Analyser le processus métier actuel
Si vous créez votre première application avec Power Apps, tenez compte de votre entreprise et du travail que vous et votre équipe effectuez quotidiennement. Ensuite, identifiez un problème métier actuellement résolu à l’aide d’un processus manuel. Ensuite, vous pouvez même demander à Copilot de vous aider à choisir la bonne solution Power Platform, en fonction de votre problème.
Les lacunes, les plaintes ou les manques d’efficacité qui existent au sein de votre environnement de travail actuel constituent les cas d’utilisation potentiels de l’automatisation. Les processus qui nécessitent encore du papier ou des e-mails, ainsi que les processus qui vous obligent à déplacer manuellement des données d’un endroit à un autre (d’un e-mail vers une base de données ou d’une feuille de calcul à une autre), sont susceptibles d’être résolus à l’aide d’une application.
Il est important de savoir comment l’application que vous avez en tête profite à vos collègues et responsables, en particulier lorsque vous demandez une coopération lors de la création ou de l’utilisation des applications. La liste suivante décrit les types de problèmes que la plateforme peut résoudre :
Disponibilité : accéder aux applications à tout moment et en tout lieu.
Mobilité : permettre aux personnes d’utiliser une application en déplacement.
Consolidation : collecter des données de manière plus automatisée pour minimiser la consolidation manuelle.
Formation : permettre aux personnes de rester informées et de suivre leurs résultats en matière de formation et de certifications.
Démocratisation : améliorer la capacité à résoudre soi-même les problèmes au sein du département ou de la section.
Inclusion : réduire les frictions pour les collaborateurs qui utilisent des environnements de travail différents des autres collaborateurs (comme les travailleurs à distance ou les personnes souffrant d’un handicap).
Efficacité : réduire le temps nécessaire pour obtenir le résultat souhaité en réduisant les étapes inutiles.
Productivité : augmenter le débit d’un processus.
Rapidité : accroître la vitesse de collaboration de bout en bout entre les différentes parties prenantes.
Évolutivité : autoriser un débit supérieur.
Analyse : rassembler les informations supplémentaires requises et les stocker de manière à faciliter l’analyse.
États : accélérer la génération d’états plus complets pour la direction.
Sécurité : stocker et utiliser des données de manière plus sécurisée.
Conformité : résoudre les problèmes liés au traitement des informations personnelles et au respect des exigences légales ou comptables.
Durabilité : réduire les déchets (tels que le papier et l’électricité) et la pollution.
Identifier les principaux contributeurs
Évaluez tous ceux qui contribuent à ce processus, y compris les personnes de votre département et d’autres départements qui travaillent ensemble sur ce problème. Familiarisez-vous avec ce qu’ils font dans le contexte du problème métier à résoudre.
Lorsque vous commencez à documenter le processus métier, vous souhaitez vous fier à ces personnes pour vous aider à comprendre chaque étape. Vous apprenez très probablement en chemin et vous devrez peut-être ajouter de nouvelles personnes à votre équipe de projet pour donner leur point de vue.
Dans l’exemple de scénario de ce module, les principaux contributeurs ont déjà été identifiés, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Exemple : coût du processus d’entretien d’équipement actuel
Dans le scénario avec le département entretien du magasin de plongée, vous avez déjà analysé le coût du processus d’entretien d’équipement actuel. Vous avez ainsi découvert ce qui suit :
Il faut environ 15 minutes au personnel de vente pour enregistrer un client de service d’entretien. Chaque représentant commercial capture en moyenne six clients chaque jour pour le service d’entretien d’équipement. Le coût moyen de chaque vendeur est d’environ 26,00 USD par heure.
(4 membres commerciaux x 6 demandes) 24 demandes de service d’entretien par jour soit 156 dollars par jour pour créer ces demandes de service d’entretien manuellement, soit 1 092 \$ par semaine.
52 semaines x 1 092 \$ = 56 784 \$ par an
Tom et Steve du département entretien passent en moyenne une heure à entretenir chaque équipement. En raison de la nature manuelle de la prise de commandes de service d’entretien, ils ne peuvent exécuter que six commandes de service d’entretien par jour, alors qu’ils travaillent neuf heures par jour.
Comme l’équipe d’entretien ne peut exécuter que 12 commandes de service d’entretien par jour, mais qu’elle en reçoit 24 en moyenne, elle est en retard dans les commandes. Par conséquent, les clients sont partis voir ailleurs ou l’équipe a dû sous-traiter certaines commandes de service d’entretien à des magasins de plongée concurrents de la région.
Le chiffre d’affaires moyen pour chaque transaction de service d’entretien est de 125 \$ ; le chiffre d’affaires potentiel quotidien du service d’entretien de la boutique de plongée est donc de 3 000 \$.
Le coût moyen de Tom et Steve est de 30 \$ par heure, ce qui équivaut à 540 \$ par journée de travail.
Le magasin de plongée dépense en moyenne 74 $ par jour en pièces pour l’entretien des équipements.
Le coût total du service d’entretien pour la boutique est de 770 $ par jour.
Si le magasin ne traite que 12 commandes de service d’entretien par jour, le chiffre d’affaires de la journée est de 1 500 \$, soit 546 000 \$ par an moins 280 280 \$ pour le coût des pièces et de la main-d’œuvre. Ce calcul met en évidence un bénéfice de 265 720 \$ pour la boutique.
Imaginez maintenant que vous déployez une application à partir de Power Apps qui réduit le coût de saisie des commandes dans le système tout en donnant aux membres de l’équipe d’entretien davantage de temps pour exécuter plus de commandes. Si vous réduisez de moitié les coûts de prise de commande (en prenant 7,5 minutes pour capturer le nécessaire et recueillir des images et une signature client, le tout à partir d’un seul appareil), la même solution fournit un système centralisé et rationalisé que Tom et Steve peuvent suivre pour augmenter le nombre de commandes qu’ils peuvent exécuter quotidiennement à huit chacun.
Ces chiffres ressembleraient à l’exemple d’estimation suivant :
Nouveau coût : (78 \$ pour la saisie de données, 770 \$ pour l’équipe d’entretien, 98 \$ pour les pièces de rechange) 344 344 \$ annuellement, mais le chiffre d’affaires s’élève à 728 000 \$ pour un bénéfice de 383 656 \$.
383 656 \$ - 265 720 \$ = 117 936 \$ par an est le coût potentiel de l’inaction
Comment Copilot peut-il vous aider ?
Si vous prenez les découvertes du scénario ci-dessus et utilisez la fonction Demander à Copilot dans Bing AI ou Copilot dans Windows, vous pouvez bénéficier d’une recommandation rapide pour une solution Power Platform. Copilot a été conçu pour vous aider à démarrer rapidement la résolution de vos problèmes.
Vous pouvez essayer Copilot avec notre exemple ci-dessus en demandant quelque chose du genre :
« J’essaie de créer une solution Microsoft Power Platform pour automatiser les processus du département entretien de mon magasin de plongée. J’ai déjà analysé le coût du processus d’entretien d’équipement actuel. Par conséquent, j’ai découvert que : [et collez les puces de notre exemple ci-dessus]. Comment Power Platform peut-elle m’aider à résoudre ce problème ? »
En quelques secondes, Copilot vous donne quelques recommandations sur la façon dont Power Platform vous permet d’automatiser vos demandes d’entretien, gérer vos commandes d’entretien, suivre le chiffre d’affaires et les prévisions, gérer les pièces et les achats, analyser la rentabilité et même évaluer la satisfaction et la rétention client.
Même si vous êtes expérimenté dans l’utilisation de Power Platform, l’utilisation de Copilot peut rapidement vous aider à trouver une solution à votre problème.
Contenu recommandé
Pour en savoir plus, consultez les ressources suivantes :
Définition de la valeur commerciale de la résolution du problème