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Procédures de fermeture de fin d’année pour le module De gestion payables dans Microsoft Dynamics GP

Cet article décrit les procédures de fermeture de fin d’année recommandées pour le module De gestion des fournisseurs dans Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de base de connaissances d’origine : 875169

Résumé

Important

Avant de suivre les instructions de cet article, vérifiez que vous disposez d’une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer si un problème se produit.

La section Plus d’informations contient les informations suivantes :

  • Liste de contrôle des étapes que vous devez suivre pour effectuer les procédures de fermeture de fin d’année civile.
  • Liste de contrôle des étapes que vous devez suivre pour effectuer les procédures de clôture d’exercices de fin d’exercice.
  • Informations détaillées sur chaque étape des listes de contrôle.
  • Liste des questions fréquemment posées.

Plus d’informations

Lisez cet article complet avant d’effectuer les étapes. Si vous avez des questions, contactez le support technique Microsoft Dynamics.

Liste de vérification de clôture de fin d’année de la gestion des fournisseurs

Note

Utilisez cette liste de contrôle si vous fermez votre année fiscale et votre année civile en même temps.

  1. Publiez toutes les transactions pour l’année.
  2. Imprimez l’ancien rapport Balance d’évaluation avec options.
  3. Imprimez le rapport d’analyse de la période du fournisseur.
  4. Installer la mise à jour de fin d’année (facultatif)
  5. Effectuez une sauvegarde nommée « Modifications antérieures à 1099 ».
  6. Vérifiez les informations 1099 et modifiez-les si nécessaire.
  7. Imprimez les instructions 1099.
  8. Effectuez une sauvegarde nommée « Pre Year-End ».
  9. Fermez l’année.
  10. Fermez les périodes fiscales.
  11. Fermez l’année fiscale.
  12. Effectuez une sauvegarde nommée « Post Year-End ».

Liste de contrôle de clôture de fin d’année de la gestion des fournisseurs

Note

Bien que le module Gestion des paiements soit sensible à la date, les objets SmartList, les rapports de résumé de la gestion des paiements et les montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur sont mis à jour en fonction de la fermeture du module Gestion des paiements. Par conséquent, nous vous recommandons de suivre ces étapes afin que les objets SmartList, les rapports de résumé de la gestion des paiements et les montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur soient corrects.

  1. Publiez toutes les transactions pour l’année civile.
  2. Imprimez l’ancien rapport Balance d’évaluation avec options.
  3. Effectuez une sauvegarde nommée « Modifications antérieures à 1099 ».
  4. Vérifiez les informations 1099 et modifiez-les si nécessaire.
  5. Imprimez les instructions 1099.
  6. Effectuez une sauvegarde nommée « Pre Year-End ».
  7. Fermez l’année civile.
  8. Fermez les périodes fiscales.
  9. Fermez l’année fiscale.
  10. Effectuez une sauvegarde nommée « Post Year-End ».

Liste de vérification de clôture de fin d’exercice de la gestion des comptes payables

  1. Publiez toutes les transactions pour l’exercice fiscal.
  2. Imprimez le rapport d’analyse de la période du fournisseur.
  3. Effectuez une sauvegarde nommée « Pre Year-End ».
  4. Fermez l’exercice.
  5. Fermez les périodes fiscales.
  6. Effectuez une sauvegarde nommée « Post Year-End ».

Informations détaillées pour chaque étape de la liste de contrôle de fin d’année

Les étapes suivantes sont des informations détaillées pour la liste de contrôle de fin d’année.

Étape 1 : Publier toutes les transactions pour l’année

Publiez toutes les transactions pour l’année avant de fermer l’année. Si vous souhaitez entrer des transactions de période future avant de fermer l’année, créez un lot pour les transactions de période ultérieures. Enregistrez les transactions de période future dans le nouveau lot, mais ne publiez pas le nouveau lot tant que l’année n’a pas été fermée.

Les domaines suivants de Microsoft Dynamics GP ne respectent pas la date :

  • Affichage Des montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur
  • Objets SmartList
  • Rapports récapitulatives du fournisseur

Ces zones de Microsoft Dynamics GP sont incorrectes si vous ne fermez pas l’année à payer après avoir entré toutes les transactions d’année en cours et avant d’entrer des transactions pour la nouvelle année. Toutefois, l’affichage Montant depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur est modifiable. Vous pouvez donc mettre à jour les informations contenues dans l’affichage Montant depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur si nécessaire.

Pour accéder à la vue Montant depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achat, puis sélectionnez Résumé.
  2. Dans la fenêtre Résumé du crédit du fournisseur, tapez un ID de fournisseur dans le champ ID du fournisseur, puis sélectionnez Annuel.
  3. Dans la liste Affichage résumé, sélectionnez Quantités depuis la dernière fermeture.

Pour afficher les colonnes SmartList affectées, procédez comme suit :

  1. Ouvrez SmartList. Pour ce faire dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez SmartList dans le menu Microsoft Dynamics GP.

  2. Développez le nœud Achat , puis sélectionnez Fournisseurs.

  3. Cliquez sur Colonnes.

  4. Sélectionnez Ajouter.

  5. Sélectionnez les champs suivants dans la liste Colonnes disponibles.

    Note

    Les éléments marqués d’un astérisque sont affectés par la fermeture de l’année civile. Tous les autres éléments sont affectés par la clôture de l’exercice.

    • 1099 Montant YTD
    • 1099 Quantité LYR
    • Montant facturé YTD
    • Montant facturé LYR
    • Montant payé YTD
    • Montant payé LYR
    • Jours moyens à payer - Année
    • Remise disponible LYR
    • Remise disponible YTD disponible
    • Remise perdue LYR
    • Remise perdue YTD
    • Remise prise LYR
    • Remise prise YTD
    • Frais financiers LYR
    • Frais financiers YTD
    • Nombre de frais financiers LYR
    • Nombre de frais financiers YTD
    • Nombre de LYR de facture
    • Nombre de factures YTD
    • Nombre de factures payantes YTD
    • Retourne le LYR
    • Retourne YTD
    • Remises commerciales prises LYR
    • Remises commerciales prises YTD
    • Rétention du LYR
    • Retenue À la source YTD
    • Écriture différée LYR
    • Écrit YTD

  6. Cliquez sur OK.

  7. Cliquez sur OK.

Pour afficher les rapports récapitulatives du fournisseur, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Rapports , pointez sur Achat, puis sélectionnez Analyse.
  2. Dans la liste Rapports , sélectionnez Année civile.
  3. Dans la liste Options , sélectionnez une option, puis sélectionnez Imprimer.

Étape 2 : Imprimer l’ancien rapport d’évaluation avec le rapport Options

Nous vous recommandons d’imprimer une copie papier du rapport Ancien solde d’évaluation avec options pour conserver vos dossiers financiers permanents de fin d’année. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Rapports, pointez sur Achat, puis sélectionnez Solde d’évaluation.
  2. Dans la liste Rapports , sélectionnez Ancien équilibre d’évaluation avec options.

Étape 3 : Imprimer le rapport Analyse de la période du fournisseur

Nous vous recommandons d’imprimer une copie papier du rapport Analyse de la période des fournisseurs pour conserver vos enregistrements financiers permanents de fin d’année. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Rapports , pointez sur Achat, puis sélectionnez Analyse.
  2. Dans la liste Rapports , sélectionnez Période.

Étape 4 : Installer la mise à jour de fin d’année (facultatif)

S’il existe des modifications de conformité pour la gestion des fournisseurs, telles que les modifications de formulaire 1099, installez la mise à jour de fin d’année. S’il n’y a pas de modifications ou de problèmes de conformité pour l’année fiscale pour la gestion des fournisseurs, vous pouvez ignorer cette étape.

Passez en revue les modifications incluses dans la mise à jour de fin de l’année de paie.

Étape 5 : Effectuer une sauvegarde nommée « Modifications antérieures à 1099 »

Créez une sauvegarde, puis placez la sauvegarde en stockage sécurisé et permanent. Une sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année, et cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Une sauvegarde vous permet de récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.

  2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre entreprise.

  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde s’il est nécessaire, puis sélectionnez OK.

    Note

    Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde « Pré-1099 Éditions » pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Étape 6 : Vérifier les informations 1099 et les modifier si elles sont requises

Pour imprimer la liste d’éditions 1099, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Achat, puis sélectionnez Imprimer 1099.

  2. Entrez les informations de l’entreprise et l’ID d’adresse.

  3. Sélectionnez l’icône d’imprimante dans le coin supérieur droit pour imprimer la liste d’éditions 1099. Vérifiez la précision.

  4. Si vous devez modifier les informations 1099, utilisez l’une des méthodes suivantes. La méthode 1 est recommandée pour Microsoft Dynamics GP 2013 et versions ultérieures. La méthode 1 et la méthode 2 sont également illustrées dans l’édition simplifiée pour 1099s dans Microsoft Dynamics GP.

Méthode 1 : (recommandé) Modifier les détails de la transaction 1099 (S’applique à Microsoft Dynamics GP 2013 et versions ultérieures)

  1. Sélectionnez Transactions, pointez sur Achat, puis sélectionnez Modifier les informations de transaction 1099.

  2. Sélectionnez l’ID de fournisseur approprié. (Seuls les fournisseurs définis sur 1099 peuvent être affichés dans la fenêtre.)

  3. Vous pouvez restreindre par numéro de bon, par numéro de document ou par date, si vous le souhaitez.

  4. Sélectionnez si vous souhaitez 1099 transactions de débit, toutes les transactions de débit ou toutes les transactions de crédit.

  5. Les détails de la transaction du fournisseur sont renseignés en bas de la fenêtre. Pour chaque transaction, vous pouvez modifier le type de taxe, le numéro de zone et le montant sur les transactions ouvertes et historiques.

    Note

    Vous ne pouvez pas entrer un montant de 1099 supérieur au montant total du document.

  6. Sélectionnez Processus pour que les modifications soient apportées et la version 1099 est mise à jour.

Méthode 2 : Marquer correctement le fournisseur

Si vous marquez un fournisseur comme étant 1099able et que vous ne devez pas avoir, ou que vous oubliez de marquer un fournisseur comme 1099able, vous pouvez utiliser l’utilitaire d’informations Update 1099 pour modifier l’état 1099 sur le fournisseur et également pour mettre à jour les informations 1099. Vous pouvez modifier un fournisseur 1099 pour qu’il ne soit pas 1099 ou inversement.

  1. Sélectionnez Outils sous Microsoft Dynamics GP, pointez sur Utilitaires>d’achat, puis sélectionnez Mettre à jour les informations 1099.

  2. Marquez la puce pour les transactions fournisseur et 1099.

  3. Dans les sections FROM et TO , entrez le contenu suivant :

    • Pour remplacer un fournisseur par 1099 : sélectionnez Non un fournisseur 1099 dans la section FROM , puis sélectionnez le type de dividende, d’intérêt ou divers approprié et le numéro de zone 1099 approprié dans la section TO . (Divers et zone 7 Rémunération non employée est la plus courante.)

    • Pour que le fournisseur ne soit pas 1099able : sélectionnez le type de taxe actuel et le numéro de zone 1099 sélectionnés dans la fenêtre Options de maintenance du fournisseur pour le fournisseur dans la section FROM, puis sélectionnez Not a 1099 Vendor in the TO section.

    *Si aucun fournisseur 1099 n’est pas une option dans les listes déroulantes, vous n’êtes pas sur une version gp ultérieure à Microsoft Dynamics GP 2013, ou vous n’avez pas sélectionné Fournisseur et 1099 Transactions comme indiqué à l’étape 2.

  4. Utilisez la restriction de plage pour restreindre l’ID du fournisseur que vous souhaitez modifier et sélectionner INSERT.

  5. Sélectionnez Traiter. L’état du fournisseur est mis à jour dans la fenêtre Options de maintenance du fournisseur et les informations 1099 sont mises à jour de manière appropriée. Vous pouvez utiliser la fenêtre Détails 1099 (voir la méthode 1) pour vérifier.

Méthode 3 : Modifiez directement la version 1099 (utilisez pour Microsoft Dynamics GP 2010 et les versions antérieures, mais peuvent fonctionner pour toutes les versions.)

Note

L’utilitaire Reconcile pour 1099 montants annule les modifications que vous apportez à l’aide de cette méthode.

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achat, puis sélectionnez 1099 Détails.

  2. Dans la liste ID du fournisseur, sélectionnez un ID de fournisseur.

  3. Dans la liste Type de taxe, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Dividende
    • Intérêt
    • Divers

  4. Dans la zone Affichage , sélectionnez Mois ou Année, puis tapez 20XX dans le champ Year . (Entrez l’année souhaité pour l’espace réservé 20XX .)

  5. Dans la colonne Amount , tapez le montant correct de 1099. Cliquez sur Enregistrer.

Méthode 4 : Modifier directement la version 1099

Note

L’utilitaire Reconcile pour 1099 montants annule les modifications que vous apportez à l’aide de cette méthode.

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achat, puis sélectionnez Résumé.

  2. Dans la liste ID du fournisseur, sélectionnez un ID de fournisseur, puis sélectionnez Période.

  3. Dans le champ Year , tapez 20XX. (Entrez l’année souhaité pour l’espace réservé 20XX .)

  4. Dans le champ Mois/Période , sélectionnez le mois ou la période approprié.

  5. Sélectionnez le bouton d’extension bleu Détails 1099 qui apparaît en regard du champ Montant 1099. La fenêtre Détails 1099 s’ouvre.

  6. Dans la colonne Amount , tapez la valeur 1099 correcte pour la zone correspondante.

  7. Appuyez sur Enregistrer. Existe hors des fenêtres restantes.

Étape 7 : Imprimer les instructions 1099

Note

Vous pouvez imprimer les instructions 1099 à tout moment.

Pour imprimer les instructions 1099, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Achat, puis sélectionnez Imprimer 1099.
  2. Dans le champ Année 1099, tapez 20XX. (Entrez l’année de l’espace réservé 20XX .)
  3. Chacun de vos types de rapports 1099 doit être imprimé séparément. Dans la fenêtre Imprimer 1099 , sélectionnez les options souhaitées dans le champ Type 1099 et dans le champ Numéro de zone 1099, puis sélectionnez Imprimer.

Le tableau suivant fournit des informations supplémentaires sur les champs du formulaire 1099 et l’emplacement de ces informations dans Microsoft Dynamics GP.

Champ Fenêtre où se trouvent les données
Nom du contribuable, adresse postale, ville, état et code postal Fenêtre Imprimer 1099
Numéro d’identification fédérale des contribuables Fenêtre Imprimer 1099
Nom, adresse et code postal des destinataires Adresse principale de la fenêtre Maintenance du fournisseur
Numéro d’identification des destinataires Champ ID fiscal de la fenêtre Options de maintenance du fournisseur
Montants des cases 1-9 sur le formulaire de dividende ou 1-16 sur le formulaire divers Champ Montant 1099 dans la fenêtre Résumé annuel du fournisseur

Microsoft Dynamics GP ne gère pas le dépôt électronique pour les années 1099. Pour plus d’informations, consultez d’autres options pour préparer la soumission électronique de 1099.

Étape 8 : Effectuer une sauvegarde nommée « Pré-Fin d’année »

Créez une sauvegarde, puis placez la sauvegarde en stockage sécurisé et permanent. Une sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année, et cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Une sauvegarde vous permet de récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.

  2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre entreprise.

  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde s’il est nécessaire, puis sélectionnez OK.

    Note

    Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde « Avant fin de l’année » pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Étape 9 : Fermer l’année

Pour fermer l’année, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Achat, puis sélectionnez Fermeture de fin d’année.

  2. Si vous fermez votre année fiscale et l’année civile en même temps, sélectionnez Tout. Si vous fermez simplement votre année civile, sélectionnez Calendrier. Si vous fermez simplement votre exercice fiscal, sélectionnez Fiscal.

  3. Cochez la case Imprimer le rapport , puis sélectionnez Fermer l’année.

    Note

    Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec vos dossiers d’audit permanents de fin d’année.

Pour afficher la fenêtre Résumé annuel du fournisseur, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achat, puis sélectionnez Résumé.
  2. Dans le champ ID du fournisseur, tapez un ID de fournisseur à afficher, puis sélectionnez Annuel.

Détails de l’année civile

Le processus de fin d’année civile dans Microsoft Dynamics GP efface le champ 1099 Amount Year to Date, puis transfère le montant vers le champ 1099 Amount Last Year pour les Montants depuis la dernière vue Fermer de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur.

Détails de l’exercice fiscal

Le processus de fin d’exercice de Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants :

  • Montant facturé YTD
  • Montant payé YTD
  • Jours moyens à payer - Année
  • Remise disponible YTD disponible
  • Remise perdue YTD
  • Remise prise YTD
  • Frais financiers YTD
  • Nombre de frais financiers YTD
  • Nombre de factures YTD
  • Nombre de factures payantes YTD
  • Retourne YTD
  • Remises commerciales prises YTD
  • Retenue À la source YTD
  • Écrit YTD

Les montants de ces champs sont également mis à jour dans la vue Montant depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur :

  • Montant facturé LYR
  • Montant payé LYR
  • Remise disponible LYR
  • Remise perdue LYR
  • Remise prise LYR
  • Frais financiers LYR
  • Nombre de frais financiers LYR
  • Nombre de LYR de facture
  • Retourne le LYR
  • Remises commerciales prises LYR
  • Rétention du LYR
  • Écriture différée LYR

Étape 10 : Fermer les périodes fiscales

Vous pouvez utiliser la fenêtre De configuration des périodes fiscales pour fermer les périodes fiscales qui sont toujours ouvertes pour l’année. Il empêche les utilisateurs de publier accidentellement des transactions sur une période ou une année incorrectes. Vérifiez que vous avez publié toutes les transactions pour la période et l’année pour tous les modules avant de fermer les périodes fiscales. Si vous devez publier ultérieurement des transactions sur une période fiscale que vous avez déjà fermée, vous pouvez revenir à la fenêtre d’installation des périodes fiscales pour rouvrir la période avant de pouvoir publier une transaction.

Pour fermer une période fiscale, procédez comme suit :

  1. Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configurer>l’entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales.
  2. Cochez la case Achat pour la période que vous devez fermer.

Étape 11 : Fermer l’année fiscale

Note

Cette procédure ne doit être effectuée qu’une fois que vous avez terminé les procédures de clôture de fin d’année pour tous les modules de vente et d’achat.

Pour fermer l’année fiscale, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines>Company, puis sélectionnez Fin de l’exercice fiscal.

  2. Cochez la case Fermer l’année et cochez la case Imprimer le rapport.

  3. Sélectionnez Traiter. Lorsque vous êtes invité à poursuivre la fermeture de fin d’année. Cliquez sur Oui.

    Note

    Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec vos dossiers d’audit permanents de fin d’année.

Étape 12 : Effectuer une sauvegarde nommée « Post Year-End »

Créez une sauvegarde, puis placez la sauvegarde en stockage sécurisé et permanent. Une sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année, et cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Une sauvegarde vous permet de récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.

  2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre entreprise.

  3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde s’il est nécessaire, puis sélectionnez OK.

    Note

    Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde « Après fin de l’année » pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Forum aux questions

Q1 : Les enregistrements des fournisseurs inactifs sont-ils effacés pendant la fermeture de fin d’année ? Si ce n’est pas le cas, comment les enregistrements fournisseurs inactifs peuvent-ils être supprimés ?

A1 : Non, les enregistrements fournisseurs inactifs ne sont pas automatiquement supprimés. Pour supprimer un enregistrement fournisseur inactif, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Aucun montant de l’année 1099 n’existe pour le fournisseur.
  • Le fournisseur n’a pas de documents dans le travail ou l’historique.

Pour supprimer tous les enregistrements fournisseurs inactifs qui correspondent à ces critères, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Utilitaires>d’achat, puis sélectionnez Suppression du fournisseur de masse.
  2. Dans la liste des plages, sélectionnez par État du fournisseur.
  3. Dans la liste De , sélectionnez Inactif.
  4. Dans la liste À , sélectionnez Inactif.
  5. Sélectionnez Traiter.

Q2 : Que dois-je faire si je dois émettre un contrôle le 1er janvier pour l’année suivante, mais je ne suis pas prêt à fermer l’année en cours ?

A2 : Imprimez les vérifications, mais ne les publiez pas tant que vous n’avez pas traité votre clôture d’année. Si vous devez publier les vérifications immédiatement, modifiez les champs Montant payé dans l’affichage Montant depuis la dernière fermeture de la fenêtre Résumé annuel du fournisseur.