Découvrir les cas d’utilisation des feuilles périodiques
Certaines organisations sont tenues de créer des feuilles similaires avec le même montant, les mêmes comptes, les mêmes dimensions et d’autres informations à intervalles réguliers. La feuille périodique vous permet de satisfaire à cette exigence. Les feuilles périodiques (souvent appelés feuilles récurrentes) doivent indiquer l’intervalle de temps pour la récurrence, par exemple des jours, mois ou années.
Pour créer une feuille périodique, la première étape consiste à créer un nom feuille de type Périodique dans le menu Configuration de la feuille du module Comptabilité.
Vous pouvez configurer d’autres paramètres de nom feuille tels que le n° document ou l’approbation en fonction des besoins métier.
La prochaine étape consiste à accéder à Feuille périodique dans le menu Tâches périodiques du module Comptabilité. Créez une feuille, puis cliquez sur le bouton Lignes dans le volet Actions. Cette action vous redirige vers la page Lignes feuille, où vous pouvez créer plusieurs lignes feuille que vous prévoyez de générer à intervalles réguliers.
Dans la colonne Date, vous pouvez indiquer une date ou la laisser vide.
Dans la colonne Unité, vous pouvez définir l’unité de temps (par exemple jours, mois ou année). Le système génère les lignes feuille selon l’unité sélectionnée.
Dans la colonne Nombre d’unités, vous pouvez définir un nombre déterminant la fréquence des lignes feuille générées.
Par exemple, si vous sélectionnez Jours dans Unité et saisissez 7 dans Nombre d’unités, les lignes feuille sont créées tous les sept jours, à compter du 1er janvier 2023.
Sélectionnez Feuille comptabilité dans le menu Écritures feuille du module Comptabilité. Créez une feuille, puis ouvrez la page Lignes feuille. Cliquez sur le bouton Récupérer la feuille sous Feuille périodique dans le volet Actions.
La boîte de dialogue Feuille périodique s’affiche. Vous devez y sélectionner la feuille périodique précédemment créée dans la zone de recherche Numéro feuille périodique.
Dans le champ Date de fin, saisissez la date jusqu’à laquelle les lignes feuille doivent être créées, par exemple 02/02/2023.
La valeur par défaut du champ Copier ou déplacer la feuille est Copier. Ainsi, une fois que vous avez créé des lignes feuille sur la page Feuille comptabilité, la page Feuille périodique conserve les lignes feuille. Si vous redéfinissez la valeur sur Déplacer, une fois les lignes feuille créées sur la page Feuille comptabilité, les lignes feuille sont supprimées de la feuille périodique.
Une fois que vous cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue, 15 lignes feuille sont créées. La date sélectionnée dans les lignes feuille périodique était le 02/01/2023. Sur la base de la sélection de la Date de fin (02/02/2023), des feuilles sont créées à cinq dates, comme suit :
- 02/01/2023
- 09/01/2023
- 16/01/2023
- 23/01/2023
- 30/01/2023
Comme la feuille périodique comporte trois lignes feuille, la feuille comptabilité qui vient d’être créée comporte 15 lignes feuille au total.
Une fois que vous avez créé la feuille comptabilité, le champ Date de la feuille périodique est mis à jour pour indiquer la prochaine date de création d’une ligne feuille : le 06/02/2023. La colonne Dernière date de la ligne feuille périodique met à jour la date du jour.
Si les champs de date des lignes feuille périodique sont vides, vous pouvez sélectionner une date dans le champ Date de début pour les lignes sans date dans la boîte de dialogue Feuille périodique.
Trois ensembles de feuilles comptabilité sont créés en date du 15/01/2023, du 22/01/2023 et du 29/01/2023. Le champ Date de la feuille périodique reste vide et le champ Dernière date est mis à jour avec la date du jour.
Dans le dernier scénario, envisagez une situation où la colonne Date de la feuille périodique est vide et où le champ Date de début pour les lignes sans date de la boîte de dialogue Feuille périodique est également vide. Dans ce cas, un seul ensemble de lignes feuille est créé sur la page Ligne feuille comptabilité et les dates sont les mêmes que celles indiquées dans le champ Date de fin.