Découvrir les options d’implémentation des n° document dans les feuilles
Le nom feuille est l’un des paramètres les plus importants du traitement des feuilles. Il vous permet de configurer les feuilles à des fins spécifiques en fonction du domaine fonctionnel, du caractère intersociétés, des ajustements de régularisation, des corrections d’erreurs, etc. Il définit également les règles de n° document.
Sur la page Noms feuille, vous pouvez accéder au menu déroulant Souches de n° document sous la section N° document. Vous pouvez sélectionner la souche de numéros dans ce menu déroulant, qui joue le rôle le plus important dans la numérotation du n° document. La souche de numéros peut être continue ou non continue. Une souche de numéros continue garantit qu’aucun numéro n’est sauté lorsque le système attribue le n° document ; cependant, les numéros ne peuvent pas être utilisés de manière séquentielle. Vous pouvez utiliser les numéros d’une souche de numéros non continue de manière séquentielle, mais la souche de numéros peut sauter des numéros. L’utilisation de souches de numéros continues peut ralentir les performances, donc vous devez en utiliser uniquement pour des raisons légales de le faire dans votre pays/région.
Attribution de numéros lors de la validation
Vous pouvez activer la fonctionnalité Attribution de numéros lors de la validation en la sélectionnant dans la zone N° document.
L’activation de la fonctionnalité Attribution de numéros lors de la validation permet au système de gagner en performances au moment de la saisie et permet d’attribuer une souche de n° document lors de la validation plutôt que lors de la saisie. Un n° document temporaire est attribué au moment de la saisie lorsque ce paramètre est activé pour une feuille.
La page Noms feuille comprend le menu déroulant Nouveau n° document dans la section N° document. Ce champ a trois valeurs qui définissent le système de numérotation d’un nouveau n° document dans une feuille.
En relation avec le solde
La configuration En relation avec le solde est la plus courante pour les nouveaux n° document dans une feuille. Cette configuration vous permet de créer un n° document à partir de la souche de numéros lors de la création d’une ligne feuille.
La ligne feuille peut avoir un compte de contrepartie qui solde le montant. Dans ce cas, la ligne feuille suivante sélectionne un nouveau n° document dans la souche de numéros.
Si le numéro feuille n’a pas de compte de contrepartie, la ligne feuille suivante porte le même n° document. Le même n° document est conservé jusqu’à ce que le montant feuille soit soldé. Une fois le montant soldé, un nouveau n° document est choisi dans la souche de numéros.
Manuelle
Il est également possible de disposer de la configuration Manuelle, où l’utilisateur saisit le n° document manuellement. Le n° document doit suivre le format de la souche de numéros sélectionnée sur la page Noms feuille.
L’option Manuelle doit être sélectionnée pour la souche de numéros, afin de permettre la saisie manuelle du n° document.
Un seul n° document
La configuration Un seul n° document garantit un n° document unique pour toutes les lignes feuille d’une feuille. Cette fonctionnalité permet plusieurs transactions de comptabilité auxiliaire dans le contexte d’un seul n° document.
Une fonctionnalité à un seul n° document peut entraîner des problèmes dans plusieurs processus financiers tels que le règlement, le calcul des taxes, la contrepassation des transactions, le rapprochement entre la comptabilité auxiliaire et la comptabilité, etc.
Cependant, l’approche Un seul n° document est préférée dans certains scénarios, notamment les suivants :
Une banque enregistre un seul retrait pour plusieurs paiements fournisseur. Les résumés des paiements fournisseur sont gérés au moyen d’un seul n° document.
Les lettres de change et les billets à ordre nécessitent l’utilisation d’un seul n° document, car les transactions déplacent le solde client ou fournisseur d’un compte général de comptabilité client/fournisseur à un autre, en fonction de l’état du paiement.
En cas d’exécution d’une tâche périodique de remboursement à partir du module Comptabilité client pour une transaction d’acompte, elle crée une transaction pour déplacer le solde d’un client vers un fournisseur.
