Que sont les événements virtuels ?
Les personnes doivent communiquer entre elles pour accomplir leur travail. Il est difficile de faire correspondre les réunions en face à face, mais lorsque votre équipe est distribuée à l’échelle mondiale, les événements virtuels constituent la solution. Microsoft 365 inclut Microsoft Teams, qui prend en charge différentes approches d’hébergement d’événements virtuels.
Ici, vous allez définir ce que les événements virtuels signifient pour votre organisation, examiner les différents scénarios, identifier les rôles qui font la réussite d’un événement et enfin comment vous pouvez rassembler ces différents types d’interactions dans un sommet virtuel combiné.
Réunion Microsoft Teams et webinaires et événements en direct
Microsoft 365 peut s'adapter à tous les types d'événements, du plus petit appel vidéo individuel à la diffusion publique à grande échelle, avec entre un et plusieurs milliers de participants. Les appels vidéo à petite échelle peuvent être aussi simples qu'une réunion Microsoft Teams, tandis que les webinaires peuvent être une combinaison de contenu en direct ou préenregistré avec un engagement bidirectionnel avec le public.
Si un webinaire est le mieux adapté à votre événement, vous pouvez utiliser un formulaire d’inscription intégré pour recueillir des informations sur vos participants.
Pour faire passer la production d'un événement virtuel au niveau de la diffusion à des milliers de participants, Microsoft Teams vous permet de créer des événements en direct. Avec Teams Live Events, Microsoft vous donne plus de contrôle sur la production et sur la façon dont votre contenu et vos présentateurs sont présentés aux participants. Vous pouvez choisir l’outil approprié pour la taille et la complexité de votre scénario d’événement.
Scénarios d’événements
Diagramme comportant cinq colonnes. La première montre la complexité avec un simple en haut et une flèche pointant vers le bas vers le bas vers le complexe. La deuxième colonne est intitulée Scénario d’événement et répertorie les réunions d’équipe, les webinaires, les conférences virtuelles, les réunions de leadership et les diffusions publiques. La troisième colonne correspond au niveau de production et répertorie les webcams, les productions personnalisées et les productions personnalisées uniquement. La quatrième colonne est celle des participants avec la valeur supérieure jusqu'à 10 000 et la valeur inférieure jusqu'à 100 000. La dernière colonne est solution, et elle répertorie l’événement en direct dans Teams, puis l’événement en direct dans Viva Engage, et l’élément le plus bas est événement en direct dans Stream.
Les formats d'événements virtuels pris en charge par Microsoft 365 varient en complexité, en fonction de vos besoins :
- Réunions d’équipe : prise en charge à l’aide d’une réunion Teams, avec une limite de 1 000 participants.
- Webinaires : individuels ou séries, souvent des événements d’apprentissage de destination, qui nécessitent l’inscription des participants. Peut être des présentations préenregistrés ou en direct avec un engagement bidirectionnel avec des participants (ouverts ou modérés).
- Les conférences virtuelles : expériences uniques ou sur plusieurs jours avec des types de contenu multi-suivi et variables, qui entonnoir les participants aux communautés en ligne pour un engagement continu et des questions et réponses modérées.
- Les réunions publiques sur le leadership : des rencontres entre plusieurs personnes avec des questions et réponses, souvent organisées comme des événements de destination modérés, et qui peuvent faire partie d'un rythme régulier d'activité ou être organisées à la demande.
- Les diffusions publiques : Diffusion de destination de type 1 à plusieurs avec des configurations de diffusion en continu facultatives. Peut diffuser en continu vers plusieurs plateformes.
Rôles clés pour réussir votre événement
Pour créer un grand événement virtuel, vous avez besoin d'une équipe exceptionnelle. Les rôles que vous utiliserez varient en fonction du type d’événement virtuel que vous produisez.
Personnes participant à votre événement. Pour les événements plus simples, les participants peuvent participer à partir de Teams uniquement, mais les événements plus complexes peuvent faire participer des participants à partir de Viva Engage ou de Microsoft Stream.
Les modérateurs facilitent le bon fonctionnement des événements virtuels en facilitant les conversations et les questions et réponses.
Les organisateurs créent les événements, définissent les autorisations, invitent l’équipe d’événements et organisent les liens d’événement.
Les présentateurs fournissent le contenu lors de votre événement. Ils peuvent présenter des fichiers audio, vidéo et partager leur écran avec les participants. Selon le nombre de participants, ils peuvent également modérer les questions et réponses.
Les producteurs s’assurent que l’événement s’exécute correctement. Lors de l’utilisation des événements en direct Teams, ils démarrent et arrêtent les événements, mettent en file d’attente le contenu et gèrent les conversations en coulisses. Pour les événements simples, il peut s’agir de la même personne que l’organisateur.