Définir une colonne Choix
Les colonnes Choix fournissent une liste exacte de valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Les colonnes Choix permettent de rationaliser la création d’enregistrements et de normaliser la saisie de données, et elles conviennent mieux à un petit ensemble de termes courts standard qu’à une longue liste d’entrées complexes. Vous ne devez pas utiliser de choix lorsque la colonne comporte généralement des entrées uniques qui ne sont pas facilement standardisées.
Par exemple, envisagez l’utilisation de choix sur une page de suivi des ventes. Un choix est bien adapté pour capturer la phase d’un prospect si vous disposez d’une courte liste de phases de vente possibles. D’un autre côté, un choix n’est pas une bonne option lorsque vous saisissez un nom de rue, car, probablement, il pourrait y avoir des centaines ou des milliers de noms de rue dans la quasi-totalité des villes.
Conseil
Veillez à surveiller la qualité des données lorsque vous utilisez un choix. Une bonne pratique consiste à vérifier les données que vous recueillez avec un choix pour vous assurer que les utilisateurs n’utilisent pas de manière disproportionnée la valeur par défaut au lieu de sélectionner l’option appropriée dans le choix. Vous trouverez peut-être que les utilisateurs acceptent la valeur par défaut afin d’entrer des données sur la page sans trop y penser. Déterminez les incitations offertes aux utilisateurs pour saisir des données de qualité supérieure plutôt que la première entrée ou la valeur par défaut dans un choix, et évitez les termes comme « autres », car de telles options ne fournissent pas de données significatives.
Lorsqu’il est utilisé correctement et est étroitement géré, un choix permet de garantir une saisie cohérente des données et améliore la qualité et l’utilité des données que vous recueillez. Une colonne Choix permet de créer des états significatifs et d’identifier les tendances et les groupements de données. Enfin, vous pouvez définir les colonnes de type choix comme des champs commerciaux obligatoires lors de leur création ou de leur modification.