Décrire les outils de gestion du travail dans Microsoft 365

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Si votre équipe gère constamment le travail, elle ne travaille pas réellement. Vous et votre équipe avez besoin d’un processus efficace pour gérer ce travail afin de pouvoir vous concentrer sur la prestation d’un travail de qualité à temps. Microsoft 365 simplifie la gestion du travail par le biais d’un ensemble d’outils spécialement conçus pour ajouter une structure à tous les éléments tels que les tâches, les mises à jour d’état, les planifications, les projets, etc. qui permettent de fournir des résultats commerciaux de qualité. Avec une approche plus efficace du processus de travail, votre équipe a plus de temps pour collaborer sur le travail lui-même.

Les solutions de gestion du travail via Microsoft 365 permettent à vos équipes de travailler comme elles le souhaitent, en donnant aux organisations les résultats dont elles ont besoin. Les outils de gestion du travail disponibles incluent Projet, Planificateur, Bookings et Tâches à faire. Chaque outil est conçu avec différentes fonctionnalités afin que vous puissiez choisir le meilleur outil pour vous aider à gérer votre type de travail.

Microsoft Project

Project est un puissant outil de gestion de projet conçu pour des efforts de travail plus complexes. Project pour le web est l’offre la plus récente de Microsoft Corporation pour la gestion de projet et de travail basée sur le cloud. Project pour le web fournit des fonctionnalités de gestion de travail simples et puissantes pour répondre à la plupart des besoins et des rôles. S’attaquer à tout, des petits projets aux grandes initiatives Les responsables de projet et les membres de l’équipe peuvent utiliser Project pour le web pour planifier et gérer le travail qui peut nécessiter une planification dynamique, des tâches subordonnées et/ou des tâches dépendantes, quelle que soit la taille de l’équipe.

  • Démarrez rapidement un projet et attribuez des tâches et des planifications pour que les membres et les responsables de l’équipe restent sur la même page.
  • Mettez automatiquement à jour la chronologie via le puissant moteur de planification, ce qui vous permet de réduire votre temps et vos efforts.
  • Utilisez les vues faciles à utiliser, telles que les vues de grille, les tableaux de tâches de style Kanban et les graphiques de Gantt de chronologie.
  • S’intégrer à Teams pour enrichir la collaboration au sein du projet
  • Créez de superbes tableaux de bord interactifs dans Power BI pour visualiser en un clin d’œil tous les aspects du projet.
  • Extensible avec d’autres applications et données de plateforme, car Project repose sur Power Platform

Capture d'écran montrant la chronologie d'un projet dans l'outil de gestion du travail de projet

Microsoft Planner

Le Planificateur est un outil intuitif et collaboratif de gestion des tâches qui permet aux utilisateurs de planifier, gérer et exécuter des initiatives basées sur des tâches. Le Planificateur permet aux équipes d’organiser leur travail de manières simple et visuelle. En tant qu’outil web, le Planificateur est accessible en tout lieu et disponible en tant qu’application mobile pour iOS et Android.

  • Ajoutez une structure au travail d’équipe basé sur les tâches et organisez les activités de votre projet en créant un plan.
  • Attribuez et gérez des tâches sur une carte Kanban à l’aide de cartes de tâches et ajoutez ces tâches à des compartiments.
  • Les cartes de tâches sont remplies avec diverses informations, telles que les dates d’échéance, l’état, la priorité, les listes de vérification, les étiquettes et les pièces jointes de fichier.
  • Recevoir des notifications pour rester informé des échéances
  • Surveillez la progression de votre équipe avec des indicateurs visuels colorés et des rapports d’état intégrés.
  • Utilisez les visuels tels que le tableau des tâches, la page de graphiques et une vue de planification pour résumer l’état de l’ensemble de votre plan et des tâches individuelles.
  • Intégrez-les à Teams en ajoutant un onglet « Tâches par planificateur », utilisez @mentions dans Word, Excel et PowerPoint pour affecter des tâches et ajoutez vos plans à votre calendrier dans Outlook.

Capture d’écran montrant le tableau des tâches dans l’outil de gestion du travail du Planificateur

Microsoft Bookings

Bookings est un système de planification et de gestion des rendez-vous basé sur le web. Les réservations simplifient le processus de planification et de gestion des rendez-vous. Il inclut un calendrier de réservation basé sur le web et s’intègre à Outlook pour optimiser le calendrier de votre personnel et donner à vos clients la possibilité de réserver un temps qui leur convient le mieux.

  • Définissez les types et les détails des rendez-vous, gérez les planifications du personnel, définissez les heures d’ouverture, les services et les tarifs, et personnalisez la façon dont les rendez-vous sont planifiés via une page web orientée entreprise.
  • Ajoutez le temps de la mémoire tampon entre les rendez-vous pour toutes les activités préalables ou post-rendez-vous requises.
  • Créez une page de réservation où vos clients peuvent fixer et reporter des rendez-vous par eux-mêmes.
  • Vous pouvez partager cette page de planification web via un lien direct, votre page Facebook et même via l’incorporation de liens dans votre site web.
  • Assurez-vous que les clients reçoivent les confirmations et rappels appropriés avec des notifications de rendez-vous automatiques par courriel et SMS.
  • Utilisez l’application mobile orientée entreprise pour afficher vos rendez-vous, accéder aux listes de clients et aux coordonnées, et effectuer des réservations manuelles en déplacement.
  • Intégrez Microsoft Teams ou Skype Entreprise pour prendre en charge les rendez-vous virtuels et la gestion du calendrier Bookings via l’application Bookings dans Teams.

Capture d’écran montrant le calendrier dans l’outil de gestion du travail Bookings et la possibilité d’y accéder sur plusieurs appareils

Microsoft To-Do

Tâches à faire est une application de gestion intelligente des tâches qui facilite la planification et la gestion de votre journée. Tâches à faire offre un moyen plus intelligent, plus personnel et intuitif d’aider les gens à rester organisés et tirer le meilleur parti de chaque jour. Il est optimisé par Office 365 Exchange Online et peut être intégré à Outlook et au Planificateur. Accédez à Tâches à faire sur plusieurs appareils, notamment iOS, Android, Windows et le web. Que vous ayez besoin d’effectuer une tâche pour le travail, l’école ou la maison, Tâches à faire vous permet d’accomplir les choses les plus importantes que vous devez faire, chaque jour.

  • Concentrez-vous et réalisez vos tâches les plus importantes avec une liste de tâches quotidiennes appelée « Ma journée ».
  • Utilisez des suggestions intelligentes pour ajouter des tâches, des tâches à venir ou en retard.
  • Obtenez une vue d’ensemble de ce que vous avez accompli hier et des tâches que vous n’avez pas accomplies.
  • Créez des listes pour toute occasion et partagez des listes avec d’autres personnes.
  • Décomposez une tâche plus complexe en sous-tâches plus petites et plus actionnables.
  • Séparez la liste des tâches générées à partir des courriels Outlook avec indicateur.
  • Planifiez des rappels et des tâches reproductibles.
  • Affichez vos tâches affectées à partir du Planificateur dans Tâches à faire.

Capture d'écran montrant la liste de tâches de ma journée dans l'outil de gestion du travail à faire et la possibilité d'y accéder sur plusieurs appareils