimensions de stock entraîne un mouvement de stock disponible d’une dimension à l’autre.