Processus de sous-traitance
En général, le processus de sous-traitance implique plusieurs étapes.
Le schéma suivant illustre un processus général, dans le cadre duquel un gestionnaire de projet démarre le processus.
D’abord, le gestionnaire de projet crée un contrat de sous-traitance avec un fournisseur. Par défaut, les listes de prix jointes à l’enregistrement du fournisseur dans le système sont utilisées pour le contrat de sous-traitance, et chaque compte fournisseur peut être doté d’un type de relation. Une fois le processus de sous-traitance lancé, le gestionnaire de projet peut détailler tous les achats sous forme de postes sur le contrat de sous-traitance. Le gestionnaire peut utiliser ces lignes pour le temps, les dépenses ou les produits. Il peut également ajuster les prix dans les listes de prix d’achat jointes au contrat de sous-traitance, dans lesquelles le gestionnaire de compte fournisseur et le gestionnaire de projet peuvent itérer les données.
À ce stade, ou ultérieurement, si la ligne de sous-contrat est à durée déterminée, le gestionnaire de compte fournisseur associera les contacts du fournisseur à chaque ligne. Cette association fournira des informations au gestionnaire de projet travaillant sur le même contrat de sous-contrat. Le système crée automatiquement une ressource réservable à partir du contrat, si celle-ci n’existe pas déjà, une fois le contact fournisseur associé à la ligne de sous-traitance. La méthode de facturation sur chaque ligne peut être un Prix fixe ou Régie. Pour un contrat de sous-traitance à prix fixe, un échéancier de facturation par étapes clé peut également être mis en place. Des négociations ont lieu et, une fois celles-ci terminées, le contrat de sous-traitance est confirmé. Les contrats de sous-traitance confirmés ne peuvent pas être modifiés ; cependant, si une modification doit être apportée, vous pouvez rouvrir ce contrat pour y inclure des modifications. Cette action modifie le statut, qui passe de Confirmé à Brouillon jusqu’à ce qu’il soit à nouveau terminé.
Vous ajouterez également des membres d’équipe à votre projet, qui pourront être associés à une ligne de sous-contrat. Ces ajouts indiquent qu’il existe un besoin d’assigner au poste un membre de l’équipe ayant la capacité de sous-traitance. Ces membres d’équipe peuvent être génériques ou désignés. Vous pouvez créer des membres d’équipe désignés directement sur un projet ou les créer en réservant, puis en utilisant les expériences de planification des ressources. Les ressources de sous-traitance peuvent consigner le temps, les dépenses et les matériaux utilisés dans le cadre du projet et des tâches du projet, puis les soumettre pour approbation. Ce processus est similaire pour les collaborateurs de votre propre organisation.
Une fois le projet approuvé, le temps imparti conformément aux contrats de sous-traitance sera enregistré, avec les coûts réels du projet basés sur le prix du contrat du collaborateur ou son rôle dans le cadre du projet. Vous pouvez enregistrer des factures fournisseur et des postes de facturation dans le système. En outre, vous pouvez enregistrer le travail effectué par un fournisseur ou les produits que ce dernier a livrés. Ces lignes de facture doivent être spécifiques à un projet et à une classe de transaction en termes de temps, dépense, produit/matériel, étape clé ou frais. Les lignes peuvent également faire référence à la ligne de sous-contrat associée au travail des fournisseurs.
Ensuite, le système reliera automatiquement tous les coûts réels qui correspondent à la ligne de sous-contrat et au projet avec la facture fournisseur. Cette association facilitera un triple appariement ainsi que le processus de vérification. Le gestionnaire de projet examinera les chiffres réels du projet automatiquement mis en correspondance, supprimera ou ajoutera d’autres coûts réels et effectuera d’autres étapes du processus de vérification. Une fois que toutes les lignes auront été vérifiées, la facture du fournisseur passera au statut Prêt pour le paiement. À ce stade, vous pouvez transférer la facture fournisseur et les lignes vers un système de comptabilité ou de paiement afin de traiter le paiement du fournisseur. Enfin, le système examinera d’autres projets enregistrés, puis consignera les coûts réels à partir des lignes de facture fournisseur dans le projet.
Explorer les fonctionnalités avancées de contrat de sous-traitance
Le département comptabilité fournisseur peut voir les contrats de sous-traitance créées et gérées par un chef de projet sous forme de commandes fournisseur. Lorsque le sous-traitant saisit l’achèvement des travaux, les reçus de ces commandes fournisseur sont automatiquement créés. Les fonctionnalités avancées de contrat de sous-traitance garantissent que les factures fournisseur incorrectes ne sont pas acceptées par le commis à la comptabilité fournisseur lorsque la facture fournisseur est mise en correspondance avec le travail déclaré au moyen d’un rapprochement à trois facteurs.