Découvrir les ressources et les processus de planification
Les organisations gérant du personnel mobile ou offrant des services à des clients peuvent se trouver confrontées à divers scénarios et défis de planification. Vous devez non seulement identifier qui est disponible pour travailler sur un élément, mais aussi vous assurer que la personne planifiée est qualifiée pour effectuer les tâches nécessaires. En tant que répartiteur, vous devez disposer de toutes les informations susceptibles de dicter, d’influencer ou d’impacter les décisions de planification. Vous évitez ainsi les mauvaises expériences, les clients mécontents et au final, les manques à gagner.
Votre solution de planification doit vous fournir les outils nécessaires pour répondre à vos besoins de planification spécifiques. Indépendamment de l’approche de votre entreprise et du modèle de planification utilisé, votre solution de planification doit être en mesure d’identifier et de fournir des réponses aux questions suivantes :
L’élément est-il prêt à être planifié ? Le simple fait qu’un ordre de travail ait été créé ne signifie pas toujours qu’il est prêt à être planifié. Vous devez souvent attendre l’arrivée d’éléments tels que des pièces avant de procéder à la planification.
Quels types de ressources dois-je planifier ? L’élément nécessite-t-il du personnel ou un équipement spécifique ? Nécessite-t-il plusieurs ressources ?
Qui est qualifié pour travailler sur cet élément ? Quelles sont les compétences, certifications, rôles, métiers, etc. requis pour travailler sur l’élément ?
Quand faut-il le faire ? Devons-nous utiliser des fenêtres de service ou périodes spécifiques ?
Contraintes client : un élément au niveau client pourrait-il influencer ma décision quant à la ressource à planifier ? Par exemple, existe-t-il des ressources avec lesquelles le client préférerait ou non travailler ?
Zone géographique : où se déroule le travail, quelles ressources qualifiées à ma disposition dans cette zone satisfont aux exigences concernées ?
Annulations : comment traiter les annulations ou les demandes de replanification ?
Cette liste ne constitue pas une liste complète des éléments à prendre en compte. Cependant, elle vous donne une idée de ce qui est important lorsque vous proposez une solution de planification.
Dynamics 365 Field Service offre plusieurs moyens d’aider les répartiteurs à gérer le planning quotidien de leur personnel. Les options vont de la gestion et de la planification manuelles d’éléments aux solutions de planification entièrement automatisées où les répartiteurs se concentrent principalement sur la gestion des anomalies de planification ou des situations spéciales.
Les options fournies par Dynamics 365 comprennent les suivantes :
Planification manuelle : le tableau de planification permet de fournir aux répartiteurs les informations dont ils ont besoin. Grâce au tableau de planification, ils visualisent facilement tous les éléments non planifiés et la disponibilité de toutes les ressources (personnes, installations, équipements). Ils peuvent alors les planifier directement à partir du tableau.
Assistant de planification : l’Assistant de planification peut provenir directement d’un ordre de travail ou du tableau de planification. Il propose des suggestions de ressources et de plages horaires potentielles pour planifier un élément. Ces suggestions sont basées sur les besoins capturées sur l’enregistrement, tels que les compétences requises, les fenêtres de temps, etc.
Planification optimisée ou automatisée : Resource Scheduling Optimization permet aux organisations de planifier et replanifier automatiquement des éléments en fonction d’objectifs prédéfinis, par exemple l’optimisation du temps de travail d’un technicien, la réduction des déplacements et la planification des éléments hautement prioritaires en premier.
Le tableau de planification Dynamics 365 Field Service
Les répartiteurs ont généralement besoin de beaucoup d’informations. Selon la taille de son organisation, un répartiteur peut être amené à planifier au quotidien entre une vingtaine et plusieurs centaines de ressources potentielles. Pour être sûr d’affecter les collaborateurs là où on a besoin d’eux et de garantir que tous les clients obtiennent le service requis, le répartiteur doit comprendre certains éléments tels que :
Qu’est-ce qui est planifié actuellement ?
Que faut-il planifier ?
Qui est disponible ?
À quoi ressemble le trafic ?
Le tableau de planification aide les répartiteurs comme Marco de mieux comprendre ces informations. Ils peuvent voir en temps réel ce qui est planifié, notamment les ressources affectées, les horaires et le statut. En outre, ils peuvent voir ce qui doit être planifié, ainsi que la disponibilité des ressources, telles que les personnes, les installations et l’équipement.
Ci-dessous est présenté un aperçu rapide des volets et composants les plus souvent utilisés.
Calendrier de planification : affiche une liste des ressources et des éléments planifiés actuellement. Le calendrier de planification permet de planifier de nouveaux éléments et d’interagir avec les éléments planifiés existants.
Volet Filtre : donne accès à des filtres interactifs susceptibles de faciliter la planification.
Volet Carte : présente une carte qui peut être utilisée pour faciliter la planification.
Détails : présente d’autres détails sur l’élément sélectionné actuellement.
Besoins en ressources : présente une liste des besoins actifs à planifier.
Beaucoup d’événements peuvent se produire au cours de la journée et avoir un impact sur la planification. Lorsque cela se produit, un répartiteur doit être en mesure d’adapter le calendrier le plus rapidement possible. Voici quelques exemples de facteurs susceptibles d’avoir un impact sur la planification :
Un ordre de travail d’urgence a été créé une ressource doit être planifiée immédiatement.
Une annulation ou une replanification de la part d’un client.
Une ressource absente pour congés de maladie et un remplaçant qui doit être trouvé.
Un accident s’est produit sur une autoroute.
Dans le tableau de planification, les articles peuvent être planifiés de plusieurs manières.
Ces méthodes sont les suivantes :
Faire glisser déplacer manuellement des articles dans le tableau de planification.
en utilisant la recherche de disponibilité pour lancer l’Assistant de planification,
directement depuis la vue Carte,
en bloquant manuellement un créneau horaire sur le calendrier.
Bien que les options de planification manuelle du tableau de planification soient pratiques, la plupart du temps, il est plus facile de planifier directement à partir d’un ordre de travail au moyen de l’Assistant de planification. Lorsque l’Assistant de planification se charge, il présente les ressources potentielles susceptibles d’être planifiées pour l’élément, en fonction des besoins. Toutes les ressources disponibles et leurs créneaux horaires ouverts sont affichés. Les critères de filtre utilisés pour afficher les résultats peuvent être modifiés pour augmenter ou réduire le nombre de résultats renvoyés.
Dans l’image, l’Assistant de planification identifie plusieurs ressources appartenant au territoire du Midwest et disponibles pour travailler sur un élément spécifique.
Le tableau de planification offre aux répartiteurs différentes manières de replanifier des éléments ou de remplacer différentes ressources. En fonction des besoins spécifiques, les répartiteurs peuvent effectuer les actions suivantes :
Réserver à nouveau : la modification des réservations déplace une réservation à une heure ou un jour différent et l’affecte à une ressource différente. Cette option est généralement utilisée lorsqu’un client doit effectuer une replanification complète.
Substituer la ressource : maintient la réservation à l’heure d’origine et remplace la ressource d’origine associée à la réservation par une autre ressource. Par exemple, un technicien n’est plus disponible pour travailler sur un élément et ce dernier doit être affecté à une autre personne.
Déplacer les éléments à un autre jour : déplace plusieurs éléments du jour actuel à la même heure d’un autre jour. Ce déplacement peut se produire lorsque la réservation a été créée à l’avance et que, suite à des changements de planifications, vous ne pouvez plus les exécuter ces jours-là.