Importer et gérer vos données organisationnelles à l’aide d’un fichier .csv

Vous pouvez importer dans Microsoft 365 des informations sur les employés à partir de systèmes autres que Microsoft pour les utiliser dans Microsoft 365 et Viva.

Remarque

Les données organisationnelles doivent être importées par l’administrateur de source de données organisationnelle. Les rôles d’administrateur préexistants spécifiques à l’application ne sont pas automatiquement convertis en rôle d’administrateur de source de données organisationnelle. Vous devez attribuer le rôle. En savoir plus sur le rôle d’administrateur des données de l’organisation.

Pour importer vos données, vous remplissez un modèle .csv avec les attributs (ou informations) sur vos utilisateurs que vous souhaitez inclure, puis vous chargez le fichier via le Centre d’administration Microsoft 365. Voici les étapes à suivre pour commencer :

1. Téléchargez un modèle de .csv.
2. Structurer les données organisationnelles.
3. Importez vos données organisationnelles pour la première fois.
4. Mettre à jour ou apporter d’autres modifications à vos données.
5. Apporter des mises à jour rétroactives aux données existantes.

Étape 1 : Télécharger un modèle .csv

1. Connectez-vous au Centre d’Administration Microsoft 365 en tant qu’utilisateur disposant des autorisations d’administrateur de source de données organisationnelle.

2. Dans la page Service de données organisationnel Microsoft 365 (sous Installation>, migration et importations), sélectionnez Commencer (instance si c’est la première fois que vous importez des données) ou Nouvelle importation.

3. Sur la page Sélectionner le type de connexion , sélectionnez Démarrer la configuration CSV.

4. Sélectionnez les applications et services avec lesquels partager des données, puis sélectionnez suivant pour continuer.

5. Sur la page Préparer les données organisationnelles , sélectionnez Télécharger le modèle CSV.

Remarque

Vous pouvez également utiliser les données organisationnelles exportées à partir d’un autre système, tel que votre logiciel RH, comme point de départ, comme décrit dans la section Obtenir une exportation des données organisationnelles.

Étape 2 - Structurer les données organisationnelles

Maintenant que vous disposez du point de départ de votre fichier .csv, ajoutez les données organisationnelles que vous voulez utiliser dans Microsoft 365, puis enregistrez le fichier.

Exemple de fichier de données

Voici un exemple d’extrait de code d’un fichier .csv valide :

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Pour plus d’informations sur les attributs, consultez la référence d’attribut.

Étape 3 : importer vos données organisationnelles pour la première fois

Après avoir créé un fichier .csv avec vos données, l’étape suivante consiste à importer les données, soit à partir de vos fichiers locaux sur votre ordinateur, soit à partir d’un site SharePoint.

Chargez le fichier .csv à partir de vos fichiers locaux sur votre ordinateur

Une fois que vous avez créé le fichier .csv avec vos données, vous pouvez le télécharger directement à partir de vos fichiers locaux sur votre ordinateur.

Remarque

Les fichiers téléchargés directement à partir de vos fichiers locaux sont limités à 25 Mo. Si votre fichier .csv est plus volumineux, chargez-le d’abord dans SharePoint , puis importez-le à partir de cet emplacement.

Charger le fichier .csv à partir de SharePoint

Vous devez d’abord télécharger le fichier depuis votre ordinateur local vers un emplacement SharePoint sécurisé ; Ensuite, vous importez les données.

Charger le fichier sur SharePoint

Utilisez les étapes suivantes pour charger vos données dans SharePoint. Vous pouvez charger un fichier d’une taille maximale de 2 Go.

1. Être propriétaire d’un site SharePoint. Si vous n’êtes pas propriétaire, vous devez disposer d’un accès membre à un site SharePoint. N’utilisez pas de domaine personnalisé ou de sites SharePoint locaux.

2. Chargez le fichier de données de l’organisation dans un dossier auquel vous avez accès. Vous êtes répertorié en tant que propriétaire du fichier.

   Remarque

   L’administrateur qui charge les données doit être l’utilisateur qui a chargé le fichier sur le site SharePoint.

3. Copiez l’URL du fichier comme décrit dans les instructions de la section qui suit.

Instructions SharePoint

1. Ouvrez la bibliothèque de site SharePoint.

2. Sélectionnez Charger, puis Files.

   

3. Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré le fichier .csv, puis sélectionnez Ouvrir.

   Vous pouvez également effectuer un glisser-déplacer pour télécharger le fichier.

4. Sélectionnez les points de suspension (...) en regard du fichier, puis sélectionnez Partager ou copier le lien.

   

Importer les données dans Microsoft 365

Vous êtes maintenant prêt à importer les données.

1. Démarrer l’importation à partir de la page Connexions de données sur la page Service de données organisationnel Microsoft 365 (Accueil>Configuration>Migration et importations>,Connexions de donnéesdu service de> données organisationnel Microsoft 365).

2. Sélectionnez Commencer (si vous importez des données pour la première fois) ou Nouvelle importation (si vous n’avez pas encore importé de données).

3. Sur la page Sélectionner le type de connexion , sélectionnez Démarrer la configuration CSV.

4. Sélectionnez les applications et services avec lesquels partager des données, puis sélectionnez suivant pour continuer.

5. Sur la page Préparer les données organisationnelles , sélectionnez Suivant pour avancer.

6. Sur la page Importer les données , choisissez entre « Importer à partir de SharePoint » et « Importer localement ».

   • Importation à partir de SharePoint (recommandé) : entrez l’emplacement SharePoint où vous avez enregistré votre fichier .csv. (Si vous avez copié l’emplacement à la fin de l’étape de chargement, collez-le ici.)
   • Importer localement : chargez directement à partir de votre ordinateur local.

7. Si vous souhaitez examiner les détails concernant la qualité de vos données ingérées avant de les mettre à la disposition des applications en aval, sélectionnez Approuver manuellement les données avant de les partager. Découvrir comment.

8. Sélectionnez Suivant.

9. Suivez les invites à l’écran pour importer des en-têtes d’attribut, mapper des attributs et donner accès aux attributs. Sélectionnez Suivant pour continuer. En savoir plus sur la façon de mapper les attributs et de définir l’accès. Pour mapper automatiquement les colonnes et ignorer le mappage manuel, utilisez des noms d’attributs réservés avec le préfixe « Microsoft_ », tel que Microsoft_PersonEmail, dans votre fichier de données .csv. Consultez la liste complète des noms d’attributs réservés.

10. Vérifiez vos informations de connexion, puis sélectionnez Begin Validation (Commencer la validation).

Vos données organisationnelles sont validées par rapport à la configuration requise pour une utilisation avec les services Viva et Microsoft 365. La validation prend quelques heures ; Toutefois, il peut s’écouler jusqu’à trois jours avant que vos données complètes soient disponibles dans le magasin de profils. Vous pouvez case activée le statut de validation dans la page Données organisationnelles du centre d’administration. Une fois la validation terminée, un message s’affiche indiquant que vos données sont utilisées et gérées par Viva et Microsoft 365.

Les données organisationnelles de chaque utilisateur final sont stockées dans la boîte aux lettres de cet utilisateur final et respectent les règles de résidence des données pour Exchange Online (telles que décrites dans la section Data Residency for Exchange Online).

Chargements suivants

Pour importer de nouvelles données, vous devez configurer une autre connexion.

Remarque

Pour les importations .csv, sur la page de mappage d’attributs, les valeurs sous les attributs importés proviennent du fichier que vous avez importé. Il n’affiche aucun enregistrement de données précédemment importées.

Suivez les instructions à l’écran pour apporter vos modifications, en utilisant la même procédure pour le premier chargement décrit dans la section précédente.

Mettre à jour ou apporter d’autres modifications à vos données

L’administrateur de la source de données organisationnelle peut mettre à jour ou supprimer des données organisationnelles.

Pour mettre à jour ou supprimer les données organisationnelles d’un utilisateur final, créez et chargez un fichier .csv contenant uniquement les utilisateurs dont vous souhaitez mettre à jour ou supprimer les données.

Pour mettre à jour une valeur, incluez tous les attributs que vous souhaitez mettre à jour. Si vous incluez un attribut mais laissez la valeur vide ou vide, la valeur précédemment chargée sera utilisée et la valeur existante ne sera pas mise à jour. Les nouveaux chargements fusionnent avec les données précédentes sans remplacer ces données.

• Pour supprimer des valeurs de chaîne pour un utilisateur, entrez trois guillemets simples ('''') dans Excel ou deux ('') dans le fichier .csv.

• Pour supprimer des valeurs entières pour un utilisateur, définissez la valeur de l’attribut sur -1.

• Pour supprimer des valeurs d’e-mail pour un utilisateur, définissez l’e-mail sur une adresse e-mail inexistante dans votre client, par exemple, «noname@contoso.com ».

• Pour supprimer des valeurs de date pour un utilisateur, définissez la valeur sur 01-01-0001.

Remarque

Si vous utilisez Excel pour modifier le fichier .csv, utilisez trois guillemets simples (''') au lieu de deux (''). Excel voit un guillemet simple ('') comme caractère d’échappement.

Effectuer des mises à jour rétroactives aux données existantes

Vous pouvez également apporter des mises à jour rétroactives aux données existantes que vous avez chargées.

Par exemple, supposons que votre entreprise a embauché un nouveau responsable pour l’équipe de vente le 2 octobre 2024, mais que le changement n’a pas été reflété dans vos données organisationnelles jusqu’à présent. Les rapports pour le T4 2024 ne sont pas exacts car ils montrent l’ancien responsable. Vous souhaitez mettre à jour les données pour afficher le bon responsable à compter du 2 octobre 2024, afin que les rapports puissent représenter avec précision les lignes de rapports historiques.

Remarque

Vous pouvez uniquement mettre à jour des données existantes à l’aide de fichiers .csv, et uniquement pour les données Viva Insights.

Étapes :

1. Préparez un dossier .csv avec les employés touchés et les informations correctes. Par exemple :

   • Microsoft_PersonEmail Microsoft_ManagerEmail
   • alex.jones@contoso.com,new.manager@contoso.com

2. Accédez à Nouvelle importation Sélectionnez>le type de connexion.

3. Sélectionnez Démarrer l’importation csv, puis sélectionnez importation historique.

   

4. Vérifiez l’accès aux données pour les données mises à jour, qui ne peuvent être envoyées qu’à Viva Insights.

   

5. Sur la page Importer les données , définissez le fichier comme valide à la date. Dans cet exemple, la date serait le 02/10/2024.

   

6. Terminez votre chargement et sélectionnez Envoyer.