Rastrexar e xestionar actividades

En Dynamics 365 Sales, utilice actividades para planificar, rastrexar e organizar todas as súas comunicacións de clientes. Por exemplo, pode tomar notas, enviar correo electrónico, facer chamadas telefónicas, configurar compromisos e atribuírse tarefas mentres traballa nunha venda ou resolve un caso de servizo. Estas accións están consideradas todas como tipos de actividades.

O sistema marca a hora automaticamente en cada actividade e mostra quen a creou. Vostede e outros membros do seu equipo poden desprazarse polas actividades para ver o historial cando traballa cun cliente.

Para tirar o máximo proveito da súa aplicación Dynamics 365 Sales, resulta importante para todas as persoas da organización rastrexar todas as súas interaccións cos clientes engadindo unha actividade para cada correo electrónico, chamada telefónica, tarefa ou compromiso. Deste xeito, complétase o historial dun cliente .

Requisitos de licenza e rol

Tipo de requisito	Hai que ter
Licenza	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise, ou Dynamics 365 Sales Professional Máis información: Dynamics 365 Prezos de vendas
Roles de seguridade	Calquera papel de venda primaria, como vendedor ou xestor de vendas Máis información: Principais funcións de venda

Atopar as súas actividades

Podes atopar as túas actividades en O meu traballo no mapa do sitio.

Ver as actividades na lista, no calendario ou na vista de Kanban

Nota

• A opción Gardar como só está dispoñible cando o administrador engade un ou máis tipos de vista á grade Actividade a través do sistema personalizacións.
• Para engadir a vista Kanban á grade Actividade , consulte Engadir o control Kanban ás entidades de oportunidade ou actividade. Seguindo os pasos do artigo, podes engadir outras vistas como Calendario e Vista de canalización.

1. No mapa do sitio, selecciona Actividades.

2. Na barra de comandos, seleccione Mostrar como e, a continuación, o tipo de vista, como Kanban ou Calendario.

   

Os seguintes tipos de vista son compatibles coa grade Actividade :

• Reixa de só lectura. Mostra unha lista de todas as actividades.
• Calendario. Mostra un calendario cunha lista das actividades programadas do día e as ofertas asociadas.
• Kanban. Mostra unha representación visual das súas actividades de vendas nos seus diferentes estados. Isto permítelle ver o estado de cada actividade na súa canle e arrastralos para pasar dun estado a outro (por exemplo, Aberto, Completado, Cancelado, Programado). Máis información: Traballar con actividades na vista Kanban

Modificar a vista das súas actividades

Pode usar vistas para ver as actividades que quere. Por exemplo, podes usar a vista As miñas actividades para ver as actividades que che asignáronse e Actividades dos membros do meu equipo vista para ver as actividades do teu equipo.

Filtrar a lista de actividades

Pode filtrar a lista de actividades para ver só as que lle interesan. Por exemplo, pode limitar aínda máis as actividades que está a ver nunha vista mediante o filtro de tipo de actividade. O filtro de tipo de actividade permite filtrar actividades en función do tipo, como o correo electrónico, a tarefa, a chamada telefónica, etc.

Tamén podes usar o filtro Vencemento para ver as actividades que se vencen nun momento específico, como as actividades que vencen hoxe ou antes ou as actividades que vencen o próximo sete días ou antes.

Crear ou editar unha actividade nova

Pode crear actividades independentes que non estean asociadas a ningún rexistro de cliente ou de vendas. Para facelo, no mapa do sitio, seleccione Actividades e, a continuación, na barra de comandos, seleccione **Correo electrónico, chamada telefónica, ou Tarefa, dependendo da actividade que queiras crear.

Ou, para editar un rexistro de actividade existente, abra a actividade seleccionando o seu título.

Nota

Coa publicación de abril de 2020 de Dynamics 365 Sales, cando crea ou edita unha nova actividade, o rexistro ábrese nun diálogo de formulario principal. Un diálogo de formulario principal é un formulario principal que se abre nunha caixa de diálogo (unha ventá emerxente). As caixas de diálogo de formularios principais permítenlle manter o contexto ao traballar nun rexistro coa posibilidade de abrir un segundo ou terceiro rexistro na experiencia da caixa de diálogo. Isto facilita a edición dos rexistros.

Engadir unha nova actividade para un cliente

Na maioría das veces, quere engadir unha actividade asociada a un contacto, oportunidade, conta ou outro tipo de rexistro para axudarche a realizar un seguimento de todo o historial de comunicación que tes cun cliente. (Tamén pode engadir unha actividade para a si mesmo.)

A medida que se vai establecendo a relación da súa organización cun cliente co paso do tempo, vostede e outras persoas do seu equipo poden revisar a fonte de actividades mentres traballa co cliente e ver o historial das súas interaccións. As actividades tamén poden incluírse nos informes para rastrexar o progreso continuado.

Para engadir unha actividade para un cliente:

1. Abra o rexistro. Pode utilizar a Busca Rápida da barra de navegación para atopar un rexistro de xeito rápido.
2. Seleccione Actividades relacionadas>Actividades.
3. Na páxina Actividades , seleccione Nova actividade>Tipo de actividade.
4. No panel Creación rápida , introduza a información necesaria e, a continuación, seleccione Gardar e pechar.

Engadir unha actividade para vostede mesmo

Engada unha tarefa ou nota por si mesmo cando desexe recibir un aviso de que desexa facer algo persoal, como pedir cita a un médico ou asistir a un evento deportivo.

En caso contrario, para manter un historial das súas interaccións cun cliente, debe engadir novas actividades que estean asociadas co rexistro dun cliente para que esas actividades pasen a formar parte do historial que os demais integrantes do seu equipo poden consultar.

Para engadir unha actividade para ti:

1. Na barra de navegación, seleccione Crear e, a continuación, seleccione Actividades>Tipo de actividade.
2. Encha os campos e despois selecciona Gardar e pechar.

Anexar un documento

Aos correos electrónicos e notas pódense anexar documentos, follas de cálculo, imaxes e case calquera tipo de ficheiro.

Para anexar un documento a un correo electrónico:

1. Abra o formulario do correo electrónico.
2. Na barra de comandos, seleccione Anexar ficheiro.
3. Busque e seleccione o ficheiro que quere anexar.
   O ficheiro seleccionado aparece no panel Anexo .

Para anexar un documento a unha nota:

1. No panel Cronoloxía , seleccione + e, a continuación, seleccione Nota.
2. Engade a nota e selecciona a icona adxunto antes do botón Engadir nota .
3. Busque e seleccione o ficheiro que quere anexar.
   O ficheiro seleccionado aparece enriba do botón Engadir nota .

Marcar unha actividade como completa

Despois de chamar a alguén, completar unha tarefa, enviar un correo electrónico ou dirixirse a un compromiso, pode marcar a actividade correspondente a esa acción como completada.

1. Abra a actividade.

2. Na barra de comandos, selecciona Mark Complete.

   

Marcar varias actividades como completas ao mesmo tempo

1. Na lista de actividades, seleccione todas as actividades que desexe marcar completadas.
2. Na barra de comandos, selecciona Mark Complete.

Prácticas recomendadas para actividades

Ofrecémoslle algunhas suxestións sobre como utilizar actividades para beneficio da súa organización:

• Engade unha actividade para cada interacción co cliente. Asegúrese de que o historial dun cliente inclúa un rexistro de cada comunicación que manteña con el.

• Utilizar o tipo de actividade adecuado para a acción. Pode ser tentador introducir unha nova nota que di: "Enviar un correo electrónico para confirmar prezos" ou "Chamar ao cliente para discutir o seu caso de servizo". Non obstante, debes engadir un correo electrónico ou chamada telefónica actividade para rastrexar este tipo de accións e usar notas para textos máis xerais.

• Engade actividades tamén para ti. Pode realizar un seguimento das súas propias atribucións, eventos e notas sen asociar estas actividades a un cliente.

  Use o comando Crear na barra de navegación. Atopa estas actividades na lista clasificando na columna Regarding , que está en branco para informarte de que a actividade non está asociada a un rexistro de clientes.

• Teña presente que as actividades "se enrolan" baixo os seus rexistros asociados. Digamos que quere lembrarse a seguimento con Cecil Langer, un contacto que está asociado á conta, Wingtip Toys. Debe engadir a actividade de tarefa ao rexistro de contactos de Cecil (non para a conta, Wingtip Toys).

  Deste xeito, a súa tarefa "lanzarase" baixo a conta automaticamente, e vostede e outras persoas do teu equipo ven a tarefa cando están a mirar o contacto e cando están a mirar a conta para Wingtip Toys. (E saben que o manexaches).

Non atopa as opcións na súa aplicación?

Hai tres posibilidades:

• Non ten a licenza ou rol necesario.
• O seu administrador non activou a funcionalidade.
• A súa organización está a usar unha aplicación personalizada. Consulte co administrador os pasos exactos. Os pasos descritos neste artigo son específicos para as aplicacións listas para usar Sales Professional ou Plataforma común de vendas.

Consulte tamén

Traballar con actividades na vista de Kanban