Comment générer du contenu à l’aide de Syntex
Syntex peut vous faire gagner du temps et des ressources non seulement lorsque vous essayez de comprendre et de traiter des documents existants, mais également lorsque vous générez de nouveaux documents. Syntex effectue cette dernière opération à l’aide de l’assembly de contenu. L’assembly de contenu vous permet de créer des documents à grande échelle avec un modèle créé précédemment.
Avec l’assembly de contenu, vous pouvez :
- Normaliser la structure de contenu pour le même type de documents
- Réduire les erreurs humaines
- Générer des documents à grande échelle
Vous pouvez configurer des modèles modernes avec des champs vides. Vous serez en mesure de remplir ces champs vides avec des informations similaires pour générer de nouveaux documents métier, manuellement ou automatiquement. Avant de commencer :
- Préparez les documents à partir lesquels vous souhaitez générer le modèle. Ces documents peuvent être des documents existants tels que des contrats, des formulaires ou des contrats de service.
- Vous devez être un utilisateur Syntex sous licence.
- Vous devez avoir l’autorisation de gérer les listes SharePoint.
- Vérifiez que le suivi des modifications ou des commentaires n’est pas activé pour les documents Word.
- Supprimer les contrôles de contenu des documents Word ; les images, les tableaux et les autres objets ne doivent pas être encapsulés de texte.
- Vérifiez les exigences et limitations de l’assembly de contenu , car nous les mettons à jour régulièrement, à mesure que la fonctionnalité évolue.
Pour commencer, vous devez d’abord charger un document afin de créer un modèle moderne. Vous pouvez ensuite modifier le modèle moderne. Vous pourrez ensuite créer un document à partir du modèle, soit en tapant manuellement des informations, soit en utilisant Power Automate pour importer des informations (en préversion et généralement disponible en 2023).
Contoso Electronics automatise la génération de nouveaux documents avec l’assembly de contenu et Power Automate
Voyons comment Contoso Electronics automatise la génération de nouveaux documents en combinant l’assembly de contenu et Power Automate (en préversion et disponible généralement en 2023).
Dans Contoso Electronics, une fois que l’équipe a approuvé une proposition de projet, le responsable des contrats crée une série de documents connexes et les envoie aux parties prenantes du projet. Les documents incluent le contrat, le contrat de service et le formulaire de paiement. Ces documents ont beaucoup d’informations en commun, telles que le nom de l’entreprise, la valeur du contrat, la région et le contact au sein de l’entreprise. Dans le passé, le gestionnaire de contrat devait créer manuellement tous ces documents liés au projet et placer les informations.
Avec l’assembly de contenu, le gestionnaire de contrats crée des modèles modernes pour chacun des documents de projet associés, basés sur des documents existants. Ces modèles peuvent être utilisés pour les nouveaux contrats, les contrats de service et les formulaires de paiement. Une fois ces modèles créés, le gestionnaire de contrats configure les workflows Power Automate avec les modèles. Par exemple, l’approbation d’une nouvelle proposition de projet déclenche le modèle de traitement de document pour extraire les informations clés de la proposition. Ensuite, un deuxième flux Power Automate est déclenché pour entrer les attributs extraits dans les modèles de documentation de projet associés.
Ces modèles réduisent le temps et le coût de création de documents de projet. Ils permettent également de normaliser la structure et les formats des documents. En outre, la réutilisation des données évite les erreurs ou les fautes de frappe et reflète avec précision toutes les modifications apportées à la proposition initiale.
Dans ce module, jusqu’à présent, vous avez appris à utiliser Syntex pour le traitement des documents, la découverte des connaissances, l’automatisation des flux de travail et la génération de contenu. À l’avenir, pensez aux membres de l’équipe qui seront impliqués dans l’adoption de Syntex. Il est important de créer une stratégie post-implémentation pour évaluer l’efficacité de votre implémentation. L’unité suivante couvre les rôles et responsabilités courants de l’équipe d’implémentation syntex, ainsi que l’utilisation de l’analytique de l’utilisation des modèles pour évaluer la réussite de votre modèle de traitement de document.