Prévoir un pilote

Effectué

Lors de la planification d’un pilote, vous devez prévoir du temps pour effectuer des tests suffisants avant le déploiement. Une fois le test terminé et quand tous les problèmes connus ont été résolus, le déploiement doit être effectué par phases. Il existe toujours la possibilité que des facteurs externes qui n’ont pas été identifiés dans le labo apparaissent soudainement et aient un impact sur le déploiement. Même si un déploiement n’entraîne pas de complications techniques, l’équipe informatique doit être prêt à prendre en charge l’impact du déploiement sur les utilisateurs finaux. Le fait de ne pas fournir suffisamment de ressources pour former les utilisateurs et répondre aux questions ou aux préoccupations peut avoir un impact tout aussi négatif qu’un problème logiciel ou matériel.

Déploiement par phases

Le déploiement par phases en utilisant des anneaux de déploiement est un concept consistant à commencer par de petits groupes, puis à élargir l’échelle du déploiement de manière mesurée au fil du temps. Normalement, quand un plan de communication et de formation est rédigé, ces anneaux et leurs membres doivent être formés. De cette façon, vous pouvez réduire les risques potentiels et valider votre approche en ouvrant en continu la vanne du déploiement ou en interrompant les activités si nécessaire, par exemple quand vous voyez plus d’appels au support technique que prévu.

La création des anneaux de déploiement se fait mieux en coopération avec les départements et leurs responsables. Vous devez comprendre les dates et les moments critiques à éviter pour déployer ou effectuer des modifications. Grâce à une planification minutieuse et à l’adhésion des parties prenantes, il sera plus facile d’obtenir l’adhésion des utilisateurs et qu’ils soient en confiance quant aux changements qui les attendent.

Phase 1 : L’équipe informatique et les utilisateurs précoces internes

Commencez votre déploiement avec l’équipe informatique et des utilisateurs précoces enthousiastes, qui se portent volontaires pour accéder de façon anticipée au contenu du déploiement. Avec ces « initiés », vous pouvez tester vos communications, les impacts du changement, et l’efficacité de vos communications et de vos formations. Le service informatique fait fonctionner de petits pilotes pendant cette phase et apprend les techniques de résolution des problèmes et d’automatisation pour faciliter les phases de déploiement plus larges.

Il est important d’avoir des membres impliqués dans la phase pilote initiale, pour être sûr qu’ils documentent leurs observations et apportent ainsi un feedback au processus. En outre, il est bon d’avoir des référents en dehors de l’équipe informatique, qui aident à étendre la communication naturelle et de bouche-à-oreille des nouvelles fonctionnalités, et ils seront souvent en première ligne du support quand les utilisateurs des phases ultérieures auront besoin d’aide.

Phase 2 : Pilote

Une fois que vous êtes satisfait de la première phase, vous pouvez cibler un plus grand nombre d’utilisateurs pour votre deuxième phase, le pilote. Il doit s’agir d’une combinaison représentative de rôles d’utilisateur, de types d’appareils, d’applications, de compléments Office, etc. Les appareils pilotes doivent également être des utilisateurs ou des appareils à faible risque de façon à réduire au minimum l’impact sur l’entreprise pendant le pilote. Les données retournées par ces groupes seront utilisées via Analytics pour cibler les vagues initiales pour la phase 3, le déploiement plus large.

Rappelez-vous que tous les PC de cette phase et des phases futures doivent être connectés au service Analytics, pour vous permettre de collecter des données de diagnostic sur l’intégrité des appareils et des applications ainsi sur les économies réalisées sur la bande passante. Desktop Analytics peut aider à déterminer les candidats pour les groupes du pilote et à identifier les problèmes potentiels que les utilisateurs pourraient avoir des difficultés à identifier ou qu’ils négligeraient de signaler.

Pour cette phase, il est particulièrement important de communiquer les changements et d’aider les utilisateurs à tirer parti des nouvelles fonctionnalités. Les utilisateurs peuvent souvent ne pas traiter en priorité ou ignorer les e-mails ou d’autres communications provenant du service informatique : il est donc utile de rencontrer les responsables pour obtenir leur aide dans la communication des changements, et pour favoriser l’adoption de nouveaux outils et de nouvelles technologies.

Vous aurez également besoin de leurs informations pour déterminer les moments à éviter afin de réduire les perturbations pour les utilisateurs. Par exemple, l’équipe Finances peut ne pas souhaiter être trop sollicitée à la fin des trimestres fiscaux, tout comme des équipes de développement de produits lors du lancement d’un produit.

En parallèle à la planification des appareils, des utilisateurs, des départements et du calendrier, vous pouvez commencer à créer vos plans de communication et de formation ainsi que commencer à rassembler du contenu ou engager des ressources externes pour aider à former les utilisateurs.

Phase 3 et au-delà : Déploiement en production à grande échelle

Quand vous atteignez les phases de déploiement à grande échelle, vous aurez affiné vos processus, vos communications, vos formations et vos outils en libre-service. Vous pouvez maintenant utiliser les données de diagnostic collectées pour cibler d’autres PC.

Déployez à un rythme gérable par votre service informatique, votre support technique, vos utilisateurs et votre capacité réseau. Vous pouvez toujours revenir à l’étape 2 dans le cycle du processus de déploiement pour optimiser davantage votre réseau. Gardez également à l’esprit la capacité de votre réseau et utilisez des outils d’optimisation comme le cache pair à pair, LEDBAT et d’autres techniques pour faciliter le transfert plus rapide des données liées au déploiement.

Outre les données de diagnostic que vous surveillez via les outils d’analytique, vous pouvez aussi surveiller l’utilisation du service Microsoft 365 de façon précise avec des rapports d’utilisation détaillés par charge de travail dans le Centre d’administration et en utilisant les tableaux de bord d’administration via Power BI. Ce sont d’excellents outils pour vous aider à définir et à suivre des objectifs quand vous déployez de nouveaux outils pour travailler en collaboration, comme Microsoft Teams, ou de nouvelles façons de partager des fichiers, comme OneDrive.

L’acceptation et l’adoption des nouvelles technologies se poursuivront longtemps après que tous les PC de votre organisation auront installé Windows 11 et Microsoft 365 Apps. Et les utilisateurs ne changeront pas nécessairement façon de travailler si vous ne prenez pas le temps de les informer et de les former aux nouvelles fonctionnalités. Enfin, la communication sera continue, les nouveaux modèles de service fournissant de nouvelles fonctionnalités selon un calendrier semestriel pour Windows et, en option, selon un calendrier mensuel pour Office.