Contrats de projet
Les contrats de projet dans Project Operations capturent et gèrent les engagements contractuels et les détails de facturation d’un projet. La structure d’un contrat de projet dans Project Operations est personnalisée en fonction du travail basé sur le projet avec les composants suivants :
Lignes de contrat : identifient les composants discrets du travail, qui seront présentés comme des composants de haut niveau sur une facture de projet.
Détails de ligne de contrat : identifient et estiment le travail pour chaque composant de haut niveau ou ligne de contrat. L’estimation comprend le calendrier et les aspects financiers du travail liés à la ligne de contrat.
Modèles de sous-traitance et composants facturables : sont configurés pour chaque ligne de contrat contenant les modalités de facturation pour chaque ligne de contrat et le contrat global.
Lignes de contrat basées sur des projets
Les lignes de contrat basées sur des projets dans Project Operations sont conçues pour contenir les accords d’estimation et de facturation pour des composants spécifiques du travail de projet sur un engagement.
La structure d’une ligne de contrat basée sur un projet est étendue pour les estimations de projet et les scénarios de facturation avec les concepts suivants :
- Mode de facturation
- Mappage des projets et des tâches
- Classes de transactions incluses
- Limite à ne pas dépasser
- Configuration de l’exigibilité
- Estimations utilisant les détails de ligne de contrat
- Clients de ligne de contrat
Les champs suivants figurent dans l’onglet Général des lignes de contrat basées sur des projets. Ces champs permettent de configurer la base d’une estimation détaillée de A à Z et les modalités de facturation pour les travaux basés sur des projets.
- Nom : nom de la ligne de contrat identifiant le composant discret du contrat estimé. Pour un contrat de projet créé à partir d’un devis, cette valeur est copiée à partir d’une valeur correspondante de la ligne de devis basée sur le projet.
- Mode de facturation : sur un contrat de projet créé à partir d’un devis, cette valeur est copiée à partir du champ correspondant de la ligne de devis. Ce groupe d’options représente les deux principaux modèles de sous-traitance pris en charge par Project Operations :
- Prix fixe
- Régie
- Projet : utilisez ce champ pour identifier le projet permettant de livrer le travail sur cet engagement.
- Inclure le temps : indicateur précisant si les transactions de temps ou les coûts de main-d’œuvre sur le projet sélectionné seront inclus sur cette ligne de contrat.
- Une valeur Non indique que les transactions de temps ou les coûts de main-d’œuvre ne seront pas inclus sur cette ligne de contrat.
- Une valeur Oui indique qu’ils le seront.
- Inclure les dépenses : indicateur précisant si les coûts associés aux dépenses sur le projet sélectionné seront inclus sur cette ligne de contrat.
- Une valeur Non indique que les coûts associés aux dépenses ne seront pas inclus sur cette ligne de contrat.
- Une valeur Oui indique qu’ils le seront.
- Inclure les frais : indicateur précisant si les frais sur le projet sélectionné seront inclus sur cette ligne de contrat.
- Une valeur Non indique que les frais ne seront pas inclus sur cette ligne de contrat.
- Une valeur Oui indique qu’ils le seront.
- Montant contractuel : sur une ligne de contrat à prix fixe, ce montant désigne la valeur convenue qui sera facturée au client pour tous les éléments de travail associés à cette ligne de contrat. Sur une ligne de contrat en régie, ce montant désigne une valeur estimée du montant qui sera facturé au client pour tous les éléments de travail associés à cette ligne de contrat. Sur un contrat de projet créé à partir d’un devis, cette valeur est copiée à partir du champ correspondant de la ligne de devis.
- Taxe estimée : l’utilisateur peut modifier ce champ pour saisir le montant estimé de la taxe sur la ligne du contrat. Lorsqu’une ligne de contrat basée sur un projet comporte des détails de ligne, ce champ est verrouillé pour modification et résumé à partir du montant de la taxe sur les détails de la ligne de contrat.
- Montant contractuel net : montant net de la ligne de contrat. Ce champ est en lecture seule et calculé comme suit : Montant contractuel + taxe.
- Limite à ne pas dépasser : l’utilisateur peut modifier ce champ disponible uniquement sur les lignes de contrat basées sur des projets et associées au mode de facturation en régie.
- Budget client : ce champ est modifiable et copié à partir du champ correspondant de la ligne de devis si le contrat a été créé à partir d’un devis.
Estimer une ligne de contrat basée sur un projet
Une ligne de contrat basée sur un projet contient des détails qui permettent d’estimer le coût et le produit potentiel des travaux impliqués pour livrer la ligne de contrat.
Pour estimer une ligne de contrat basée sur un projet, accédez à l’onglet Détail de la ligne de contrat sur la Ligne de contrat basée sur le projet.
Voici les deux moyens permettant de créer une estimation sur une ligne de contrat basée sur un projet :
- Création d’une estimation directement sur la ligne de contrat en ajoutant manuellement les détails de la ligne de contrat.
- Création d’un projet et d’un plan de projet, puis association du projet et des tâches à la ligne de contrat du projet. Cette approche active le processus qui vous permet d’importer l’estimation du plan de projet dans la ligne de contrat en fonction des éléments inclus sur la ligne de contrat.
Créer un calendrier de facturation sur une ligne de contrat basée sur un projet
Vous pouvez créer un calendrier de facturation sur une ligne de contrat basée sur un projet. La facturation est autorisée uniquement après la conclusion du contrat et la création d’un contrat de projet. Un calendrier de facturation permet de créer automatiquement des factures provisoires pour une ligne de contrat basée sur un projet. Cependant, si vous ne créez que manuellement des factures, vous pouvez ignorer la création de calendriers de facturation sur les lignes de contrat.
Créer un calendrier de facturation en régie pour une ligne de contrat
Lorsqu’une ligne de contrat basée sur un projet est associée au mode de facturation en régie, vous pouvez créer un calendrier de facturation basé sur la date. Pour générer automatiquement un calendrier de facturation basé sur la date, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Fréquences de facturation, puis configurez une fréquence de facturation.
- Accédez à l’enregistrement du contrat de projet, puis sélectionnez une date dans le champ Date de livraison demandée de l’onglet Résumé.
- Ouvrez la ligne de contrat en Régie pour laquelle vous créez le calendrier de facturation basé sur la date.
- Dans l’onglet Calendrier de facturation, sélectionnez la date de début de facturation et la fréquence de facturation.
- Dans la sous-grille, cliquez sur Générer un calendrier de facturation. Le calendrier de facturation est généré avec les champs Date d’exécution de la facture, Date butoir de la transaction et Statut d’exécution définis comme suit :
- Date d’exécution de la facture : date dictée par la fréquence de facturation.
- Date butoir de la transaction : veille de la date d’exécution de la facture.
- Statut d’exécution : défini automatiquement sur Non exécuté. Lorsque la tâche de création automatique de facture s’exécute pour une certaine date d’exécution de facture, la valeur de ce champ devient Exécution réussie ou Échec de l’exécution.
Pour créer un calendrier de facturation en régie pour une ligne de contrat basée sur un projet et associée au mode de facturation à prix fixe, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Fréquences de facturation.
- Accédez à l’enregistrement du contrat de projet, puis sélectionnez une date dans le champ Date de livraison demandée de l’onglet Résumé.
- Ouvrez la ligne de contrat à Prix fixe pour laquelle vous créez le calendrier de jalons. Dans l’onglet Jalons de facturation, sélectionnez la date de début de facturation et la fréquence de facturation.
- Dans la sous-grille, cliquez sur Générer des jalons périodiques. Le calendrier de facturation est généré avec les champs Nom du jalon, Date du jalon et Montant du jalon.
Confirmer un contrat de projet
Un contrat de projet dans Project Operations peut être actif avec le motif Confirmé ou clôturé avec le motif Perdu. Lorsque vous confirmez un contrat de projet, le statut passe de Brouillon à Actif et la raison du statut devient Confirmé. Un contrat actif ou clôturé ne peut être ni modifié, ni rouvert.
Impact financier de la confirmation d’un contrat de projet
Après la confirmation d’un contrat de projet, l’application recalcule les coûts en contrepassant les anciens chiffres réels des coûts et en créant des chiffres réels des coûts. Les nouveaux chiffres réels des coûts sont ensuite traités en fonction du mode de facturation de la ligne de contrat de projet associée. Si les chiffres réels des coûts font référence à une ligne de contrat en Régie, l’application recrée automatiquement les chiffres réels des ventes non facturées correspondants. Si les chiffres réels des coûts font référence à une ligne de contrat à Prix fixe, l’application arrête de les retraiter.
Les limites à ne pas dépasser, la configuration de l’exigibilité, la tarification et l’évaluation des coûts sur les chiffres réels sont évalués, puis mis à jour dans le cadre du processus de confirmation.
Clôturer un contrat de projet comme perdu
Lorsque vous clôturez un contrat de projet comme perdu, le statut du contrat devient Clôturé et la raison du statut Perdu. Le contrat de projet passe en lecture seule. Une boîte de dialogue Confirmation s’affiche avant la fin des modifications, car vous ne pouvez pas rouvrir un contrat de projet clôturé.
Si le contrat de projet clôturé comme perdu fait référence à un projet sur ses lignes, ce projet est également marqué comme Clôturé. Toutes les réservations de ressources à compter de ce jour sont annulées. Les chiffres réels des ventes non facturées sur le contrat de projet qui ne figurent pas encore sur une facture sont contrepassés.
Remarque
Un contrat actif ou clôturé ne peut être ni modifié, ni rouvert.