Choisir le meilleur emplacement pour atteindre le résultat souhaité
Dans le monde des startups moderne, de nombreuses réunions se déroulent désormais dans un environnement virtuel. Toutefois, il existe également des possibilités de rencontrer des mentors en personne, en particulier s'ils font partie de votre communauté immédiate ou d'un programme auquel vous participez. Vous pouvez choisir de vous réunir en personne ou en ligne, mais le choix de l'emplacement de la réunion peut s'avérer déterminant pour atteindre les résultats recherchés. Divers environnements de réunion peuvent dicter à la fois l'engagement en temps et les résultats potentiels d'une réunion de mentorat.
Sélectionner un environnement de réunion qui offre moins de tracas et plus de confort à la personne accompagnée montre à cette dernière que vous êtes capable d'écouter, d'évaluer les commentaires et de vous ajuster en conséquence. Cette démarche peut paraître simple. Cependant, être attentif à ce type de détails est un moyen efficace de mettre en valeur vos points forts en tant que personne accompagnée et d'établir une relation positive avec le mentor. Le plus important est peut-être de créer le meilleur environnement possible pour la réunion, afin de pouvoir atteindre les résultats que vous espérez obtenir en tant que personne accompagnée.
La diversité des emplacements donne lieu à des types de réunions et à des résultats différents.
Vous n'êtes pas sûr de l'emplacement le plus propice à la réunion ? Examinons quelques options possibles, à la fois virtuelles et en personne.
Options de réunion virtuelle
Les options virtuelles consistent généralement en un partage de la voix, de la vidéo ou de l'écran. Ces réunions peuvent être productives en 20 minutes seulement ou servir de plateforme efficace pour des réunions plus longues.
Parfois, un appel uniquement vocal peut être un moyen convaincant d'organiser une réunion de mentorat, car il élimine une grande partie de la complexité. Un appel vidéo qui se bloque ou se fige peut être une source de stress supplémentaire pour vous et de frustration pour le mentor.
Pour de nombreuses personnes, un appel téléphonique est une forme de communication plus familière, confortable et accessible. De plus, le choix d'un appel téléphonique plutôt que d'une vidéoconférence peut permettre une conversation plus ciblée, réduire la probabilité que la réunion soit reportée (« Ma réunion précédente s'est prolongée, je ne suis donc pas au bureau ») et présenter moins de difficultés techniques potentielles.
Dans ce cas, si vous souhaitez enregistrer l'interaction ou partager des éléments visuels (une présentation ou une feuille de calcul, par exemple), choisissez de préférence une plateforme qui permette à la fois l'enregistrement de la voix et de la vidéo. Assurez-vous simplement que vous disposez d'une connexion internet qui vous permettra d'utiliser cette plateforme pendant la durée de l'appel.
Si vous hésitez, choisissez la plateforme qui, selon vous, vous donnera le plus de chances de réussir votre conversation avec votre mentor.
Options de réunion en personne
Pour les réunions en personne, plusieurs options s'offrent à vous. Cependant, il est important de comprendre la dynamique que chaque espace apporte à une réunion de mentorat. Examinons les avantages et inconvénients d'un certain nombre d'options.
Salle de conférence ou paramètre de bureau
L'emplacement idéal pour une réunion de courte durée. Vous et votre mentor pourrez ainsi avoir une discussion productive en 20 minutes seulement. Si vous avez besoin d'un tableau blanc ou d'un écran pour faire votre présentation, cet emplacement peut être le lieu de réunion le plus optimal. Les espaces Office présentent également l'avantage d'être plus discrets, et sont ainsi un emplacement idéal pour discuter de sujets confidentiels à l'abri des oreilles indiscrètes. Le seul inconvénient d'un environnement de bureau plus formel est qu'il peut ne pas être aussi confortable ou décontracté que les participants le souhaiteraient.
Coffee shop
Un café peut servir d'environnement décontracté pour une réunion de mentorat, avec l'avantage en plus qu'il vous donne l'occasion d'acheter une boisson ou une collation pour remercier le mentor du temps qu'il vous a consacré. Il peut donc être l'emplacement idéal pour la première rencontre entre vous et votre mentor. Les réunions dans les cafés durent généralement une trentaine de minutes, surtout s'il s'agit d'un environnement occupé ou bruyant. Si vous devez présenter des diapositives, partager de la documentation ou discuter d'informations confidentielles, un café peut être un environnement peu propice. En revanche, si vous avez l'intention de simplement discuter, un café peut être une excellente option pour une réunion dans un environnement peu stressant.
Déjeuner
Une fois que vous avez établi une relation avec votre mentor, vous pouvez vous sentir à l'aise pour engager des conversations plus longues et plus approfondies sur des sujets liés à la création d'entreprise. Un déjeuner-rencontre peut être l'occasion idéale de rencontrer un mentor pendant une période plus longue dans un cadre décontracté. Gardez à l'esprit que la plupart des déjeuner-rencontres durent une heure, plus le temps de déplacement. Planifiez donc en conséquence et réservez, si possible. Comme un café, un déjeuner-rencontre offre une atmosphère détendue pour une réunion, bien qu'il puisse s'avérer contraignant en termes de partage de documentation ou d'informations confidentielles. Contrairement à un café, un déjeuner-rencontre semble plus formel, créant ainsi une pression et un stress supplémentaires pour les deux parties. De plus, le déjeuner peut être un mode de réunion coûteux. Il est donc préférable d'éviter ce format si vous n'êtes pas en mesure de payer la sortie.
Dîner
Les dîners-rencontres peuvent être un format de réunion de longue durée très efficace pour les parties qui se connaissent bien. Ils peuvent être gênants pour une première rencontre. Gardez à l'esprit qu'un dîner-rencontre durera probablement 90 minutes ou plus. Il est donc important de savoir précisément ce que vous espérez obtenir au cours de la conversation et d'avoir un agenda claire des sujets que vous aimeriez aborder, même si vous ne partagez pas formellement cet agenda avec le mentor. Choisissez également un endroit où il est possible de réserver afin de vous assurer que vous trouverez une place assise dans les meilleurs délais. Comme le déjeuner, le dîner peut représenter un investissement important en termes d'argent et de temps.
Comme il s'agit d'une réunion au cours de laquelle vous risquez d'examiner des informations financières sensibles, il est judicieux d'organiser cette réunion dans une salle de conférence. Cette salle vous offrira l'intimité souhaitée pour être aussi transparent que possible avec votre mentor et vous permettra de partager votre écran ou de présenter des diapositives le cas échéant. Comme solution de secours, prévoyez d'organiser la réunion sur une plateforme virtuelle, si une rencontre en personne n'est pas envisageable.
Les recherches étant terminées, l'agenda établi et l'environnement de la réunion choisi, il est temps de planifier officiellement la rencontre avec votre mentor.