Présentation

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Cette unité présente l’automatisation robotisée des processus (RPA) et les cas d’utilisation des flux Microsoft Power Automate pour le bureau.

Pour de nombreuses applications héritées, le seul moyen d’accéder à leurs données ou fonctionnalités est leur interface utilisateur. Les solutions RPA fonctionnent en générant une liste d’actions, en capturant les étapes qu’un utilisateur effectue dans l’interface utilisateur d’une application. La solution RPA effectue ensuite l’automatisation en répétant les étapes dans l’IU de l’application et en simulant les actions de l’utilisateur dans le logiciel. La RPA permet l’automatisation des applications dépourvues d’API qui peuvent être utilisées pour ce type de tâche d’automatisation.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) suscite beaucoup d’intérêt et d’attention. En automatisant des tâches simples, les solutions RPA permettent de réduire les coûts et le nombre d’erreurs.

Problèmes d’automatisation héritée

L’analyse du travail effectué par les utilisateurs a abouti aux observations statistiques suivantes :

  • 60 % de toutes les professions présentent au moins 30 % d’activités automatisables.
  • Près de 50 % des activités professionnelles à travers le monde peuvent être automatisées à l’aide des technologies actuelles.
  • Les délais de collecte et de traitement des données peuvent être réduits de 64 % grâce à l’automatisation.

Les meilleures organisations sont dirigées par des personnes stratégiques et créatives, mais qui sont souvent contraintes de consacrer près de la moitié de leur temps à des tâches répétitives qui pourraient être automatisées avec les technologies actuelles.

Un obstacle majeur à l’automatisation des systèmes et des flux de travail peut être que les applications héritées et d’autres applications externes n’ont pas d’accès aux données d’API modernes qui permettent à des outils tels que Microsoft Power Automate de les ajouter à leurs flux de cloud.

Il n’est pas toujours possible de remplacer les applications héritées en raison des difficultés ou des coûts lié(e)s à leur remplacement. En outre, de nombreuses applications héritées sont locales et il peut s’avérer difficile de les lier aux applications locales et de les combiner avec des services cloud au sein d’un processus d’automatisation de bout en bout.

De nombreuses solutions RPA ont été développées pour résoudre ce problème. Les flux Power Automate pour le bureau sont la réponse à ce problème.

Automatisation avec Power Automate

De nombreuses solutions SaaS (software as a service) sont accessibles grâce à des API REST modernes auxquelles des outils d’automatisation tels que Power Automate peuvent se connecter et qu’ils peuvent orchestrer à des fins d’intégration et d’automatisation des tâches.

Grâce à Power Automate, un architecte de solution peut créer des solutions innovantes. En cas de connecteur indisponible, vous pouvez créer un connecteur personnalisé si le service dispose d’une API REST moderne. En cas d’API indisponible, des flux Power Automate pour le bureau sont disponibles.

L’approche de Microsoft en matière d’automatisation est la suivante :

  • Gagner en productivité : réduisez le nombre de tâches répétitives, manuelles et chronophages et permettez à vos équipes de consacrer davantage de leur temps aux travaux stratégiques.
  • Automatiser à grande échelle : permettez à tous les membres de votre organisation (des utilisateurs aux développeurs professionnels, en passant par les ressources informatiques) d’automatiser les flux de travail à l’aide de connecteurs pour leurs applications et services locaux et cloud préférés.
  • Appliquer une automatisation intelligente : rationalisez vos méthodes de travail en combinant la puissance de l’IA avec des flux de travail et des processus d’entreprise automatisés.
  • Intégrer l’automatisation de manière plus sécurisée : permettez aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés conformes aux stratégies établies, et à vos ressources informatiques qualifiées de se concentrer sur des travaux stratégiques plus complexes.

L’organigramme suivant vous permet de déterminer comment créer votre automatisation :

Organigramme facilitant la prise de décisions pour votre conception.

Cas d’utilisation pour les flux Power Automate pour le bureau

Les flux Power Automate pour le bureau automatisent les tâches répétitives et vous pouvez utiliser des flux Power Automate pour le bureau dans plusieurs scénarios. Voici certains cas d’utilisation des flux de bureau :

  • Traitement des factures : le traitement des factures comprend de nombreuses tâches répétitives qui, si elles sont mal exécutées, peuvent entraîner des retards ou erreurs de paiement. Par exemple, les factures doivent être comparées aux commandes fournisseur correspondantes. Les flux de bureau peuvent traiter les factures et effectuer automatiquement les contrôles de validation requis.
  • Recrutement : les flux de bureau peuvent rassembler et regrouper les candidatures provenant de plusieurs portails de recrutement au sein d’une seule liste de candidats.
  • Processus d’intégration de nouveaux utilisateurs : les nouveaux membres d’une organisation doivent être configurés sur de nombreux systèmes. Bien que vous puissiez utiliser des outils tels que Microsoft PowerShell pour effectuer une configuration, certaines applications n’offrent aucune fonctionnalité d’automatisation. Les flux de bureau permettent d’ajouter des utilisateurs et de configurer leurs paramètres automatiquement au moyen des interfaces utilisateur des applications.

Rôle de l’architecte de solutions

Grâce aux flux de cloud et de bureau Power Automate, un architecte de solution peut concevoir des processus de bout en bout qui englobent les services cloud modernes, les postes de travail hérités et les applications web.

Les architectes de solutions doivent rechercher les opportunités d’automatisation. Les bonnes opportunités présentent les caractéristiques suivantes :

  • Processus standard : déterminez si le processus est bien compris et cohérent dans son implémentation.
  • Fréquence élevée : évaluez si un processus est exécuté fréquemment et si y consacrer des cycles de création offrirait un bon ROI.
  • Processus prévisibles : vérifiez si les résultats sont prévisibles ou peuvent nécessiter que des êtres humains prennent des décisions.
  • Sujet à l’erreur humaine : il peut exister un risque qu’un être humain introduise des erreurs à la suite de l’exécution manuelle du processus. Dans cette situation, l’architecte de solution doit évaluer si les utilisateurs peuvent facilement effectuer de nombreuses étapes dans le désordre.
  • Risque élevé de défaillance et d’impact : déterminez si un risque et/ou impact élevé(s) d’une défaillance pourrai(en)t être atténué(s) par l’automatisation.

Les flux de bureau ont de nombreuses utilisations. Envisagez tout scénario de traitement de formulaires, d’extraction de données à partir de systèmes ou de traitement de réclamations où les données doivent être vérifiées pour l’automatisation avec les flux de bureau. Si vous disposez d’un traitement basé sur des règles, les flux de bureau sont des candidats viables pour automatiser ces processus.

Power Automate pour le bureau offre de nombreuses possibilités qui n’auraient pas existé ou qui auraient été difficiles et coûteuses à exploiter.

Les flux de bureau peuvent également être utilisés dans les cas où une API est disponible, mais qu’elle ne présente pas toutes les opérations disponibles dans l’IU de l’application. Dans de telles circonstances, Power Automate pour le bureau peut constituer la réponse.

Lors de la conception, l’architecte de solution doit séparer les flux en automatisations plus petites, afin d’éviter qu’une seule automatisation couvre l’ensemble du processus. Voici les raisons motivant la création de plusieurs flux plus petits :

  • Plusieurs personnes peuvent travailler sur l’automatisation.
  • Les petits flux avec des étapes communes peuvent être réutilisables.
  • La gestion des erreurs n’a pas besoin d’être aussi sophistiquée.
  • La maintenance est simplifiée.
  • L’automatisation est plus facile à gérer en cas d’échec d’une étape.