Organiser un événement en direct microsoft Teams dans Viva Engage

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Microsoft Viva Engage utilise Microsoft Teams pour traiter et enregistrer des vidéos pour tous les événements en direct. Pour comprendre comment Viva Engage et Teams fonctionnent ensemble, consultez Vue d’ensemble des événements en direct.

Cet article fournit des conseils pour Viva Engage administrateurs de groupe afin de produire les meilleures expériences d’événements en direct pour leurs groupes et communautés. Si vous planifiez un grand événement (jusqu’à 100 000 participants), l’équipe d’assistance aux événements en direct microsoft 365 peut vous offrir les meilleures options pour votre événement en direct. En savoir plus sur ce programme.

Remarque

Microsoft Stream événements ne seront plus disponibles après le 31 janvier 2024. Utilisez des événements en direct Microsoft Teams pour planifier vos événements.

Choisir une configuration qui fonctionne pour votre événement en direct

La taille et la complexité de votre événement en direct déterminent si vous créez l’événement dans Viva Engage ou dans Microsoft Teams. Passez en revue ces descriptions pour déterminer celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Importante

Lors de la configuration d’un événement en direct, nous vous recommandons de configurer vos autorisations vidéo, communauté et utilisateur au moins 24 heures avant l’événement pour une expérience optimale. Cela inclut des paramètres tels que l’ajout d’utilisateurs, la mise à jour des autorisations vidéo et la modification d’une communauté de privé à public. La propagation de certaines modifications dans Microsoft Teams et Viva Engage peut prendre jusqu’à deux heures. L’autorisation de 24 heures ou plus peut fournir du temps pour le test et l’ajustement si nécessaire.

  • Démarrage rapide Microsoft Teams

    Utilisez cette méthode utilisée pour produire des événements en direct simples. Tout ce que vous devez avoir, c’est les périphériques audio et vidéo connectés à l’ordinateur du présentateur. Cette configuration est idéale lorsque vous avez invité un présentateur distant pour l’événement.

    • Teams encode le flux de diffusion.
    • Le contenu partagé à partir de la webcam et de l’écran du présentateur est partagé entre Teams.
    • Les participants peuvent afficher l’événement sur Viva Engage.
    • La vidéo est stockée dans la bibliothèque SharePoint connectée à la communauté Viva Engage où l’événement en direct a été produit. La vidéo s’affiche sur la page de l’événement Viva Engage pendant 180 jours après la fin de l’événement.

  • Application ou appareil externe Teams

    Ce type de production est idéal pour les événements à grande échelle, tels que les assemblées de ville exécutives. Ici, un seul flux d’un mixeur multimédia est diffusé au public.

    • Teams diffuse l’événement en direct
    • Nécessite un encodeur externe (application ou appareil) pour produire l’événement
    • Les participants peuvent afficher l’événement dans Viva Engage.
    • La vidéo est stockée dans la bibliothèque SharePoint connectée à la communauté Viva Engage où l’événement en direct a été produit. La vidéo s’affiche sur la page de l’événement Viva Engage pendant 180 jours après la fin de l’événement.

Passer en revue les licences et les autorisations

En tant qu’organisateur d’événements en direct, assurez-vous que vous et votre public disposez des licences et des autorisations nécessaires pour participer à des événements en direct.

Créer et planifier un événement en direct

  • Vous devez être administrateur dans le groupe ou la communauté Viva Engage dans lequel vous créez et planifiez l’événement.

  • Vous devez posséder une licence Teams et configurer des stratégies spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Qui peut créer et planifier des événements en direct dans Teams et Configurer des stratégies d’événements en direct.

  • Vous devez être administrateur pour attribuer des rôles pour l’événement en direct (producteurs, présentateurs, etc.). Seuls les rôles attribués reçoivent une invitation, ce qui leur permet de rejoindre l’événement via un lien. En savoir plus sur les rôles attribués via Teams ou via une application ou un appareil externe.

  • Les co-producteurs et présentateurs que vous attribuez doivent également disposer d’une licence Teams et Teams doit être activé. (Sélectionnez le lanceur d’applications Microsoft 365 et recherchez une icône Teams.)

  • Votre groupe public ou privé doit être connecté à Microsoft 365 et appliquer Office 365 paramètre d’identité doit être sélectionné pour le organization. Pour limiter la présence aux membres uniquement, utilisez une communauté privée. Les non-membres peuvent participer à des événements en direct planifiés dans une communauté publique.

Pour plus d’informations, consultez Appliquer l’identité Office 365 pour les utilisateurs et les Viva Engage Viva Engage et les groupes Microsoft 365.

Participer à un événement en direct

  • Les participants doivent disposer d’un plan Microsoft 365 ou Office 365 qui inclut une licence pour Viva Engage et Microsoft Teams (par exemple, Office 365 A3, A5, F1, E1, E3 ou E5).
  • Vous devez être membre du réseau Viva Engage dans lequel l’événement est hébergé pour participer à un événement en direct dans un groupe public. Les invités et les utilisateurs externes n’ont pas accès aux événements en direct.
  • Vous devez être membre du groupe privé dans lequel l’événement est hébergé pour participer à un événement en direct dans un groupe privé.

Configurer la vidéo et les autorisations à l’avance

Avant de pouvoir créer un événement en direct, vous devez configurer les autorisations vidéo, communautaire et utilisateur. Les tâches que vous devrez peut-être effectuer incluent l’ajout d’utilisateurs, la mise à jour des autorisations vidéo et la modification d’une communauté de privé à public. La propagation des autorisations entre Teams et Viva Engage prend jusqu’à deux heures.

Nous vous recommandons de configurer ces paramètres au moins 24 heures à l’avance pour laisser le temps de tester et d’ajuster vos paramètres.

Apprendre en créant un événement de test

Laissez votre premier événement en direct être une sorte de répétition générale pour la vraie chose. Une séance d’entraînement vous permet, ainsi qu’aux membres de votre équipe, de vous familiariser avec vos responsabilités et ce qui doit se passer. Cela est particulièrement important lorsque vous produisez des événements en direct qui sont diffusés à des milliers de personnes.

Inscrivez des helpers pour les rôles clés : organisateur, présentateur et participant. Si vous produisez des événements par le biais d’une application ou d’un appareil externe, incluez une personne sur le personnel av pour exécuter le mélangeur afin de fournir les informations de l’encodeur. Envisagez de créer une communauté Viva Engage distincte de vos bénévoles spécifiquement pour le test.

Restreindre la création d’événements en direct dans Viva Engage

Vous pouvez empêcher la création d’événements en direct produits dans Teams, d’événements en direct produits avec d’autres outils, ou les deux.

  • Pour empêcher la création d’événements en direct produits dans Teams, supprimez les autorisations dans Teams pour la planification des événements en direct. De cette façon, les utilisateurs sans licence et non autorisés n’auront pas l’option produire dans Teams s’ils essaient de créer un événement en direct dans Viva Engage.

Forum aux questions

Q : Puis-je créer un événement en direct dans Toute l’entreprise ?

Si la communauté All Company de votre réseau est un groupe connecté à Microsoft 365, vous pouvez héberger des événements dans cette communauté. Toutes les entreprises fonctionnent comme d’autres communautés Viva Engage.

Q : Combien de participants peuvent afficher un événement en direct à la fois ?

R. Actuellement, la limite est de 10 000 participants. Pour les participants de plus grande taille, contactez le programme d’assistance aux événements en direct Microsoft 365.

Q : Quel lecteur multimédia est utilisé pour les événements en direct ?

Les nouveaux événements en direct sont diffusés à l’aide du lecteur multimédia Teams et peuvent être visionnés en direct ou à la demande sur le Viva Engage applications web et mobiles (iOS et Android).

Q : Pourquoi ne puis-je pas afficher la vidéo ?

Pour maintenir la confidentialité du contenu de l’événement en direct, seuls les utilisateurs autorisés peuvent rejoindre un événement en direct et sont authentifiés au fur et à mesure qu’ils chargent la page de l’événement en direct. L’authentification doit être réussie pour que la vidéo soit visible. Utilisez les paramètres de votre navigateur pour vous assurer que les cookies sont activés et que toutes les extensions qui bloquent les jetons sont désactivées. Après avoir modifié les paramètres, actualisez la page de l’événement.

Q : Où sont stockées les vidéos une fois qu’elles ont été produites ?

La vidéo à la demande est stockée dans la communauté SharePoint où l’événement a été hébergé et est automatiquement partagée avec les membres de la communauté privée. Si l’événement a été produit dans une communauté publique, la vidéo est partagée avec tout le monde sur le réseau Viva Engage.

Q : Les producteurs d’événements peuvent-ils modifier des vidéos ?

Oui, les vidéos peuvent être modifiées dans SharePoint. La vidéo modifiée dans SharePoint est automatiquement mise à jour pour permettre aux participants de watch. Jusqu’à 10 minutes peuvent être nécessaires avant que les producteurs puissent modifier leurs vidéos une fois l’événement terminé.

Q : Qu’advient-il des anciennes vidéos d’événements en direct qui ont été produites à l’aide de Microsoft Stream ?

Pour l’instant, les participants peuvent watch des vidéos d’événements en direct créées à l’aide de Stream sur Microsoft Stream. Toutefois, nous vous recommandons de migrer des vidéos Stream vers SharePoint.

Q : Comment puis-je annuler un événement en direct planifié ?

  1. Dans Viva Engage, accédez à la page de groupe pour afficher l’événement.
  2. Dans la section Événements de groupe, sélectionnez l’événement, puis annuler l’événement.

Conseil

Si l’annonce de l’événement est en ligne depuis un certain temps, publiez un message dans la communauté indiquant que l’événement a été annulé. Si vous avez envoyé une invitation de calendrier, envoyez une annulation.

Q : Notre équipe d’événements peut-elle modérer les conversations ou tous les participants verront-ils toutes les questions ?

Toutes les questions et conversations sont visibles au sein de la communauté Viva Engage.

Q : Dois-je créer une transcription ou l’outil transcrit-il la vidéo ? Comment fonctionne le sous-titrage après l’événement ?

Le sous-titrage d’IA optimisé par Teams est disponible en temps réel pendant et après la fin de l’événement.

Q : La page d’accueil de l’événement peut-elle être personnalisée ?

Vous pouvez modifier le titre, la description, la date et l’heure de la page d’accueil de l’événement. La page d’accueil inclut l’enregistrement après l’événement.

Q : Quelles sont les bonnes façons de promouvoir un événement ?

Utilisez les liens vers l’événement qui se trouvent sur la page de l’événement dans Viva Engage pour inviter les participants à rejoindre votre événement.

  • Pour les communautés publiques, publiez une annonce dans la communauté avec un lien vers la page de l’événement. Pour une portée plus large, vous pouvez également publier une annonce dans la communauté Toute l’entreprise.
  • Pour les communautés privées, publiez une annonce dans la communauté avec un lien vers la page de l’événement.
  • Dans toutes les communautés, épinglez les annonces en haut du flux communautaire.
  • Envoyez un e-mail avec le lien. Envoyer une invitation à une réunion dans Outlook ou Microsoft Teams contenant le lien.

Organiser un événement en direct dans Viva Engage

Vue d’ensemble des événements de vie de Microsoft Teams

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