Déterminer une valeur et sélectionner des processus
La plupart des organisations disposent de plusieurs processus métier actifs, mais certains de ces processus ne sont pas de bons candidats à l’amélioration grâce à l’exploration des processus. Pour veiller à utiliser l’exploration des processus sur les processus à plus fort impact, vous devez déterminer la valeur des améliorations possibles. Ensuite, vous devez utiliser cette évaluation dans le cadre de votre processus de sélection et de hiérarchisation de vos processus potentiels.
Quand utiliser l’exploration des processus
Voici les éléments à prendre en compte pour une exploration des processus efficace :
Analyse des processus : l’exploration des processus aide les entreprises à comprendre comment leurs processus fonctionnent dans la pratique, comment ils s’écartent de la conception prévue et où se produisent les goulots d’étranglement.
Amélioration des processus : l’exploration des processus permet aux organisations d’identifier les domaines dans lesquels elles ont besoin d’améliorations de processus, comme la réduction des délais, la diminution des temps d’attente ou l’optimisation de l’allocation des ressources.
Conformité et audit : l’exploration des processus permet de garantir le respect des réglementations et des politiques internes en détectant les comportements non conformes et les écarts par rapport aux procédures standard.
Monitoring des performances : l’exploration des processus aide les organisations à surveiller les performances des processus en temps réel, identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent, puis les résoudre de manière proactive.
Quand l’exploration des processus n’est peut-être pas la meilleure option
Certains éléments à prendre en compte indiquent que l’exploration des processus peut ne pas être aussi efficace ou appropriée, notamment les suivants :
Manque de données : l’exploration des processus s’appuie sur les journaux d’événements des systèmes d’information, donc si les données sont limitées ou inexistantes, il peut ne pas être possible d’exécuter l’exploration des processus.
Processus en temps réel : si le processus que vous analysez est complexe ou dynamique, l’exploration des processus peut ne pas être en mesure de capturer toutes les informations pertinentes ou il pourrait être difficile d’interpréter les résultats.
Processus non structuré ou répétitif : si les processus sont non structurés ou répétitifs par nature, l’exploration des processus peut ne pas générer de précieux insights ou fournir des résultats clairs.
Manque de compréhension du processus : l’exploration des processus est très efficace lorsque vous comprenez clairement le processus que vous analysez. Les processus mal compris peuvent produire des résultats difficiles à interpréter.
Ressources limitées : l’exploration des processus peut être chronophage et gourmande en ressources. Par conséquent, si les ressources techniques et commerciales ne sont pas en phase, il peut ne pas être possible de mener une analyse avec l’exploration des processus.
Évaluer les processus potentiels pour l’exploration des processus
Au cours de la phase de planification, vous devez classer et catégoriser vos projets pour veiller à travailler sur des projets appropriés qui produisent le plus d’avantages. Le schéma suivant illustre, à un niveau général, comment utiliser la disponibilité des données et la connaissance des processus comme indicateurs généraux pour savoir si un processus est un bon candidat à l’analyse avec l’exploration des processus.
Dans ce contexte, la disponibilité des données signifie que le système capture des données télémétriques à la fin des étapes du processus, ce qui peut faciliter l’exploration des processus. Lorsqu’un processus dispose déjà de bonnes données télémétriques, vous pouvez les importer dans l’exploration des processus afin qu’elle puisse effectuer une analyse du processus global. Un processus avec une faible disponibilité des données nécessite un investissement important dans la modification des étapes du processus. Par conséquent, vous devez recueillir des données télémétriques d’achèvement d’étape appropriées avant de pouvoir exécuter l’exploration des processus sur le processus.
Les processus impromptus manquent de structure et de cohérence que vous pouvez optimiser. Vous devez effectuer un processus impromptu pour réagir aux événements au fur et à mesure qu’ils se produisent. Souvent, ces processus disposent de données télémétriques limitées sur les étapes terminées. De plus, il est courant que les organisations ne considèrent pas ces processus comme à forte sensibilisation ou à fort impact. En général, ces types de processus ne sont pas de bons candidats à l’analyse avec l’exploration des processus. À la place, ils peuvent bénéficier d’un effort de conception de processus plus basique pour définir un processus plus structuré. Les processus manuels à forte sensibilisation et fort impact sur l’organisation seraient de bons candidats ; cependant, ils manquent généralement de données télémétriques pour vous permettre d’utiliser l’exploration des processus. Avant d’utiliser l’exploration des processus sur ces types de processus, ils doivent d’abord subir une transformation numérique. Au fur et à mesure que vous numérisez le processus, vous pouvez ajouter des données télémétriques appropriées dès le début pour permettre à l’exploration des processus d’effectuer d’autres améliorations continues à l’avenir.
Les processus à disponibilité des données élevée sont des candidats idéaux à l’exploration. Pour les processus déjà fortement automatisés, vous pouvez poursuivre l’optimisation à l’aide de l’exploration des processus. Pour les processus complexes, vous pouvez souvent identifier des opportunités supplémentaires d’automatisation et de simplification à l’aide de l’exploration des processus.
Évaluer la valeur des améliorations potentielles
Dans le cadre de vos efforts visant à hiérarchiser les processus, l’estimation de la valeur potentielle des améliorations vous permet de veiller à analyser les processus adéquats. Certaines améliorations de processus ne se traduisent pas par des améliorations des coûts ou du produit ; certaines entraînent des avantages plus intangibles. L’évaluation des processus potentiels à l’aide d’un classement non monétaire, par exemple élevé, moyen ou faible, permet de garantir que tous les processus à valeur élevée se voient affecter une priorité appropriée.
En adoptant une approche structurée pour hiérarchiser et sélectionner les processus, vous pouvez vous assurer que vos efforts d’exploration des processus portent sur les processus pouvant avoir le plus fort impact sur votre organisation.