Méthodologie d’implémentation
Prendre des décisions basées sur les données est un facteur clé de succès d’un projet avec l’exploration des processus. La méthodologie DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover/Améliorer et Contrôler) est une méthodologie sectorielle standard qui permet d’améliorer les processus axés sur la qualité des données.
Vous devez terminer chaque phase de la méthodologie DMAIC dans l’ordre, car chacune contribue au succès global du projet. Cependant, le processus DMAIC est itératif et permet des va-et-vient entre les phases si nécessaire au cours du projet à mesure que vous découvrez de nouvelles informations.
Définir le problème et les objectifs
Définir le problème et les objectifs est la première étape, et souvent la plus cruciale, du processus DMAIC. Lors de la phase Définir, vous identifiez un but clair, déterminez des objectifs et utilisez des outils tels qu’une charte de projet et une analyse des causes profondes. Les résultats de cette phase confirment que toutes les personnes impliquées ont une compréhension claire.
Une charte de projet peut comporter tout ou partie des éléments suivants :
Titre du projet
Commanditaire du projet
Énoncé du problème
Objectifs du projet
Périmètre du projet
Membres de l’équipe du projet et leurs responsabilités
Chronologie et jalons
Budget et ressources
Risques et hypothèses
Parties prenantes
Exigences en matière d’approbation du projet
Plans de communication
Mesurer les performances actuelles
En évaluant et en mesurant une base de référence avant le lancement du projet, vous pouvez mieux comprendre les améliorations provenant de changements identifiés. Lors de la phase Mesurer, vous définissez une base de référence de performance pour comprendre l’état actuel du processus et mieux définir le problème que vous essayez de résoudre. Cette phase identifie également les indicateurs de performance clés (KPI) permettant de mesurer le processus.
Lors de la phase Mesurer, l’équipe détermine les données importantes à mesurer, puis les outils permettant d’effectuer ces mesures et de valider le système de mesure. Souvent, le plan de collecte de données comprend une série de tests ou un programme pilote pour garantir que les mesures sont précises et indiquent le nécessaire pour identifier des améliorations de processus potentielles. Parfois, il est nécessaire de demander la modification d’une partie d’un processus pour produire d’autres données télémétriques, ce qui permet de garantir que les étapes clés du processus sont mesurables.
Déterminer la pleine capacité du processus permet de confirmer qu’il répond aux besoins énoncés et vous aide à y apporter des améliorations.
Analyser les données pour identifier des variations
Analyser est la troisième phase du processus DMAIC, où vous identifiez les valeurs hors norme et les goulets d’étranglement. Lors de cette phase, vous devriez commencer à noter les résultats des phases Définir et Mesurer.
À l’aide des données que vous recueillez à partir d’une analyse des causes profondes, vous pouvez identifier les causes des problèmes. Ensuite, vous pouvez approfondir votre évaluation pour identifier la racine des problèmes, en allant au-delà des détails superficiels.
Au cours de la phase Analyser, vous effectuez une analyse statistique et une analyse de processus. Vous pouvez utiliser des techniques telles que les tests d’hypothèses et l’analyse de régression à des fins d’analyse statistique. La carte de processus met en évidence les manques d’efficacité et les axes d’amélioration dans le cadre de l’analyse de processus. De plus, vous pouvez mettre en évidence les activités qui ne créent pas de valeur ajoutée et qui pourraient être supprimées si cela profite au processus global.
Lors de cette phase, vous identifiez également les facteurs critiques que les phases précédentes ont découverts. Les facteurs clés que vous identifiez sont ceux qui ont l’impact le plus fort sur le processus que vous évaluez.
Souvent, vous consacrez également du temps lors de cette phase pour vérifier l’exactitude de vos conclusions.
Améliorer le processus
Lors de la phase Innover/Améliorer, vous déterminez ce sur quoi vous devez agir pour mieux automatiser et réduire les frictions dans le processus que vous évaluez. Au cours de cette phase, vous déterminez et implémentez des solutions. Selon la taille relative des processus que vous améliorez, cette phase peut prendre le plus de temps de toutes les phases DMAIC.
Lors de la phase Innover/Améliorer, vous fixez des objectifs. Les objectifs comprennent l’identification des solutions possibles pour les causes profondes, la réalisation d’une analyse coût-bénéfice, le test des solutions et l’évaluation de l’efficacité des solutions. Cette phase exige de mesurer continuellement les résultats et de les comparer à la base de référence que vous avez déjà établie lors d’une phase précédente.
Au cours de cette phase Innover/Améliorer, vous faites probablement des va-et-vient entre les phases précédentes. Tout au long de cette phase, vous apportez des ajustements et des corrections de cap majeures au processus à mesure que vous apprenez davantage des résultats recueillis et des solutions présentées lors d’autres phases.
Contrôler le processus amélioré pour poursuivre les gains réalisés
La phase Contrôler porte sur l’établissement et l’implémentation d’une stratégie et de pratiques pour assurer un succès continu.
Au cours de la phase Contrôler, les activités peuvent comprendre la création ou mise à jour de la documentation et des instructions, la quantification des économies et la mise en place de mécanismes de surveillance pour une évaluation continue des processus mis à jour. La surveillance du processus permet de garantir qu’il continue de répondre à vos besoins et de conserver les gains établis.
Dans l’idéal, cette phase comprend le transfert au nouveau propriétaire du processus. Les gains réalisés lors des phases précédentes devraient être conservés avec une phase Contrôler réussie.
Exemples de livrables avec le processus DMAIC
Les exemples suivants décrivent les livrables que vous pourriez rencontrer en relation avec les phases du processus DMAIC.
Livrables de la phase Définir
La phase Définir vous permet de vous préparer au succès, d’identifier le processus approprié et de définir des règles métier (effort versus valeur = priorité), le périmètre, l’équipe et les parties prenantes.
La phase Définir comprend les livrables suivants :
Processus sélectionné
Canevas de processus signé
Estimation de l’effort
Équipe allouée
Livrables de la phase Mesurer
Au cours de la phase Mesurer, vous créez le journal des événements, configurez l’environnement, connectez la source de données et déterminez la zone d’indexation, la transformation des données, la traduction métier et la validation.
La phase Mesurer comprend les livrables suivants :
Environnement (PA + PBI)
Connexion de données
Zone d’indexation
Journal des événements validés
Livrables de la phase Analyser
Lors de la phase Analyser, vous générez des insights liés aux règles métier, examinez le modèle de processus, analysez les règles métier par priorité et identifiez les causes profondes (gestion des changements, RCA, conformité, analyse comparative, etc.).
La phase Analyser comprend les livrables suivants :
Atelier BR
Intégration de la foule
Insights
Analyse d’impact
Livrables de la phase Innover/Améliorer
Lors de la phase Innover/Améliorer, vous pouvez créer de la valeur en agissant en fonction des insights liés aux règles métier. De plus, vous pouvez agir sur la base d’insights grâce à des changements basés sur des données (gestion des changements, ateliers et formation), au développement d’applications ou à l’automatisation (déclencheurs d’API, RPA ou intégration).
La phase Innover/Améliorer comprend les livrables suivants :
Ateliers
Formation
Actions
Livrables de la phase Contrôler
Au cours de la phase Contrôler, vous œuvrez à l’amélioration continue du processus. Cette phase vous permet de déterminer si les améliorations implémentées produisent les améliorations souhaitées à grande échelle, afin que vous puissiez ajuster en conséquence.
La phase Contrôler comprend les livrables suivants :
Tableau de bord des tendances de gestion
Résumé de la gestion
Commentaires
La méthodologie DMAIC se présente comme une approche de l’amélioration des processus robuste et basée sur les données, garantissant que vous prenez des décisions basées sur des données de qualité. Il s’agit d’une norme sectorielle qui fournit un cadre structuré pour identifier, analyser et améliorer les processus. La nature itérative du processus DMAIC permet une certaine flexibilité vous permettant de vous adapter aux nouvelles informations au fil de l’avancement des projets. En définissant des objectifs clairs, en mesurant les performances actuelles, en analysant les données pour identifier des variations, en améliorant les processus et en contrôlant le processus amélioré, vous pouvez réaliser des gains significatifs et les conserver au fil du temps.