Informations sur les différences lorsque vous rapprochez le Registre général de la gestion des comptes à payer ou de la gestion des comptes clients

Cet article explique pourquoi le solde du compte comptes payables ou le solde du compte comptes clients dans le Registre général diffère du montant total dû au rapport historique de solde d’évaluation ancien de Microsoft Dynamics GP. Il existe des questions fréquemment posées à la fin de cet article.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 866570

La routine Rapprochement avec GL était nouvelle pour Microsoft Dynamics GP 10.0 (SP2). Cette routine génère une feuille de calcul Microsoft Office Excel. Vous pouvez utiliser cette feuille de calcul pour faire correspondre les transactions dans la gestion des paiements ou des comptes clients qui ont été publiées dans le Registre général. Ce processus ne génère pas de transactions de correction. Toutefois, ce processus peut vous aider à déterminer les différences de transaction répertoriées dans cette section. Pour ouvrir la fenêtre Rapprochement avec GL , pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Routines, pointez sur Finances, puis sélectionnez Rapprocher vers GL.

Voici une liste continue des problèmes que nous avons identifiés qui pourraient causer des différences :

• Tous les lots GL ne sont pas publiés. (Le rapprochement avec la feuille de calcul GL ne signale que les entrées publiées.)

• Le rapport de balance de vérification historique vieilli est imprimé avec des restrictions. Imprimez à nouveau le rapport Historique de l’ancien équilibre d’évaluation avec une restriction de date uniquement.

• Tous les comptes à payer ou tous les comptes clients ne sont pas consultés dans le Registre général. Assurez-vous d’afficher tous les comptes à payer ou tous les comptes clients dans le Registre général.

• Les lots de la gestion des comptes à payer ou de la gestion des comptes clients ont été publiés dans le Registre général. Le lot du Registre général a été modifié ou modifié avant sa publication.

• Les ajustements apportés au compte du compte à payer ou au compte des comptes débiteurs peuvent avoir été entrés directement dans le Registre général. Ces transactions mettent à jour le compte dans le Registre général. Toutefois, ces transactions ne mettent pas à jour le rapport historique de solde d’évaluation ancien.

• La plage de dates du rapport détaillé sur le solde d’évaluation détaillé dans le Registre général ne correspond pas à la plage de dates du rapport historique sur le solde d’évaluation ancien dans la gestion des comptes payables ou dans la gestion des créances. Lorsque vous imprimez le rapport Bilan âgé historique, cochez la case Date de publication du grand livre dans la zone Sélectionner les transactions pour le rapport en utilisant.

• Les transactions ont été publiées dans la gestion des paiements ou dans la gestion des créances. Toutefois, ces transactions n’ont pas été publiées dans le Registre général s’il s’agissait de soldes de début. Si la case à cocher Post To General Ledger n’est pas cochée dans la fenêtre Installation de publication pour la série d’achats ou pour la série de ventes, les transactions sont postées dans la Gestion des dettes ou dans la Gestion des créances. Toutefois, ces transactions ne seront pas publiées dans le Registre général.

• La case à cocher Suivre les remises disponibles dans GL est cochée dans la fenêtre Configuration de la gestion payables ou dans la fenêtre Configuration de la gestion des clients. Ensuite, le montant net de la facture sera publié dans le Registre général. En outre, le montant restant est affecté à un compte de remises disponibles. Seul le montant net apparaîtra dans le rapport de la Balance d'essai détaillée dans le Registre général. Toutefois, la facture affiche le total brut de la facture sur la balance âgée historique en gestion des comptes fournisseurs ou des comptes clients.

• Les documents ont été annulés dans une période différente de celle qu’ils ont été publiés à l’origine. Le rapport détaillé sur le solde d’évaluation dans le Registre général peut ne pas correspondre au rapport historique de solde d’évaluation ancien. Par exemple, supposons qu’une facture a été entrée le 1/1/2007. Cette facture a été annulée le 1er/1/2007. Un rapport détaillé sur le solde d’évaluation détaillé du registre général est imprimé pour le 1er/1/2007 - 2/28/2007. La transaction annulée s’affiche sur le rapport. Si un solde d’essai ancien historique est imprimé à l’aide de la même plage de dates, le document annulé n’est pas imprimé sur le rapport, car il a été annulé.

• Si vous souhaitez équilibrer le solde du compte à payer ou le solde du compte des comptes débiteurs dans le registre général à l’ancien rapport historique de solde d’évaluation pour une certaine période, les soldes du rapport historique de solde d’évaluation d’âge ancien doivent être rapprochés de la modification nette du solde d’évaluation détaillé dans le Registre général pour la même période.

• Si vous souhaitez équilibrer le solde du compte des comptes payables ou le solde du compte des comptes receivables dans le Grand livre au rapport historique de balance âgée pour un jour qui ne se trouve pas dans une période définie, déterminez si la gestion des comptes payables ou la gestion des comptes clients a déjà été équilibrée. Si la gestion des dettes ou la gestion des créances n’a jamais été réconciliée, les soldes de début peuvent être incorrects. Dans ce cas, équilibrez d’abord la période la plus actuelle, puis rapprochez les mois précédents dans l’ordre inverse.

• Si des interruptions de publication se sont produites, il se peut que les lots n’aient pas été publiés correctement dans le Registre général, dans la gestion des comptes ou dans la gestion des comptes clients.

• Lorsque vous imprimez le rapport de balance âgée historique, vous n'avez pas coché les cases suivantes dans la zone Exclure.

• Cochez ces cases à cocher, puis imprimez le rapport de la balance âgée historique.

  Note

  Si vous souhaitez faire correspondre le rapport détaillé de balance du grand livre général et le rapport historique de balance âgée par documents spécifiques, désactivez la case à cocher Documents entièrement payés.

  • Documents de crédit non publiés
  • Solde zéro
  • Activité

• Si vous utilisez la gestion multidevise lors de la réévaluation, vous avez sélectionné de publier sur le compte d’achat/de compte de contrepartie des ventes.

• Les montants des cartes de crédit saisis dans la fenêtre de saisie des transactions à payer pour une facture. Cela peut entraîner un déséquilibre sur la réconciliation entre la gestion des comptes payables et le Registre général, car seule la modification nette sera postée dans le module Registre général. (Autrement dit, il apparaît comme si des transactions GL sont manquantes, mais les montants du côté GL sont nettes dans une entrée GL, tandis que le côté PM peut afficher trois enregistrements. Mais ils doivent toujours correspondre dans les versions ultérieures et passer à la section Transactions correspondantes correctement.)

• S’il y a eu des interruptions/problèmes avec un lot Payables ou Clients et que les transactions ont été trouvées dans les tables Work et Open en même temps, la suppression du lot RM ou PM dans Microsoft Dynamics GP provoque des problèmes. Dans ce cas, l'utilisateur voit généralement les enregistrements dans les deux tables et décide qu'il n'a pas besoin du lot de travail, alors il le supprime simplement dans Microsoft Dynamics GP. Étant donné que les tables Work et Open partagent une table de distribution, la suppression du lot dans Microsoft Dynamics GP supprime également les enregistrements de distribution avec celui-ci. Le résultat final est que l’enregistrement d’en-tête de transaction existe, mais qu’il n’existe aucune distribution correspondante côté RM ou PM, mais que GL a été mis à jour correctement. Ce problème sera pris en compte dans la prochaine version de Microsoft Dynamics GP.

• Les distributions peuvent apparaître dans la section Potentiellement mise en correspondance avec des montants différents s’il y avait des remises. Pour correspondre, les comptes GL de remise doivent avoir été extraits avec le compte PM/RM avant d’exécuter le processus De rapprochement avec GL. Fermez la feuille de calcul et réexécutez-la avec les comptes GL de remise répertoriés.

• Les distributions peuvent être manquantes côté PM/RM si le type (CASH, PAY, PURCH) a été modifié. Dans la feuille de calcul de rapprochement, le compte est utilisé uniquement pour le côté GL. Le compte n’est pas utilisé côté PM/RM. Les opérations du côté PM/RM utilisent le type PAY ou REC quel que soit le compte utilisé, c’est pourquoi vous devez veiller à lister tous vos comptes AP ou AR sur la fenêtre de rapprochement. Et changer simplement le type de distribution dans la table SQL ne fait pas apparaître automatiquement la distribution si vous régénérez la feuille de calcul. (Il s’agissait d’un problème dans les versions antérieures pour les paiements de carte de crédit à l’aide du type CASH et en appuyant sur le compte AP, mais ces enregistrements s’affichent dans GP 2016 de sorte qu’il ne semble plus être un problème.)

• Vérifiez la date d’application et la date de publication dans le grand livre (GL) dans la table d’application pour les transactions en multidevise par rapport à la date réelle à laquelle elles ont été enregistrées dans le grand livre (GL). Par exemple, le 22 janvier, une note de crédit datée du 31 décembre a été appliquée à une facture datée du 5 décembre, et la date d'application et la date de publication au grand livre ont été laissées comme le 22 janvier. Toutefois, au moment de la publication du lot GL, l’utilisateur a changé la date pour le 31 décembre. Dans ce cas, la feuille de calcul de rapprochement avec le registre général pour le mois de décembre répertorie le montant de gain/perte réalisé de chaque côté et ils semblent bien être rapprochés. Toutefois, le rapport HATB ne reconnaît pas encore le montant du gain/perte réalisé et présentera un écart de ce montant par rapport au Grand Livre, car il n’a pas été appliqué ou publié jusqu’en janvier selon l'enregistrement d'application.  

Questions fréquentes

Q1 : Le rapprochement avec la feuille de calcul du Grand Livre est-il une véritable réconciliation pour les comptes fournisseurs/comptes clients au Grand Livre ?

A1 : La fonctionnalité de rapprochement avec GL est un outil de résolution des problèmes qui permet aux utilisateurs d’identifier les distributions non compatibles entre RM/PM et GL. Il n’était pas nécessairement destiné à s’attacher au HATB et ce n’était pas l’objectif prévu, même si nous savons que les clients le font. Les soldes de la feuille de calcul Rapprochement avec GL sont les meilleures estimations à l’aide d’un ajout/soustraction simple sur les distributions de la table. Alors que les soldes sur le HATB prennent en considération presque toutes les tables et sont beaucoup plus complexes et précis, et donc les soldes souvent ne correspondent pas.

La véritable réconciliation doit être entre le solde d’évaluation ancien de RM ou PM (HATB) et les rapports sur le solde d’essai GL. Si ces correspondances, vous n’avez pas nécessairement besoin d’exécuter l’outil Rapprochement avec GL pour ce mois-ci. Les tables GL sont constituées de débits et de crédits, et les tables extraites par HATB sont les tables d'en-têtes de transaction et les tables d'enregistrement appliquées. Les clients ont donc demandé un moyen de rapprocher les distributions de GL aux tables de distribution dans RM ou PM pour vous aider à trouver des différences à ce niveau. C’est la raison pour laquelle la routine Rapprochement avec GL a été créée. Il s’agissait d’un outil de résolution des problèmes pour comparer les distributions aux distributions entre les modules afin d’identifier les distributions manquantes, ce qui peut vous amener à revenir à une transaction manquante à partir du HATB. Utilisez donc l’outil Rapprochement vers GL comme aide uniquement pour vous aider à rapprocher le HATB à GL Trial Balance. Si l’équilibre HATB et GL TB est atteint, il n’est pas vraiment nécessaire d’exécuter l’outil Rapprochement avec GL pour ce mois-ci.

Q2 : Les totaux de la feuille de calcul Rapprochement avec GL doivent-ils correspondre aux totaux sur le HATB ?

A2 : Non. Les totaux affichés dans la feuille de calcul de Rapprochement au GL sont simplement une addition ou une soustraction des enregistrements de distribution de cette table et ne prennent pas en compte d'autres tables. Alors que le HATB examine des tables entièrement différentes pour calculer un solde en utilisant les tables de transactions et d'enregistrements, ce qui constitue un calcul beaucoup plus complexe. En raison des différentes méthodes de calcul/tables utilisées pour obtenir les soldes, la feuille de calcul Rapprochement avec le grand livre n'est pas censée être directement liée aux balances vieillissantes sur les rapports HATB, ce qui rendrait leur rapprochement difficile. Il n’est pas nécessaire de lier les soldes sur la feuille de calcul GL au rapport HATB.

Nous vous suggérons d'ignorer les totaux sur la feuille de calcul de rapprochement avec le GL et d'utiliser simplement les sections « Non correspondantes » et « Potentiellement correspondantes » pour vous aider à identifier des différences à explorer afin de déterminer si elles peuvent également expliquer une différence entre le GL TB et le HATB. La réconciliation avec la feuille de calcul GL n’est pas une véritable réconciliation et était destinée à vous aider à identifier les différences de distribution en vue de les examiner pour voir si cela représente également une différence au niveau de la transaction. En fait, si le HATB correspond au GL TB, il n’y aurait vraiment pas besoin d’exécuter la réconciliation avec l’utilitaire GL pour ce mois-ci, car il n’y a aucune différence à identifier.

Si vous souhaitez toujours faire correspondre le solde sur la feuille de calcul du grand livre au solde sur le HATB, cela n'est pas pris en charge dans un cas de support standard. Les raisons que nous avons identifiées sont répertoriées en haut de cette Base de connaissances et il pourrait y avoir plus de raisons non encore identifiées. Toutefois, étant donné que ce rapprochement n’est pas nécessaire entre le simple solde total répertorié sur la feuille de calcul GL et le solde calculé plus complexe sur le rapport HATB, et non l’objectif prévu de cet utilitaire de rapprochement, il serait considéré comme une dépense de conseil pour explorer vos données pour vous aider à les rapprocher les uns des autres.

Q3 : Que dois-je faire si les distributions sont manquantes côté GL ?

A3 : Si vous trouvez des distributions du côté RM ou PM qui ne figurent pas du côté GL, examinez le côté GL pour identifier les écarts de synchronisation. Assurez-vous que tous les lots de comptabilité générale (GL) sont publiés. S’ils sont vraiment manquants côté GL, vous devez clér une entrée de journal d’ajustement directement dans GL pour que l’entrée crée les distributions GL.

Q4 : Que dois-je faire si les distributions sont manquantes côté RM ou PM ?

A4 : Si la distribution GL est répertoriée, mais qu'elle est absente du côté RM ou PM, commencez par examiner les écarts de timing. Recherchez également si la transaction elle-même est répertoriée dans le rapport HATB et est déjà prise en compte. Il est possible que la transaction existe, mais les distributions sont juste manquantes. La question devient donc comment obtenir les distributions dans RM ou PM si la transaction existe ? Tout d'abord, gardez à l'esprit que les tables de distribution dans RM ou PM ne sont pas utilisées à d'autres fins ou rapports dans Microsoft Dynamics GP, à l'exception de cette feuille de calcul de rapprochement. Alors est-il vraiment nécessaire de les ramener à RM ou PM ? Évaluez s’il vaut la peine de remplir une table qui n’est pas utilisée ailleurs.

Toutefois, si vous choisissez de corriger la table de distribution PM, vous devrez annuler le document, afin que les enregistrements appliqués soient redevenus ouverts. Utilisez ensuite l’utilitaire Supprimer l’historique des transactions pour supprimer le document annulé. Veillez à définir la publication pour poster à GL et à ne pas publier par GL. Supprimez le lot GL créé par le void. Recréez ensuite le document dans Payables, afin que les transactions et les distributions soient recréées. Assurez-vous d'annuler le lot GL à cette fin. Ensuite, réappliquez le nouveau document aux documents actuellement ouverts et ils retourneront à l'historique.

Pour le corriger dans la table de distribution RM, vous devrez supprimer les deux côtés de la facture et du paiement, les ressaisir tous les deux, puis supprimer le lot dans le grand livre.

Q5 : Les transactions de la section Potentiellement correspondantes semblent correspondre. Pourquoi ne sont-ils pas dans la section des correspondances ?

A5 : Plusieurs champs sont mis en correspondance pour chaque enregistrement de distribution. Tous les champs doivent correspondre pour le déplacer vers la section Correspondance. Si certains champs ne correspondent pas tous, il le place dans la section potentiellement mise en correspondance. Par exemple, voici les champs qui sont mis en correspondance pour PM à GL :

Gestion des fournisseurs -- GL
Numéro de bon d'achat -- Numéro de contrôle d’origine
Source TRX -- Source TRX d’origine
Date de publication -- Date de transaction
Montant du compte -- Montant du débit ou montant du crédit

Q6 : Si je clé les distributions manquantes dans GL ou RM/PM et réexécutez-vous la feuille de calcul Réconcilier vers la feuille de calcul GL, les éléments sans correspondance ou potentiellement correspondants sont-ils déplacés vers la section Correspondance ?

A6 : Non. Si les transactions sont clés séparément, les numéros de bons et les codes sources Trx sont différents. Au mieux, la date de comptabilisation et les montants peuvent correspondre, ce qui peut les placer dans la section Correspondance potentielle de la feuille de calcul.

Q7 : Pourquoi le solde de fin d’une feuille de calcul mensuelle ou trimestrielle ne correspond-il pas au solde de début sur la feuille de calcul mensuelle ou trimestrielle suivante ?

A7 : Si le solde de fin d’une période ne correspond pas au solde de début de la période suivante, il est souvent dû aux enregistrements de distribution orphelins qui n’ont pas d’enregistrement d’en-tête associé dans la table de sous-registre. Le solde de fin est calculé par Excel directement dans la feuille de calcul. Il suffit d’équilibrer le début de cette période en haut de la feuille de calcul et ajoute/soustrait les enregistrements de distribution qui apparaissent sur la feuille de calcul pour arriver au solde de fin. En revanche, au cours de la prochaine période, le solde de début est calculé en effectuant un simple calcul de débit/crédit des enregistrements de distribution dans la table SQL, et la procédure stockée réalise une jointure avec la table d'en-tête, de sorte qu'elle n'inclut pas les distributions dont un enregistrement d'en-tête est manquant. Le résultat final peut être que certaines distributions ont été calculées dans le solde de fin de la feuille de calcul précédente et omises à partir du solde de début de la période suivante.

Q8 : Les distributions côté RM/PM existent, mais n'apparaissent pas dans la feuille de calcul.

A8 : Passez en revue ces conseils de dépannage :

• Examinez la plage de dates utilisée dans la feuille de calcul Rapprochement.
• Vérifiez que les distributions existent dans les tables PM10100 ou PM30600 pour PM. (ou pour RM : rechercher le RM10101 ou RM30301) Examinez les dates de ces distributions pour vous assurer qu’elles se trouvent dans la plage que vous avez entrée pour la feuille de calcul. Il est important de les localiser dans les tables de distribution RM ou PM et de ne pas s’appuyer uniquement sur les journaux de publication réimprimés par exemple.
• Si vous trouvez les distributions dans les tables RM ou PM, examinez ces distributions sur le document via l'interface utilisateur. Dispose-t-il d’un type de distribution PAY ou REC ou AVAIL ? Il s’agit des seuls types qui seront extraits sur la feuille de calcul de rapprochement côté RM ou PM dans les versions antérieures. (Mise à jour : les paiements par carte de crédit peuvent produire une distribution vers le compte AP avec un type CASH, qui est bien présent dans la table, mais le rapprochement avec la feuille de calcul GL n’a pas affiché cette distribution sur le côté gauche. Il s'agit donc uniquement d'un problème d'affichage de la feuille de calcul et non d'un problème de données. Toutefois, cela ne semble pas être un problème dans Microsoft Dynamics GP 2016, car le type CASH est maintenant correctement affiché sur la feuille de calcul, donc a été corrigé.)

Q9 : Pouvez-vous afficher la fenêtre Rapprochement avec gl dans d’autres devises ?

A9 : Rapprochement avec la fenêtre GL telle qu’elle est conçue pour afficher uniquement les devises fonctionnelles . Pour plus d’informations, consultez Informations sur les soldes dans la fenêtre Rapprochement avec GL dans Microsoft Dynamics GP.