Canevas d’exploration des processus
Un canevas d’exploration des processus est un cadre permettant aux organisations de mieux comprendre et analyser leurs processus métier. Le canevas d’exploration des processus est un outil structuré que les organisations peuvent utiliser dans les projets d’exploration des processus, en particulier lors des phases de preuve de concept (POC) ou pilotes. Il permet d’organiser et de documenter toutes les informations essentielles, garantissant ainsi un aperçu clair des conditions préalables, des critères de réussite et d’autres éléments critiques. Ce canevas permet de capturer les détails nécessaires, contribuant ainsi à éviter que des informations ne soient négligées. L’image suivante présente un exemple de canevas d’exploration des processus.
Structure du canevas d’exploration des processus
Le canevas est divisé en plusieurs chapitres, chacun servant un objectif spécifique dans le projet d’exploration des processus :
Processus : ce chapitre comporte un nom et une brève description du processus cible. Dans ce chapitre, vous expliquez en quoi consiste le processus, son étendue et son importance pour l’organisation. De plus, vous suivez les activités, dont certaines sont les activités principales du processus. D’autres activités sont influentes, mais indirectes. Dans cette section, vous établissez également le début et la fin du processus.
Objectifs : dans ce chapitre, vous abordez les objectifs immédiats et futurs. Les objectifs immédiats s’appliquent à la cible de la POC. Les futurs objectifs servent davantage à établir des plans et une stratégie à long terme. Définir des critères de réussite permet de maintenir l’équipe sur la bonne voie et de savoir quand elle franchit des étapes importantes. Les critères de réussite comportent probablement au moins certains des éléments suivants :
Objectif principal
Problème à résoudre
Fonctionnalités à tester
Points d’intégration
Points de référence
Résultats opérationnels
Objectifs quantitatifs
Étendue et parties prenantes : clarifier l’étendue permet de définir les limites de la POC. Elle précise les éléments inclus et exclus, ce qui permet d’éviter le débordement de l’étendue et de rester concentré sur les aspects critiques. L’identification des principales parties prenantes telles que les commanditaires, les responsables, les membres de l’équipe et les experts techniques garantit que toutes les parties concernées sont impliquées et informées. Dans ce chapitre, vous clarifiez les rôles et les responsabilités. De plus, vous prévoyez de recueillir les commentaires des parties prenantes pour vous assurer de prendre en compte leur point de vue, améliorant ainsi la pertinence et l’acceptation des résultats de la POC.
Règles métier : définir comment mesurer le processus est crucial pour évaluer les performances. Ce processus comprend la spécification d’indicateurs tels que les délais d’exécution, les exigences de conformité, les contrats de niveau de service (SLA) et d’autres contraintes ou exceptions. Par exemple, s’assurer que l’activité B est toujours suivie de l’activité C et jamais de l’activité D permet de maintenir la conformité et l’efficacité du processus.
Données et outils : dans ce chapitre, vous identifiez et répertoriez les systèmes d’enregistrement et les applications impliquées. La définition d’attributs et de métadonnées en fonction d’objectifs, de critères de réussite, de défis métier et de règles métier permet de guider le processus d’analyse des données. Cette approche comprend également l’identification des éléments de données clés dont vous avez besoin pour une exploration des processus efficace. La planification de la période d’extraction des données garantit que vous capturez suffisamment d’itérations du processus, ce qui implique de prendre en compte la durée moyenne du processus et d’extraire les données pendant une période appropriée (par exemple plusieurs mois) pour couvrir tous les scénarios. L’évaluation du volume de données requis et des licences associées garantit que la POC est correctement prise en charge d’un point de vue technique et budgétaire.
Personnes : l’identification de rôles tels que le responsable, le commanditaire, les analystes d’exploration des processus, les ingénieurs de données et les propriétaires de processus garantit que toutes les personnes impliquées comprennent leurs responsabilités. Cette approche favorise la responsabilisation et l’implémentation harmonieuse du projet.