Meilleures pratiques post-événement
Votre sommet virtuel a été un succès de routage. Vous êtes satisfait de la façon dont cela s’est passé et les utilisateurs ont déjà commenté la façon dont ils l’ont apprécié. Mais votre travail n’est pas terminé. Une grande partie de l’exécution d’un événement réussi consiste à recueillir les commentaires de tout le monde et à être ouvert aux suggestions et aux insights sur ce qui peut être amélioré. Il existe également quelques autres actions que vous pouvez entreprendre pour vous préparer à la réussite de futurs événements.
Ici, vous allez découvrir les actions courantes après un événement. Elles sont applicables à tout type d'événement.
Traitement des commentaires
Fournissez aux participants des instructions claires sur la façon de remplir votre enquête post-événement. Utilisez votre liste de participants pour envoyer des rappels s’ils ne sont pas terminés. Il est également judicieux de demander à votre équipe d’événements, aux présentateurs, aux organisateurs et aux modérateurs de compléter également l’enquête.
Vos présentateurs seront impatients de comprendre à quel point les participants sont satisfaits. Essayez d’assembler les résultats de votre enquête et de fournir des commentaires aux présentateurs aussi rapidement que possible. La norme du secteur est de 72 heures après la fin de l'événement.
Si votre événement virtuel a été exécuté à l’aide d’événements en direct Teams, un producteur ou un présentateur peut télécharger le rapport Questions et réponses et un rapport d’engagement des participants pour explorer plus de données.
Cycle de vie du contenu
Les participants souhaitent passer en revue le contenu après votre événement en direct planifié. Bien que les diapositives et les vidéos préenregistrées puissent être partagées immédiatement dans un endroit que vous gérez, vous voudrez peut-être traiter les enregistrements en direct avant de les rendre généralement disponibles. Par exemple, vous pouvez inclure le sous-titrage dans différentes langues. Envisagez de publier des présentations ou d’autres contenus au format Sway et PDF pour une cohérence et une disponibilité maximales.
Communications
Envoyez une communication « Merci d’avoir participé » aux participants. Vous pouvez inclure un rappel pour remplir l'enquête après l'événement et des liens pour accéder au contenu à la demande. Vous devez également mettre à jour la page web de l'événement avec un message de remerciement, un rappel de l'enquête et des instructions sur la façon d'accéder au contenu à la demande. Vous devriez également envoyer un message de remerciement à l'équipe chargée des événements et aux présentateurs. Sans eux, l’événement n’aurait pas pu se produire.
Conseil
Merci à votre équipe : votre équipe d’événements a réussi à créer votre sommet virtuel, en le faisant passer d’un format en personne à un format entièrement numérique. Par conséquent, utilisez toutes vos compétences d’organisation récemment acquises pour héberger un wrap party, en personne ou virtuellement pour la fête. C'est une excellente façon de remercier votre équipe pour son travail. Investissez dans leur santé et leur bien-être en encourageant tout le monde à se reposer. Une autre idée, en particulier pour les événements de grande envergure ou très médiatisés, est de prévoir des congés de récupération pour toutes les personnes concernées. Effectuez cette opération avant d’effectuer des révisions d’événements.
Stratégie future
Pendant que vous traitez les commentaires et que vous publiez le contenu à la demande, réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer votre prochain événement. Est-il judicieux de continuer à s'adresser à cette audience ? Comment pouvez-vous exécuter des engagements de suivi ?
Pouvez-vous créer une communauté autour de l’événement ? Est-il approprié d’avoir un forum dans lequel les participants et les présentateurs peuvent poursuivre les conversations ?
Une bonne pratique pour la plupart des événements consiste à exécuter une rétrospective, ou « post mortem ». Il vous permet de passer en revue ce qui s’est bien passé et ce qui pourrait être amélioré à l’avenir. Planifiez un certain temps pour effectuer une révision complète des événements afin de capturer les améliorations opérationnelles que vous et votre équipe pouvez appliquer à votre prochain événement.