Importer et gérer vos données organisationnelles avec un fichier .csv

Vous pouvez importer des informations sur les employés à partir de systèmes non-Microsoft dans Microsoft 365 pour les utiliser dans Microsoft 365 et Viva.

Remarque

Les données organisationnelles doivent être importées par l’administrateur de la source de données organisationnelle. Les rôles d’administrateur existants spécifiques à l’application ne sont pas automatiquement convertis en rôle d’administrateur de source de données organisationnelle. Vous devez attribuer le rôle. En savoir plus sur le rôle d’administrateur des données organisationnelles.

Pour importer vos données, vous remplissez un modèle .csv avec les attributs (ou informations) sur vos utilisateurs que vous souhaitez inclure, puis vous chargez le fichier via le Centre d’administration Microsoft 365. Voici les étapes de prise en main :

1. Téléchargez un modèle .csv.
2. Structurer les données organisationnelles.
3. Importez vos données organisationnelles pour la première fois.
4. Mettez à jour ou apportez d’autres modifications à vos données.
5. Effectuez des mises à jour rétroactives des données existantes.

Étape 1 : Télécharger un modèle .csv

1. Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365 en tant qu’utilisateur avec les autorisations Administrateur de source de données organisationnelle.

2. Dans la page Données organisationnelles dans Microsoft 365 (sous Configurer > la migration et les importations), sélectionnez Bien démarrer (si cette instance est la première fois que vous importez des données) ou Nouvelle importation.

3. Dans la page Sélectionner le type de connexion , sélectionnez Démarrer la configuration csv.

4. Sélectionnez les applications et services avec lesquels partager des données, puis sélectionnez Suivant pour aller de l’avant.

5. Dans la page Préparer les données organisationnelles , sélectionnez Télécharger le modèle CSV.

Remarque

Vous pouvez également utiliser les données organisationnelles exportées à partir d’un autre système, comme votre logiciel RH, comme point de départ, comme décrit dans Obtenir une exportation de données organisationnelles.

Étape 2 : Structurer les données organisationnelles

Maintenant que vous avez votre point de départ de fichier .csv, ajoutez les données organisationnelles que vous souhaitez utiliser dans Microsoft 365, puis enregistrez le fichier.

Exemple de fichier de données

Voici un exemple d’extrait de code d’un fichier .csv valide :

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Pour plus d’informations sur les attributs, consultez la référence d’attribut.

Étape 3 : Importer vos données organisationnelles pour la première fois

Après avoir créé un fichier .csv avec vos données, l’étape suivante consiste à importer les données, soit à partir de vos fichiers locaux sur votre ordinateur, soit à partir d’un site SharePoint.

Charger le fichier .csv à partir de vos fichiers locaux sur votre ordinateur

Après avoir créé le fichier .csv avec vos données, vous pouvez le charger directement à partir de vos fichiers locaux sur votre ordinateur.

Remarque

Il existe une limite de 25 Mo pour les fichiers chargés directement à partir de vos fichiers locaux. Si votre fichier .csv est plus volumineux, chargez-le d’abord dans SharePoint , puis importez-le à partir de là.

Charger le fichier .csv à partir de SharePoint

Tout d’abord, vous devez charger le fichier à partir de votre ordinateur local vers un emplacement SharePoint sécurisé . puis vous importez les données.

Charger le fichier dans SharePoint

Procédez comme suit pour charger vos données dans SharePoint. Vous pouvez charger un fichier d’une taille maximale de 2 Go.

1. Être le propriétaire d’un site SharePoint. Si vous n’êtes pas propriétaire, vous devez disposer d’un accès membre à un site SharePoint. N’utilisez pas de domaine personnalisé ou de sites SharePoint locaux.

2. Chargez le fichier de données organization dans un dossier auquel vous pouvez accéder. Vous êtes répertorié en tant que propriétaire du fichier.

   Remarque

   L’administrateur qui charge les données doit être l’utilisateur qui a chargé le fichier sur le site SharePoint.

3. Copiez le chemin d’accès au fichier comme décrit dans les instructions de la section qui suit.

Instructions SharePoint

1. Ouvrez la bibliothèque de site SharePoint.

2. Sélectionnez Charger, puis Fichiers.

   

3. Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré le fichier .csv, puis sélectionnez Ouvrir.

   Vous pouvez également utiliser le glisser-déplacer pour charger le fichier.

   Avant d’importer les données dans Viva, vous avez besoin du chemin d’accès au fichier sur SharePoint, au format suivant : https:// domaine.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/filename.csv. Procédez comme suit pour obtenir le chemin d’accès à votre fichier : le chemin d’accès n’est pas identique à l’URL que vous voyez dans votre navigateur lorsque vous affichez le fichier.

4. Sélectionnez les points de suspension (...) en regard du fichier, puis sélectionnez Détails.

   

5. Recherchez la valeur Chemin d’accès , puis sélectionnez l’icône de copie.

   

Remarque

Veillez à suivre ces étapes pour obtenir le chemin d’accès au fichier. Il s’agit d’un chemin d’accès différent de ce qui est visible dans le champ URL d’un navigateur lorsque vous affichez le fichier .csv dans SharePoint.

Importer les données dans Microsoft 365

Vous êtes maintenant prêt à importer les données.

1. Démarrez l’importation à partir de la page Connexions de données de la page Données d’organisation dans Microsoft 365 (Accueil>Setup>Migration and imports>Organizational Data Dans Microsoft 365>Data Connections).

2. Sélectionnez Prise en main (si vous importez des données pour la première fois) ou Nouvelle importation (si vous n’avez pas encore importé de données).

3. Dans la page Sélectionner le type de connexion , sélectionnez Démarrer la configuration csv.

4. Sélectionnez les applications et services avec lesquels partager des données, puis sélectionnez Suivant pour aller de l’avant.

5. Dans la page Préparer les données organisationnelles , sélectionnez Suivant pour aller de l’avant.

6. Dans la page Importer des données , choisissez entre « Importer à partir de Sharepoint » et « Importer localement ».

   • Importer à partir de Sharepoint (recommandé) : entrez l’emplacement SharePoint où vous avez enregistré votre fichier .csv. (Si vous avez copié l’emplacement à la fin de l’étape de chargement, collez-le ici.)
   • Importer localement : chargez directement à partir de votre ordinateur local.

7. Sélectionnez Suivant.

8. Suivez les invites à l’écran pour importer des en-têtes d’attribut, mapper les attributs et accorder l’accès aux attributs. Sélectionnez Suivant pour avancer. En savoir plus sur la façon de mapper des attributs et de définir l’accès.

9. Passez en revue les détails de votre connexion, puis sélectionnez Commencer la validation.

Vos données organisationnelles sont validées par rapport aux exigences d’utilisation avec les services Viva et Microsoft 365. La validation prend quelques heures ; Toutefois, la disponibilité de votre chargement de données complet dans le magasin de profils peut prendre jusqu’à trois jours. Vous pouvez case activée le statut de validation dans la page Données organisationnelles du centre d’administration. Une fois la validation terminée, vous voyez un message indiquant que vos données sont utilisées et gérées par Viva et Microsoft 365.

Les données organisationnelles de chaque utilisateur final sont stockées dans la boîte aux lettres de cet utilisateur final et respectent les règles de résidence des données pour Exchange Online (comme décrit dans Data Residency pour Exchange Online).

Chargements suivants

Pour importer de nouvelles données, vous devez configurer une autre connexion.

Remarque

Pour .csv importations, dans la page de mappage d’attributs, les valeurs sous Attributs importés proviennent du fichier que vous avez importé. Il n’affiche aucun enregistrement des données précédemment importées.

Suivez les invites à l’écran pour apporter vos modifications, en utilisant le même processus pour le premier chargement décrit dans la section précédente.

Mettre à jour ou apporter d’autres modifications à vos données

L’administrateur de source de données d’organisation peut mettre à jour ou supprimer des données organisationnelles.

Pour mettre à jour ou supprimer les données organisationnelles d’un utilisateur final, créez et chargez un fichier .csv contenant uniquement les utilisateurs dont vous souhaitez mettre à jour ou supprimer les données.

• Pour mettre à jour une valeur, incluez tous les attributs que vous souhaitez mettre à jour. Fournissez une valeur différente pour tous les attributs que vous souhaitez modifier. Si vous incluez un attribut mais que vous ne fournissez pas de valeur (et que vous ne le définissez pas sur une chaîne vide), la valeur actuelle dans le profil utilisateur Microsoft 365 est utilisée et la valeur n’est pas mise à jour. Les nouveaux chargements fusionnent avec les données précédentes et ne remplacent pas ces données.
• Pour supprimer toutes les données d’un utilisateur, entrez la chaîne vide ou la valeur entière de tous ses attributs et définissez l’attribut Microsoft_Layer sur -1. Pour supprimer Microsoft_ManagerEmail, définissez l’adresse e-mail du responsable sur une adresse e-mail inexistante au sein de votre locataire, par exemple, «noname@contoso.com ».

Remarque

Si vous utilisez Excel pour modifier le fichier .csv, utilisez trois guillemets simples (''') au lieu de deux ('') - Excel voit un seul guillemet (') comme caractère d’échappement.

Effectuer des mises à jour rétroactives aux données existantes

Vous pouvez également effectuer des mises à jour rétroactives des données existantes que vous avez chargées.

Par exemple, supposons que votre entreprise a embauché un nouveau responsable pour l’équipe commerciale le 2 octobre 2024, mais que la modification n’a pas été reflétée dans vos données organisationnelles jusqu’à présent. Les rapports pour le 4e trimestre 2024 ne sont pas exacts, car ils montrent l’ancien responsable. Vous souhaitez mettre à jour les données pour afficher le gestionnaire approprié au 2 octobre 2024, afin que les rapports puissent représenter avec précision les lignes de rapport historiques.

Remarque

Vous pouvez uniquement mettre à jour les données existantes à l’aide de fichiers .csv, et uniquement pour les données Viva Insights.

Étapes:

1. Préparez un fichier .csv avec les employés concernés et les informations correctes. Par exemple :

   • Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail
   • alex.jones@contoso.com,new.manager@contoso.com

2. Accédez à Nouvelle importation>Sélectionnez le type de connexion.

3. Sélectionnez Démarrer l’importation csv, puis Importer l’historique.

   

4. Passez en revue l’accès aux données pour les données mises à jour, qui ne peuvent être envoyées qu’à Viva Insights.

   

5. Dans la page Importer des données, définissez le fichier valide à la date. Dans cet exemple, la date serait 2024/10/02.

   

6. Terminez votre chargement, puis sélectionnez Envoyer.