Transformer la culture de la réunion

Les réunions sont essentielles pour la collaboration, mais les réunions inutiles et les mauvaises pratiques peuvent nuire à l’engagement et limiter la productivité. Chacun des comportements répertoriés montre comment votre organisation se compare à d’autres en fonction de la recherche dans le secteur et de vos données organisationnelles spécifiques.

Recommandations Microsoft Viva a une page Mon organisation qui affiche les données de collaboration des responsables sur leur équipe. Les résultats incluent des données sur la culture de réunion Transform.

Page Transformer la culture de réunion.

Calculs

Voici les insights sur les pourcentages, leurs métriques sous-jacentes et un peu plus sur les calculs utilisés pour eux.

Transformer les réunions examinent les réunions périodiques.

Comportement Insights sur les pourcentages Mesures Calculs
Optimiser les heures de réunion Pourcentage d’employés qui passent la majorité de leur temps de réunion dans des réunions longues ou volumineuses Réunions longues, grandes réunions, réunions de prise de décision et heures de réunion Pourcentage d’employés qui passent la majorité de leurs heures de réunion dans de longues réunions, qui sont de plus d’une heure, ou de grandes réunions, qui ont plus de huit participants. Ces informations sont calculées chaque semaine et calculées en moyenne pour l’ensemble de la période.
Examiner les réunions périodiques Pourcentage d’employés qui passent la majorité de leur temps dans des réunions périodiques IsRecurring meeting filter and meeting hours Pourcentage d’employés qui passent plus de 50 % de leurs heures de réunion dans des réunions périodiques. Ces informations sont calculées chaque semaine et calculées en moyenne pour l’ensemble de la période.
Promouvoir des habitudes de réunion saines Pourcentage d’employés qui ont considérablement multitâche dans les réunions Heures de réunion multitâche Pourcentage d’employés qui passent plus de 25 % de leurs heures de réunion en multitâche. Ces informations sont calculées chaque semaine, puis calculées en moyenne pour l’ensemble de la période.

Les éléments suivants définissent les données organisationnelles affichées dans les insights comportementaux visuels.

Transformer les réunions favorise des habitudes de réunion saines.

Comportement Insights visuels Définition
Améliorer la qualité des réunions Réunions par durée et nombre de participants Utilise les heures de réunion pour calculer les pourcentages suivants :
  • Grandes réunions : pourcentage de réunions de plus de huit participants, mais dont la durée est inférieure à une heure.
  • Réunions longues : pourcentage de réunions de plus d’une heure, mais moins égales à huit participants.
  • Réunions longues et volumineuses : pourcentage de réunions qui ont plus de huit participants et ont plus d’une heure.
  • Réunions de prise de décision : pourcentage de réunions qui ont entre deux et huit participants et dont la durée est inférieure à une heure.
Examiner les réunions périodiques Heures de réunion périodiques et non périodiques Pourcentage du nombre total d’heures de réunion passées dans des réunions périodiques et non périodiques. Ces heures sont additionnées pour la période entière, puis les pourcentages sont calculés. Ces calculs utilisent la métrique heures de réunion et le filtre de réunion IsRecurring.
Promouvoir des habitudes de réunion saines Distribution du temps hebdomadaire passé en multitâche Pourcentage d’employés en fonction de leurs heures de réunion multitâche hebdomadaires. Ils sont divisés en ceux qui passent entre zéro et une heure, une et cinq heures, et plus de cinq heures multitâche dans les réunions. Ces pourcentages sont calculés chaque semaine et calculés en moyenne pour l’ensemble de la période.

Meilleures pratiques

Pour prendre des mesures sur un résultat, vous pouvez sélectionner Afficher les meilleures pratiques pour afficher une liste de recommandations. Cette section décrit la raison pour laquelle chacun des comportements suivants est important et les meilleures pratiques qui peuvent aider à transformer la culture de réunion.

Optimiser les heures de réunion

Les réunions longues et importantes sont coûteuses et souvent considérées comme une perte de temps. Des réunions plus courtes avec moins de personnes peuvent améliorer les performances individuelles et d’équipe.

Le guide condensé sur l’organisation de réunions explique quelques nouvelles idées qui peuvent vous aider à rendre vos réunions plus efficaces, par exemple si « vous voulez que les gens aient la possibilité de contribuer, vous devez limiter la présence ». Autres moyens de réduire le temps de réunion :

  • Utilisez les canaux Microsoft Teams comme moyen pour les membres de l’équipe d’obtenir des réponses aux questions et fournir des mises à jour sans avoir besoin d’une réunion.
  • Encouragez les employés à dire poliment non aux réunions qui n’ont pas d’ordre du jour ou qui ne correspondent pas aux priorités. Les commentaires motiveront les organisateurs à planifier de meilleures réunions.

Pour plus d’informations sur les meilleures pratiques et les stratégies de modification, consultez Meilleures pratiques pour les réunions.

Examiner les réunions périodiques

Les réunions périodiques pour les mises à jour d’équipe consomment souvent beaucoup de temps. Au fil du temps, ils peuvent devenir gonflés avec les participants, improductifs et déconnectés des objectifs initiaux.

Comme décrit dans Comment tuer enfin la réunion inutile et périodique, nous savons tous à quel point une réunion hebdomadaire « gonflée » peut être inutile. Mais il y a de l’espoir : « Pour libérer les victimes de ce cercle vicieux apparemment inéluctable, il est nécessaire de lancer un cercle vertueux dans lequel chacun est habilité à dire non, à se demander pourquoi et à identifier des stratégies pour permettre à tous les membres d’une organisation d’être plus efficaces au quotidien. » Méthodes d’optimisation des réunions périodiques :

  • Utilisez les canaux Microsoft Teams comme moyen pour les membres de l’équipe d’obtenir des réponses aux questions et fournir des mises à jour sans avoir besoin d’une réunion.
  • Expérimentez des réunions de 15 minutes. De courtes réunions debout avec des ordres du jour ciblés sont courantes dans les lieux de travail à enjeux élevés pour faire le point ou réfléchir à un événement.

Pour plus d’informations sur les meilleures pratiques et les stratégies de modification, consultez Meilleures pratiques pour les réunions.

Promouvoir des habitudes de réunion saines

L’envoi d’e-mails et la conversation pendant les réunions peuvent entraîner des interprétations différentes des décisions, des conseils manqués et un suivi incohérent des éléments d’action.

Selon Si vous effectuez plusieurs tâches pendant les réunions, votre équipe le fera également : « Les responsables qui envoient fréquemment des e-mails pendant les réunions sont, selon notre analyse, 2,2 fois plus susceptibles d’avoir des rapports directs qui sont également multitâches dans les réunions. » Façons d’améliorer les réunions :

  • Utilisez Viva Insights dans Outlook pour préparer des réunions, qui inclut des informations sur les réunions, des documents connexes et des rappels pour réserver le temps de préparation.
  • Lorsque vous êtes distrait par une idée d’envoyer un e-mail pendant une réunion, ajoutez-le rapidement à votre liste de tâches et passez à autre chose. Cela procure de la satisfaction et peut vous aider à retrouver le focus.

Pour plus d’informations sur les meilleures pratiques et les stratégies de modification, consultez Meilleures pratiques pour les réunions.