Configurer des règles de transfert par lots
Les transactions au sein d’un module sont d’abord validées dans un livre auxiliaire. Par exemple, la validation d’une facture fournisseur s’effectue dans le livre auxiliaire Comptabilité fournisseur.
Celui-ci détermine les comptes sur lesquels une transaction a un impact et le montant à valider sur chaque compte. Ce livre auxiliaire affecte également les soldes des entités qu’il prend en charge, par exemple les soldes des fournisseurs, les soldes des clients et les soldes bancaires. Ces soldes figurent uniquement dans les livres auxiliaires, pas dans la comptabilité.
Les transactions du livre auxiliaire sont enregistrées immédiatement au moment où vous les validez. Le livre auxiliaire alimente la comptabilité, mais ce n’est pas la comptabilité. Les transactions validées dans le livre auxiliaire doivent être transférées à la comptabilité.
Options de configuration
Compte tenu de la quantité d’activités dans tous les modules du système, les transferts vers la comptabilité pourraient créer un goulot d’étranglement. C’est pourquoi les transferts ne se produisent pas en même temps que les validations dans la comptabilité. Ils sont réalisés plus tard. Vous pouvez configurer les paramètres de transfert de sorte à contrôler le moment où les transferts auront lieu.
Deux options sont disponibles pour la validation dans la comptabilité, Asynchrone et Traitement par lots planifié.
- Asynchrone : quasiment en temps réel. Le livre auxiliaire transfère les entrées dans la comptabilité avant que quiconque puisse consulter la comptabilité et se rendre compte qu’elles n’y figurent pas. Le transfert a lieu dès que possible.
- Traitement par lots planifié : effectue le transfert vers la comptabilité à intervalles réguliers. Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle un traitement par lots s’exécute pour effectuer des transferts.
Comment sélectionner la meilleure configuration pour votre environnement ?
Cela dépend vraiment de si vous pouvez vous permettre un retard de transfert des informations et que celles-ci ne soient pas disponibles dans la comptabilité. Si vous utilisez le traitement par lots planifié et que vous planifiez le lot toutes les cinq minutes, les transactions peuvent ne pas être visibles dans la comptabilité pendant cinq minutes. En outre, plus vous regroupez de transactions à transférer en même temps, plus le système est performant.
Mieux vaut utiliser Asynchrone et basculer vers Traitement par lots planifié si vous rencontrez des conflits dans votre comptabilité en raison de la fréquence des transferts.
Accédez à Comptabilité, puis sélectionnez Paramètres comptabilité. Sur la page Paramètres comptabilité, sélectionnez Règles de transfert des traitements par lots pour configurer le champ Mode de transfert.
Vous remarquerez peut-être la présence d’une option de transfert Synchrone. Cette option était disponible dans les versions précédentes du produit mais elle ne l’est plus. Si vous essayez de sélectionner Synchrone, vous serez averti que cette option n’est plus prise en charge. L’option Synchrone est validée directement dans la comptabilité chaque fois qu’une validation est effectuée dans le livre auxiliaire. Cela retarde la validation dans le livre auxiliaire et peut entraîner des conflits dans la comptabilité.
Vous pouvez configurer les options suivantes sur la page Règles de transfert des traitements par lots.
| Colonne | Options | Description |
|---|---|---|
| Type de règle | Société, Document | Vous pouvez utiliser différentes méthodes de transfert pour différentes sociétés et différents modules. Dans cette colonne, sélectionnez si cette règle s’applique à un document spécifique, à une société spécifique ou à toutes les sociétés. |
| Une société de consolidation ou d’élimination peut ne pas avoir besoin de valider aussi souvent qu’une société opérationnelle. | ||
| Type de document source | Si le type de règle est Société, vous sélectionnez Tous ou une société/entité juridique spécifique. Si le type de règle est Document, vous devez sélectionner un type de document source spécifique, soit Commande fournisseur ou Facture de projet. | Les feuilles de temps sont validées à la fin d’une période de feuille de temps. Il n’est pas nécessaire de valider immédiatement les feuilles de temps. Vous pouvez choisir d’utiliser le traitement par lots planifié pour les feuilles de temps afin d’optimiser les avantages de ce type de traitement pour les feuilles de temps. |
| Résumer les écritures de compte | Oui, Non | Si vous sélectionnez Oui, vous pouvez résumer les écritures de compte dans la comptabilité qui sont validées sur la même chaîne de compte à la même date avec la même devise et la même validation. Cela réduit le nombre d’entrées comptables dans le système ; les détails restent disponibles dans les livres auxiliaires. |
| Groupe de notification | Groupe d’utilisateurs | Il arrive que des erreurs se produisent et que les entrées ne soient pas transférées correctement. Si c’est le cas, le groupe spécifié en est informé. Si vous souhaitez que des groupes d’utilisateurs distincts soient avertis pour différents types de documents, utilisez la règle de type Document, puis saisissez plusieurs règles de transfert. |
La vidéo montre comment utiliser les règles de transfert par lots dans les factures fournisseur. La configuration couvre les paramètres de comptabilité ainsi que la création d’une facture fournisseur pour traiter une commande fournisseur. Une fois la facture comptabilisée, vous pouvez utiliser Transférer maintenant pour exécuter le lot sélectionné.
Examiner les entrées qui ne sont pas validées dans la comptabilité
Dans de rares cas, les entrées ne sont pas transférées du livre auxiliaire vers la comptabilité. Un formulaire permet d’examiner les transactions bloquées. Accédez à Comptabilité > Tâches périodiques > Écritures de journal de comptabilité auxiliaire non transférées pour le moment pour consulter ces écritures.
Si vous avez une écriture qui n’a pas été transférée à la comptabilité, elle ressemble à la capture d’écran suivante.
Il se peut que les écritures n’aient pas été transférées en raison d’une modification de la structure du compte ou de la suspension d’un compte ou d’une dimension. Vous pouvez examiner les écritures du livre auxiliaire afin de déterminer pourquoi elles n’ont pas été transférées en sélectionnant Afficher la comptabilité dans le menu.
Lorsque vous déterminez pourquoi une écriture n’est pas transférée à la comptabilité, vous pouvez sélectionner Transférer maintenant ou Transférer par lots pour transférer les écritures à la comptabilité.
La page Transfert par lots vers les journaux auxiliaires permet de sélectionner un type de document source spécifique (ou tous les types) et un exercice/une période à transférer. Selon que vous définissez l’option Résumé sur Oui ou Non, le transfert d’un lot peut réduire le nombre d’écritures dans votre comptabilité.
Optimisation des performances du transfert des journaux auxiliaires vers la comptabilité
Il existe une fonctionnalité que vous pouvez activer dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités nommée Optimisation des performances du transfert des journaux auxiliaires vers la comptabilité. Cette fonctionnalité modifie le mode de transfert Asynchrone de sorte qu’il agisse davantage comme le mode de transfert Traitement par lots planifié. Les petites transactions sont regroupées et transférées ensemble vers la comptabilité. Cette fonctionnalité est activée par défaut.
Accédez à Administration système > Configuration > Automatisations de processus pour configurer les traitements par lots. Si vos livres auxiliaires ne sont pas transférés aussi rapidement que prévu, modifiez l’intervalle de répétition de cette tâche. Vous avez la possibilité de le modifier afin d’effectuer le traitement par lots plus fréquemment.
Pour que l’automatisation des processus s’exécute, le traitement par lots Automatisation de processus de tâches système d’interrogation doit être en cours d’exécution. Cette tâche doit s’exécuter toutes les minutes pour rechercher de nouvelles tâches à traiter. Les transferts d’écritures des livres auxiliaires vers la comptabilité peuvent être retardés si cette tâche ne s’exécute pas assez fréquemment.