Configurer les paramètres comptabilité et feuille
Vous pouvez utiliser les feuilles rapidement et efficacement une fois qu’elles sont configurées. Plusieurs composants doivent être configurés pour pouvoir utiliser les feuilles comptabilité.
Comptabilité
Chaque entité juridique possède une comptabilité qui peut être associée à un plan comptable. Plusieurs comptabilités peuvent être associées au même plan comptable, ce qui vous permet de partager le même plan comptable avec plusieurs entités juridiques. Vous devez également indiquer la ou les structures de compte à rattacher à la comptabilité pour chaque entité juridique.
L’automatisation du processus de règlement comptable réduit le nombre d’étapes manuelles en rapprochant automatiquement les transactions débitrices et créditrices dans la comptabilité et en les marquant comme réglées. Le processus s’exécute en tant que processus d’arrière-plan selon les règles spécifiées. Vous pouvez définir la fréquence des règles de règlement et de rapprochement automatisés basées sur les attributs de transaction. L’automatisation du processus de règlement comptable définit les détails suivants :
- Moment de l’exécution des règlements comptables
- Critères permettant de rapprocher les transactions débitrices et créditrices pouvant être réglées automatiquement
- Ordre du traitement des informations de règlement comptable
Remarque
Pour activer la fonctionnalité Automatiser le processus de règlement comptable, l’option Reconnaissance entre un règlement comptable et la clôture de fin d’exercice doit être activée.
Dimension financière d’équilibrage
La comptabilité entre unités est l’obligation de générer un bilan équilibré pour une dimension financière donnée. Par conséquent, toutes les écritures comptables effectuées dans la comptabilité doivent être équilibrées pour la valeur de dimension financière, appelée « dimension financière d’équilibrage ». La dimension financière d’équilibrage utilisée pour la comptabilité entre unités est sélectionnée dans la page Compta., dans Comptabilité > Paramétrage de la comptabilité > Compta.. Lorsque vous spécifiez la dimension financière d’équilibrage dans Finance, chaque écriture comptable doit s’équilibrer à la fois au niveau du total et au niveau des valeurs de dimensions financières.
Si l’écriture comptable n’est pas équilibrée au niveau des valeurs de dimensions financières, des écritures comptables supplémentaires sont créées automatiquement pour l’équilibrer.
Après avoir ajouté des structures de compte, vous devez les associer à la comptabilité.
Noms feuille
Les noms feuille constituent l’un des domaines les plus importants à configurer. Vous pouvez définir un nom feuille pour une tâche spécifique en fonction de son type.
Il est judicieux de définir des noms feuille spécifiques pour chaque objectif, tels que « intersociétés », « ajustement de la régularisation » et « correction d’erreur ». Vous pouvez personnaliser chaque nom feuille afin de faciliter et sécuriser la saisie de données pour chaque objectif.
Sur la page Noms feuille, dans Comptabilité > Paramètres feuille, vous pouvez configurer les différents éléments tels que les suivants.
- Flux de travail d’approbation : pour renforcer le contrôle interne, définissez des flux de travail feuille qui définissent les limites d’importance relative des étapes de révision et d’approbation, en fonction de critères tels que le montant total de débit. Le concept d’importance relative est le principe comptable universellement accepté selon lequel tous les éléments importants doivent être signalés, tandis que les éléments insignifiants peuvent être ignorés.
- Vous pouvez configurer des flux de travail pour les feuilles comptabilité sur la page Flux de travail de comptabilité.
- Valeurs par défaut : sélectionnez les valeurs par défaut pour les comptes de contrepartie, la devise et les dimensions financières.
- Contrôle feuille : vous pouvez configurer des restrictions sur la société, le type de compte et les valeurs de segment.
Configuration des feuilles
Dans Finance, il existe des feuilles générées manuellement et des feuilles générées par le système.
Les feuilles répartition et les feuilles élimination sont des exemples de feuilles générées par le système, qui sont toujours créées automatiquement.
Les écritures feuille manuelles sont générées par les validations saisies dans le système, telles que les écritures feuille comptabilité. Lorsque vous utilisez une écriture feuille manuelle, les transactions ne sont pas validées immédiatement. Avant de pouvoir valider une entrée manuelle, les journaux peuvent être dans les états suivants.
- Modifié
- Révisé
- Approuvé
- Supprimé
Dans Finance, vous pouvez utiliser les feuilles pour effectuer les tâches suivantes :
- Contrôler les différents types d’écritures : vous pouvez appliquer un système d’approbation afin que les feuilles spéciales ne soient validées qu’après avoir été approuvées.
- Réviser les données importées des systèmes de comptabilité externes : vous pouvez vous assurer que tous les champs valides contiennent une valeur et que toutes les restrictions pour la transaction sont respectées.
Avant de créer des feuilles, il est important de vous assurer que la souche de N° documents nécessaire est configurée. Vous pouvez configurer des souches de numéros et les associer aux références appropriées.
Vous ne pouvez pas utiliser à la fois le système d’approbation manuelle et le système d’approbation de flux de travail pour le même nom feuille. Les couches de validation suivantes peuvent être utilisées :
- En cours : couche par défaut qui est utilisée.
- Opérations : utilisé pour la saisie des transactions.
- Taxe : permet d’enregistrer les transactions impactant les déclarations fiscales.
Dans la liste Niveau de détail, vous pouvez spécifier comment les lignes feuille doivent être résumées.
- Détails : chaque instance d’un numéro de compte dans les lignes feuille est validée comme une transaction de compte distincte.
- Résumé : une somme des lignes feuille dans une transaction est effectuée automatiquement lors de la validation si le n° de document et la date, le numéro de compte, la dimension et le code devise contiennent les mêmes valeurs.
Il est important de savoir que la somme n’est pas effectuée sur les transactions avec taxe de vente.
Restrictions de validation
Les restrictions de validation déterminent si des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs spécifiques peuvent valider dans cette feuille spécifique. Vous pouvez restreindre la validation de feuille à l’utilisateur qui a créé la feuille pour ceux à qui le contrôle est affecté. Si l’utilisateur n’est pas affecté à une restriction de validation, il peut valider toutes les feuilles pour le nom feuille.
Sélectionnez l’un des paramètres suivants :
Par groupe d’utilisateurs
Par utilisateur
Aucune restriction de validation : la fonctionnalité de restrictions de validation permet à une organisation de spécifier, par nom feuille, si des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs spécifiques peuvent uniquement valider les feuilles que l’utilisateur ou les membres du groupe d’utilisateurs ont saisies ou créées. Les restrictions de validation peuvent être définies par groupe d’utilisateurs ou par utilisateur.
Par exemple, la responsable comptabilité client chez Contoso est membre du groupe d’utilisateurs Comptabilité client. Le groupe d’utilisateurs Comptabilité client a été affecté à une restriction de validation pour les feuilles comptabilité client. En raison de cette restriction de validation, les membres du groupe d’utilisateurs Comptabilité client ne peuvent valider que les feuilles comptabilité client qu’ils ont eux-mêmes créées.
La responsable comptabilité décide d’autoriser la responsable comptabilité client à valider toutes les feuilles comptabilité client, et non uniquement celles qu’elle a créées. La responsable comptabilité doit désactiver le contrôle de validation pour la responsable comptabilité client afin que cette dernière puisse valider sur toutes les feuilles comptabilité client.
Dans le rapprochement bancaire avancé, vous pouvez sélectionner la date comptabilisation des transactions. Vous pouvez sélectionner la date d’enregistrement de la ligne de relevé bancaire avec des n° document distincts comme date comptabilisation des nouvelles transactions. Si la période comptable est clôturée, vous pouvez sélectionner la date d’importation du relevé bancaire avec le n° document combiné comme date comptabilisation pour les nouvelles transactions.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment créer un nom feuille, utiliser des types feuille et configurer des restrictions de validation.
Contrôles feuille
Un contrôle feuille est un paramètre qui peut être défini sur votre nom feuille pour spécifier des restrictions ou des limitations relatives à ce qui peut être utilisé et validé dans la feuille. Vous configurez les options de contrôle feuille afin de configurer des règles de validation pour le nom feuille dans Comptabilité > Paramètres feuille > Noms feuille > Contrôle feuille.
Vous pouvez restreindre le type de comptes que les utilisateurs peuvent utiliser sur la feuille, ou la société et le type de compte spécifiques qu’ils peuvent valider sur cette feuille.
Par exemple, le nom feuille bancaire est configuré de manière à ce que les utilisateurs puissent seulement effectuer des validations de compte bancaire, et la feuille paiement client autorise uniquement les validations de compte client. Par exemple, si, pour une raison quelconque, l’utilisateur spécifie accidentellement un compte général ou un compte fournisseur dans la feuille paiement client, Finance affiche un message d’erreur indiquant que les utilisateurs peuvent seulement utiliser un type de compte client à l’aide de la feuille avec ce contrôle feuille spécifique.
Vous pouvez également spécifier les valeurs de dimension qui peuvent être utilisées avec le compte général. Ainsi, même si la structure du compte peut autoriser la sélection de plusieurs dimensions, les utilisateurs ne peuvent utiliser que certaines dimensions sur cette feuille spécifique.
Descriptions feuille
Utilisez les descriptions feuille pour saisir et réutiliser le libellé de transaction lorsque vous enregistrez dans des feuilles. Les utilisateurs saisissent fréquemment le même libellé de transaction chaque fois qu’ils valident une transaction donnée. Par exemple, les utilisateurs effectuent des transferts des fonds de caisse vers la banque ou le paiement d’un numéro de facture. Vous pouvez enregistrer le libellé de transaction dans un tableau en spécifiant un nom de recherche afin de pouvoir réutiliser le libellé de transaction.
Les descriptions feuille définies dans la comptabilité sont partagées dans Finance entre les sous-comptabilités financières (modules).
Descriptions par défaut
Les descriptions par défaut peuvent être utilisées pour les validations automatiques dans la comptabilité. Vous pouvez configurer des descriptions par défaut dans différentes langues. Elles peuvent être créées pour des transactions telles que des paiements fournisseur, et peuvent être configurées de différentes manières pour répondre aux besoins du client.
Pour configurer votre première description par défaut, suivez la procédure suivante.
Accédez à Comptabilité > Paramètres feuille > Descriptions par défaut.
Sélectionnez Nouveau en haut de l’écran pour créer une description par défaut.
Utilisez le menu déroulant du champ Description pour sélectionner le type Contrepassation de transaction.
Sélectionnez en-us dans le champ Langue.
Dans le champ Texte, vous pouvez utiliser des variables fixes. Celles-ci sont appelées dans le champ Référence situé en bas de l’écran. Par exemple, si vous voulez un numéro de facture, saisissez « Facture %2 » dans le champ Texte.
Dans le champ Texte, saisissez la description par défaut. Vous pouvez saisir du texte dans le champ, ou utiliser une ou plusieurs des variables de texte libre suivantes :
- %1 : ajoute la date de transaction.
- %2 : ajoute un identifiant qui correspond au type de document qui est validé dans la comptabilité. Par exemple, pour les types de transaction associés aux factures, la variable %2 ajoute le numéro de facture.
- %3 : ajoute un identifiant associé au type de document qui est validé dans la comptabilité. Par exemple, pour les types de transaction associés aux factures, la variable %3 ajoute le numéro de compte client.
Pour certains types de transactions réalisées dans certains pays ou régions, vous pouvez inclure dans vos descriptions par défaut du texte provenant des champs de la base de données Finance. Ces champs sont liés aux types de transactions.
Types de transactions
Vous pouvez ajouter un autre texte aux descriptions par défaut pour les types de transactions liés aux types de documents suivants.
- Factures client
- Avoirs client
- Paiements client en espèces
- Paiements fournisseur
- Commandes client
- Commandes fournisseur
- Feuilles stock
- Planification (MRP)
- Immobilisations
Codes motif
Un code motif est un code normalisé qui peut être utilisé dans divers types de transactions ou dans les modifications des valeurs de champ pour fournir des données d’arrière-plan sur la transaction. Par exemple, les auditeurs ou les responsables peuvent souhaiter voir les raisons enregistrées pour diverses transactions, telles que les diminutions ou les contrepassations de paiement.
Vous pouvez configurer les codes motif dans Administration de l’organisation > Paramétrage > Raisons financières
Lorsque vous utilisez des codes motif standard au lieu du libellé de transaction, vous disposez de directives pour les codes à sélectionner. Les codes motif standard permettent également à la direction et aux auditeurs d’analyser l’historique des transactions par motif spécifique. Les codes motif peuvent être utilisés avec les modules Comptabilité, Comptabilité client, Comptabilité fournisseur, Gestion de la trésorerie et de la banque et Immobilisations. Un code motif peut également être sélectionné dans les écritures feuille comptabilité, les demandes de répartition, les propositions d’élimination et les consolidations.