Flux de travail d’approbation du journal d’inventaire
Cette unité décrit comment configurer et utiliser les flux de travail d’approbation du journal d’inventaire pour différents types de transactions d’inventaire physique, telles que les sorties et les réceptions, les mouvements de stock, les nomenclatures et le rapprochement de l’inventaire physique. Les flux de travail de journal d’inventaire permettent de s’assurer que seuls les journaux d’inventaire approuvés peuvent être imputés aux transactions.
Remarque
Les flux de travail d’approbation du journal d’inventaire s’appliquent uniquement aux transactions enregistrées à l’aide du module de gestion des stocks. Ils ne fonctionnent pas avec les journaux d’inventaire déclenchés depuis le module Warehouse Management.
Créez votre flux de travail d’approbation du journal d’inventaire
Pour configurer cette fonctionnalité, vous devez créer un flux de travail pour chacun des types de journaux d’inventaire que vous souhaitez contrôler. Étant donné que différents types de journaux d’inventaire peuvent avoir des hiérarchies d’approbation et des étapes de flux de travail différentes, vous pouvez configurer des flux de travail individuels pour chaque type de journal d’inventaire.
Les flux de travail prennent en charge le contrôle de version et chacun a un ID de flux de travail et une version active. Vous pouvez choisir d’activer chaque nouvelle version de flux de travail dès sa création ou la laisser inactive. Si vous avez besoin de flux de travail différents pour le même type de journal, créez en plusieurs pour ce type de journal, puis affectez chacun d’eux à un nom de journal différent qui utilise ce type.
Pour créer votre flux de travail d’approbation du journal d’inventaire :
- Accédez à Gestion des stocks > Configuration > Flux de travail de gestion d’inventaire.
- Dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau.
- Choisissez le type de journal d’inventaire pour lequel vous souhaitez mettre en place un flux de travail :
- Journal de comptage des balises d’inventaire
- Journal des modifications de propriété du stock
- le journal de mouvement de stock.
- Journal de transfert d’inventaire
- Feuille inventaire
- Journal de nomenclature de stock
- Journal d’ajustement d’inventaire
- L’application de l’éditeur de flux de travail se lance sur votre ordinateur. (Vous pouvez être invité à approuver cette action.) Utilisez-la pour concevoir votre flux de travail selon vos besoins. Pour plus de détails sur l’utilisation de l’éditeur de flux de travail, consultez la Vue d’ensemble du système de flux de travail.
- Après avoir enregistré et fermé l’application de l’éditeur de flux de travail, vous devez choisir d’activer cette version de flux de travail ou la laisser inactive.
Remarque
Les flux de travail fournissent un contrôle de version, ce qui signifie que vous pouvez afficher une liste des versions que vous avez créées et choisir celle qui est active. Pour afficher la liste des versions disponibles et choisir celle à activer, sélectionnez un flux de travail répertorié sur la page Flux de travail de gestion d’inventaire. Dans le volet Actions, ouvrez l’onglet Flux de travail et sélectionnez Versions. Une seule version peut être active à la fois pour chaque ID de flux de travail.
Attribuer des flux de travail d’approbation aux noms des journaux d’inventaire
L’étape suivante consiste à affecter un flux de travail de journal d’inventaire à chaque nom de journal d’inventaire. Pour chaque type de journal d’inventaire, vous pouvez configurer plusieurs noms de journal d’inventaire.
Pour associer un flux de travail de journal d’inventaire à un nom de journal d’inventaire :
- Accédez à Gestion des stocks > Configuration > Noms de journaux > Inventaire.
- Sélectionnez un nom de journal dans la colonne de la liste pour ouvrir sa page de paramètres.
- Dans le raccourci Général, définissez Flux de travail d’approbation sur Oui. Si vous êtes invité à approuver l’action, sélectionnez Oui.
- Ouvrez la liste déroulante Flux de travail, puis sélectionnez le flux de travail approprié. La liste affiche chaque flux de travail actif que vous avez créé à l’aide de l’application de l’éditeur de flux de travail.
Créer un journal d’inventaire et l’envoyer pour approbation
Après avoir associé un nom de journal d’inventaire à son flux de travail d’approbation de journal d’inventaire correspondant, vous pouvez créer de nouveaux journaux d’inventaire qui utilisent ce nom, puis envoyer ces journaux pour approbation à l’aide de ce flux de travail. Vous ne pourrez pas publier le journal d’inventaire tant qu’il n’aura pas été approuvé par les approbateurs configurés dans le flux de travail.
- Dans le volet de navigation, développez Gestion d’inventaire > Entrées de journal > Articles, puis sélectionnez un type de journal d’inventaire.
- Sélectionnez Nouveau pour créer un journal du type sélectionné.
- La boîte de dialogue Créer un journal d’inventaire s’ouvre. Remplissez la page selon vos besoins, puis cliquez sur OK pour enregistrer le journal.
- Remplissez le journal au besoin.
- Lorsque vous créez ou ouvrez un journal d’inventaire avec un flux de travail d’approbation qui lui est associé, le bouton Flux de travail est actif dans le volet Actions. Lorsque vous êtes prêt à soumettre le journal pour approbation, cliquez sur le bouton Flux de travail pour ouvrir une boîte de dialogue déroulante, puis sélectionnez Soumettre. La demande d’approbation est ensuite acheminée vers l’approbateur concerné, qui est alerté à l’aide de la méthode de notification configurée pour le flux de travail.
Pour rappeler une demande d’approbation, ouvrez le journal concerné, cliquez sur le bouton Flux de travail, puis sélectionnez Rappeler. Cette opération va réinitialiser le flux de travail.
Une fois votre journal approuvé, vous pouvez le valider. Pour valider le journal, sélectionnez Valider dans le volet Actions. Si le bouton Valider n’est pas actif, le journal n’a pas encore été approuvé.
Répondre à une demande d’approbation de journal d’inventaire
Si vous êtes un approbateur, vous devriez recevoir un message chaque fois que votre approbation est nécessaire (comme configuré dans le flux de travail correspondant). Ensuite, vous pouvez approuver ou rejeter une demande d’approbation de journal en procédant comme suit :
- Dans le volet de navigation, développez Gestion d’inventaire > Entrées de journal > Articles, puis sélectionnez un type de journal d’inventaire.
- Ouvrez le journal approprié et examinez-le.
- Cliquez sur le bouton Flux de travail dans le volet Actions pour ouvrir une boîte de dialogue déroulante. Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Approuver : pour approuver la demande.
- Rejeter : pour refuser la demande.
- Plus > Demander une modification : pour envoyer un message au demandeur lui demandant de modifier quelque chose de spécifique, puis de soumettre la demande à nouveau.
- Plus > Déléguer : pour déléguer l’approbation à un autre utilisateur.
- Plus > Rappeler : pour rappeler la demande d’approbation (réinitialise le flux de travail).
- Plus > Historique du flux de travail : pour afficher l’historique de ce flux de travail d’approbation jusqu’à présent.
Consulter l’historique des approbations
Comme pour les autres types de flux de travail, vous pouvez utiliser la page Historique des flux de travail pour afficher l’historique des flux de travail d’approbation pour n’importe quel journal.
Pour consulter l’historique du flux de travail d’un journal :
- Dans le volet de navigation, développez Gestion d’inventaire > Entrées de journal > Articles, puis sélectionnez un type de journal d’inventaire.
- Ouvrez la feuille appropriée.
- Sélectionnez le bouton Flux de travail dans le volet Actions pour ouvrir une boîte de dialogue déroulante.
- Sélectionnez Historique du flux de travail.