Rédiger votre contenu à l’aide de Microsoft Copilot

Terminée

En tant que professionnel des affaires dans une organisation en pleine croissance, on vous a demandé de préparer un rapport de performance trimestriel, de le transformer en présentation de leadership et d’envoyer une mise à jour de status aux parties prenantes, le tout dans un délai serré. Copilot dans Word, PowerPoint et Outlook peut vous aider à parcourir ce flux de travail plus rapidement, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que dit le contenu plutôt que sur la façon de le produire.

Dans cette unité, vous découvrirez comment Copilot vous aide à rédiger, affiner, visualiser et communiquer du contenu entre ces trois applications, et comment les invites appropriées font la différence entre un brouillon générique et un brouillon prêt à être partagé.

Prise en main

Copilot est intégré à Word, PowerPoint et Outlook. Recherchez l’icône Copilot dans l’application pour ouvrir le volet Copilot.

Contrôler ce dont Copilot tire

Dans Word et PowerPoint, vous contrôlez ce que Copilot référence via la façon dont vous écrivez votre invite :

• Pour extraire du contenu de votre organisation, référencez des fichiers /filename spécifiques dans votre invite ou décrivez la source interne dont vous avez besoin (par exemple, « à partir de mes documents et e-mails »).
• Pour tirer parti du web, décrivez la source externe dans votre invite (par exemple, « à l’aide de sources web récentes » ou « basé sur des données accessibles au public »).

Outlook utilise un bouton bascule Travail et Web dans l’interface Copilot Chat, qui est abordé dans la section Copilot dans Outlook ci-dessous.

Copilot en Word

Sélecteur de modèle

Setting	Ce qu'il fait
Auto	Sélectionne automatiquement le meilleur modèle pour votre demande. Recommandé pour la plupart des tâches.
Claude	Achemine votre demande vers un modèle Claude. Développez pour choisir une version spécifique.
GPT	Achemine votre demande vers un modèle GPT. Développez pour choisir une version spécifique.

Rédiger un nouveau contenu

Copilot dans Word vous permet de générer un premier brouillon à partir d’une invite, puis de l’affiner par le biais d’une conversation, en ajustant le ton, la longueur, la structure ou les détails à tout moment. Décrivez ce dont vous avez besoin et Copilot crée un brouillon ancré dans le contexte que vous fournissez. Plus votre invite sera spécifique, plus le résultat sera ciblé.

Par exemple :

• Rédigez une introduction professionnelle pour notre rapport de performance du T3. Public : équipe de direction.
• Rendez le ton plus optimiste et tourné vers l’avenir.
• Ajoutez une phrase qui met en évidence les réalisations de notre équipe ce trimestre.

Lorsque vous avez besoin d’une recherche extérieure ou d’un contexte industriel, l’approche d’ancrage dans votre invite fait la différence :

• Résumer les insights internes récents sur les tendances du secteur à partir de mes documents et e-mails.(s’inspire du contenu de votre organisation)
• Résumez les tendances actuelles dans l’industrie des technologies portables à l’aide de sources web récentes.(s’inspire du web)

Copilot peut inclure automatiquement des citations lorsqu’il puise dans vos fichiers de travail ou sources web, ce qui vous aide à produire des documents crédibles sans suivi manuel des sources.

Pour référencer un fichier, un e-mail ou une réunion spécifique dans votre invite, tapez / dans le volet Copilot et commencez à taper le nom – Copilot le trouvera et l’utilisera comme source.

Vous pouvez également affiner le contenu que vous avez déjà écrit. Sélectionnez n’importe quel texte et décrivez ce qui doit changer :

• Réécrivez ceci sur un ton plus formel pour un public de dirigeants.
• Rendre ce paragraphe plus concis : essayez de faire deux phrases.
• Simplifiez cela pour un lecteur non technique.

Conseil

Vous travaillez dans un document partagé ? Lorsque Copilot prévoit d’apporter des modifications, il vous présente d’abord un aperçu : rien n’est ajouté tant que vous ne l’avez pas examiné et approuvé.

Comprendre un document existant

Copilot ne se contente pas de créer du contenu : il peut également vous aider à comprendre un document existant avant de le modifier. Basculez vers le mode de Chat uniquement pour que Copilot réponde dans le volet de conversation sans apporter de modifications au document, puis pose des questions ou demande un résumé :

• Résumez ce document en cinq puces.
• Quelles décisions sont nécessaires avant que ce document ne soit prêt à être partagé ?
• Quelles parties de ce document peuvent ne pas être claires pour un client ?
• Identifiez les questions ouvertes ou les risques non résolus dans ce document.

Ceci est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des documents hérités ou de longs rapports sur lesquels vous devez vous mettre rapidement à jour avant de contribuer.

Convertir un texte en tableau

Une fois que vous avez un brouillon, vous pouvez restructurer le contenu visuellement sans le réécrire. Décrivez la structure dont vous avez besoin dans le volet Copilot et Copilot convertit le contenu et le met en forme selon vos spécifications :

• Convertissez ce paragraphe en un tableau avec des colonnes pour le nom de l’équipe, l’indicateur de performance clé et le résultat.
• Ajoutez une ligne d’en-tête et mettez en gras les titres des colonnes.

Une fois la partie écrite de votre rapport terminée, l’étape suivante consiste à transformer ce contenu en une présentation pour les dirigeants.

Générer des images

Copilot dans Word peut générer des images directement dans votre document à partir d’une description textuelle, ce qui est utile lorsqu’un rapport a besoin d’un diagramme, d’une illustration ou d’un visuel de prise en charge qui n’existe pas encore. Décrivez ce dont vous avez besoin et Copilot produit des options que vous pouvez insérer en ligne.

• Générez une image de l’agencement d’un magasin de vente au détail pour illustrer le rapport de performances.
• Créez une illustration simple d’un flux de travail de chaîne logistique.

Copilot dans PowerPoint

Sélecteur de modèle

Setting	Ce qu'il fait
Auto	Meilleur modèle pour la tâche. Recommandé pour la plupart des travaux.
Claude	Achemine votre demande vers un modèle Claude. Développez pour choisir une version spécifique.
GPT	Achemine votre demande vers un modèle GPT. Développez pour choisir une version spécifique.
Effort : Plus rapide	Donne la priorité à la vitesse pour les demandes simples.
Effort : Équilibré	Valeur par défaut. Équilibre vitesse et qualité.
Effort : plus intelligent	Il faut plus de temps pour obtenir des résultats complexes et de meilleure qualité.
Génération d’images : MAI Image 2.5 Flash	Modèle d’image Microsoft AI : génération rapide de visuels de diapositives.
Génération d’images : GPT-Image	Modèle d’image OpenAI. Développez pour choisir une version.

Pour la plupart des tâches, il est recommandé de laisser ce paramètre défini sur Auto et l’effort défini sur Équilibré .

Créer une nouvelle présentation

Copilot dans PowerPoint peut démarrer une présentation de deux manières en fonction de l’emplacement de votre contenu.

À partir d’une invite : Décrivez ce dont vous avez besoin et Copilot crée un brouillon — structure, contenu et diapositives inclus. Cela est utile lorsque vous prenez un départ à zéro sans document source.

• Créez une présentation de leadership en cinq diapositives sur nos points forts de performance au T3 et nos principales victoires.

À partir d’un document Word : Si votre contenu est déjà rédigé, référencez votre document à l’aide / suivi du nom de fichier. Vous pouvez référencer jusqu’à cinq fichiers à la fois, à partir d’un document Word, d’un fichier Excel et d’un fichier PDF dans une seule invite.

• Créez une présentation de leadership en cinq diapositives basée sur /Q3_Performance_Report.docx.
• Résumez ce contenu en cinq puces pour une présentation de leadership.
• Rendez les puces concises et orientées vers l’action.

Copilot peut également générer des images pour des diapositives individuelles à partir d’une description textuelle.

Générer des images

Lors de la création de votre présentation, vous pouvez demander à Copilot de générer une image pour n’importe quelle diapositive. Décrivez ce que vous voulez et Copilot produit des options que vous pouvez insérer directement dans le jeu – aucune recherche de photos d’archives n’est nécessaire.

• Générez une image d’un magasin de détail moderne pour la diapositive d’introduction.
• Créez une icône représentant la croissance de la clientèle pour la diapositive de résultats.

Une fois qu’une image est insérée, vous pouvez l’affiner à l’aide d’une invite de suivi : éclaircissez l’arrière-plan ou utilisez plutôt un style d’illustration plat.

Pour plus d’informations, voir Créer des présentations efficaces avec l’IA.

Essayez un nouveau design

Une fois votre présentation créée, vous pouvez demander à Copilot de mettre à jour le thème visuel de l’ensemble de la présentation en une seule étape – aucune mise en forme diapositive par diapositive n’est nécessaire. Copilot applique une nouvelle conception et vous pouvez continuer à parcourir les options jusqu’à ce que l’apparence corresponde à votre public ou à la marque de votre organisation.

• Essayez un nouveau design.
• Appliquer un thème plus moderne et minimal.

Examiner et affiner une présentation existante

Copilot dans PowerPoint peut également vous aider à travailler avec un jeu que vous avez déjà créé. Ouvrez une présentation et utilisez le volet Copilot pour poser des questions, obtenir un résumé des points clés ou demander des modifications :

• Résumer la présentation : invitez Copilot à vous donner une vue d’ensemble des principaux thèmes de la présentation
• Posez des questions ciblées , par exemple, Quelles diapositives nécessitent davantage de données de prise en charge ? ou Quels sont les principaux points à retenir de ce jeu ?
• Ajoutez ou développez du contenu : demandez à Copilot d’ajouter une nouvelle diapositive spécifique ou de développer une diapositive existante : Ajoutez une diapositive sur les points forts des commentaires de nos clients du 3e trimestre ou développez la diapositive sur les risques avec deux puces supplémentaires.
• Insérer une image : demandez à Copilot d’ajouter une image au milieu d’une présentation : ajoutez une image qui représente une équipe célébrant un trimestre réussi.

Copilot dans Outlook

Communiquer les progrès avec votre équipe

Une fois que vous avez terminé votre document et votre présentation, vous devez informer votre équipe de direction du status actuel. Copilot dans Outlook peut générer un brouillon d’e-mail complet à partir d’une seule invite. Ouvrez un nouvel e-mail, sélectionnez l’icône Copilot dans la barre d’outils de message et décrivez ce dont vous avez besoin :

• Rédiger un e-mail à mon responsable pour l’informer de l’achèvement du rapport de performance du 3e trimestre.
• Écrivez une demande de réunion à l’équipe de direction pour une session de révision Q3 de 30 minutes.
• Compose une mise à jour de projet pour les parties prenantes qui met en évidence les étapes clés franchies ce trimestre.

Copilot génère un brouillon complet que vous pouvez examiner et affiner avant de l’envoyer. Avant de l’envoyer, utilisez la fonctionnalité de coaching par e-mail de Copilot pour obtenir des suggestions sur le ton, la clarté et le sentiment du lecteur. Sélectionnez Obtenir un coaching dans le volet Copilot et Copilot passe en revue votre brouillon et propose des suggestions spécifiques. Vous pouvez appliquer les suggestions individuellement (en ajustant une phrase, une phrase ou le ton général) jusqu’à ce que le message arrive comme prévu.

En suivant ce flux de travail, vous voyez comment Copilot vous aide à passer de la rédaction d’un rapport à la création d’une présentation, et enfin à la communication de votre progression, le tout dans les applications que vous utilisez tous les jours.

Validez le contenu par rapport à vos objectifs métier

Avant de partager ce que Copilot vous a aidé à créer, suspendez-le et case activée par rapport au résultat dont vous avez réellement besoin. Un brouillon soigné n’est utile pas s’il ne remplit pas son rôle.

Posez-vous les questions suivantes :

• Adéquation au public : le ton, la longueur et le niveau de détail correspondent-ils à la personne qui lit ceci : la direction, un client ou votre équipe ?
• Alignement de l’objectif : le contenu soutient-il la décision ou l’action que vous attendez de votre public, et ne décrit-il pas simplement le sujet ?
• Ajustement du format : s’agit-il du livrable approprié (un document, un tableau, une diapositive, un e-mail) pour la façon dont votre public l’utilisera ?
• Précision : avez-vous vérifié les faits, les chiffres et les citations inclus par Copilot ?

Si une réponse échoue sur l’un de ces éléments, affinez votre invite ou modifiez le brouillon directement plutôt que de l’envoyer tel quel. Traitez la sortie de Copilot comme un brouillon, et non comme une réponse finale, afin que votre contenu métier reste à la fois efficace à produire et fiable à partager.

Si votre rapport ou présentation bénéficierait d’une recherche externe (tendances du secteur, connaissance des concurrents ou points de référence au-delà des fichiers de votre organisation), l’unité suivante couvre l’agent Recherche, un agent Microsoft Copilot prédéfini qui collecte et synthétise ces informations pour vous.