Asocie su gasto en la nube a las órdenes de compra de Microsoft Marketplace

Las asignaciones de pedidos de compra ayudan a las organizaciones a asociar Azure y el gasto de Marketplace con los pedidos de compra para realizar el seguimiento, el presupuesto y la conciliación de facturas. Cree asignaciones mediante asociaciones, que determinan qué compras, productos, empresas de software o categorías de gasto se asocian a un pedido de compra.

Cómo funcionan las asignaciones

La creación de un pedido de compra no asocia automáticamente cargos a él. Para asignar gastos, cree una o varias asignaciones.

• Un pedido de compra puede alinearse con varias asignaciones.
• Las asignaciones tienen diferentes ámbitos y fechas de entrada en vigor para asignar gastos con pedidos de compra.
• Puede crear, modificar, activar o desactivar mapeos a medida que cambian las necesidades del negocio.
• Cuando un cargo de Marketplace coincide con una asignación activa, se asigna al pedido de compra correspondiente.

Prioridad de asignación

En algunos casos, un cargo del Marketplace podría coincidir con más de una asignación de distribución de sus pedidos de compra. Cuando esto ocurre, la asignación más específica tiene prioridad.

Por ejemplo:

• Una asignación de editor vincula todas las compras de Contoso Software con Pedido de compra A.
• Una asignación de producto asocia el producto Contoso Analytics con la Orden de compra B.

Los cargos de Contoso Analytics se asignan al pedido de compra B porque la asignación de productos es más específica. Otras compras de Contoso Software siguen estando asignadas al pedido de compra A.

Nota:

El editor de un producto de Marketplace puede diferir del revendedor o del asociado de servicios que le vende el producto. Al crear asignaciones de publicador o productos, escriba los identificadores de publicador y producto, no el nombre del revendedor.

Creación de la asignación

Puede crear mapeos amplios, como todas las compras de Marketplace, o mapeos más específicos para empresas de software o productos concretos. Configure la asignación durante el proceso de creación de un pedido de compra en el portal de Azure o después.

1. Vaya a Cost Management + Billing en el Azure Portal.
2. Vaya a los ámbitos de facturación y seleccione el ámbito que necesita.
3. Vaya al perfil de facturación y seleccione el perfil correspondiente.
4. En Administración de facturas , seleccione Pedidos de compra.
5. Seleccione Nueva asignación.
6. En Asignar a, elija el alcance del gasto que desea asignar a una orden de compra.
7. En Nombre del pedido de compra, busque y seleccione el pedido de compra al que desea aplicar esta asignación.
8. Seleccione una fecha efectiva en UTC.
9. Seleccione una fecha de expiración en UTC.
10. El estado predeterminado se establece en Activo. Establecer el estado como inactivo le permitirá crear un mapeo, pero no se usará para asignar el gasto a la orden de compra hasta que lo active.
11. Cuando se asigna a un publicador, se requiere el identificador del publicador.
12. Cuando se asigna a un producto de Marketplace, se requieren tanto el identificador del publicador como el identificador de la oferta. El sistema validará que estos identificadores coinciden con un producto disponible.
13. Selecciona Crear. Debería ver un mensaje verde que indica que la asignación se ha creado correctamente.

Nota:

De forma predeterminada, la nueva asignación solo se aplicará a cargos futuros entre la fecha efectiva y la fecha de expiración, durante la cual el estado de asignación está activo. Puede aplicar esta asignación a cargos ya facturados con la función Volver a aplicar las asignaciones que se describe a continuación.

Ámbitos de asignación

El ámbito de asignación determina cómo se asignan los gastos al pedido de compra. En la lista siguiente se muestran ámbitos del más amplio al más estrecho:

Categoría de gasto general inclusiva de Azure y marketplace de Microsoft

• Todas las compras
• Todos los derechos
• Todo el consumo

productos de Microsoft excepto Marketplace

• Todos los productos Microsoft
• Todos los derechos de Microsoft
• Todo el consumo de Microsoft

Productos de Marketplace de asociados de Microsoft

• Todos los productos de Marketplace
• Todos los derechos de Marketplace
• Todo el consumo del Marketplace

Publicadores y productos de Marketplace

• Publicadores específicos (requiere el identificador de publicador)
• Productos específicos de Marketplace (requiere el identificador de publicador y el identificador de oferta)

Nota:

Los productos de Marketplace pueden incluir derechos y consumo, como un producto SaaS o Contenedor con una tarifa mensual o anual más los cargos basados en el uso.

Estrategias de asignación comunes

Pedidos de compra independientes para Microsoft Azure y Microsoft Marketplace

Las organizaciones suelen separar sus gastos de infraestructura de Azure del gasto de software de terceros con asociados de Microsoft de confianza.

Para implementar esta estrategia:

1. Cree dos pedidos de compra.
2. Cree una asignación para todos los productos Microsoft asignando gastos a un pedido de compra para Azure.
3. Cree un segundo mapeo para todos los productos de Marketplace, asignando el gasto a un segundo pedido de compra de Marketplace.

Separar órdenes de compra por empresa de software

Los equipos de finanzas y adquisiciones pueden emitir pedidos de compra independientes para cada proveedor de software. Cree asociaciones de editores para asignar todo el gasto de ese proveedor a su pedido de compra. Puede asignar varios publicadores a un único pedido de compra.

Pedidos de compra independientes por productos

Las organizaciones que requieren el seguimiento financiero más detallado pueden crear asociaciones a nivel de producto para una o varias soluciones de Marketplace. Puede asignar varios productos de uno o varios publicadores a un único pedido de compra.

Editar asignación

Puede editar la asignación a medida que evolucionan los requisitos de la organización. Los motivos más habituales para editar el mapeo incluyen:

• Nuevas compras de software
• Cambios de propiedad del presupuesto
• Cambios en la política de adquisiciones
• Reorganizaciones empresariales
• Corrección de errores

Puede editar la asignación desde la página Pedidos de compra.

1. Seleccione la pestaña Todas las asignaciones.
2. Ordene la tabla por los campos y use los filtros disponibles para encontrar rápidamente el mapeo que desea editar.
3. Seleccione el botón Editar asignaciones situado encima de la tabla de la derecha.
4. Puede editar campos individuales dentro de la tabla Todas las correspondencias. Un icono de lápiz indica campos editables, entre los que se incluyen:
   • Nombre del pedido de compra
   • Status
   • Fecha de vigencia
   • Fecha de expiración

Asignación de edición masiva

Para aplicar los mismos cambios en varias asignaciones, puede seleccionar un campo en el menú desplegable situado bajo seleccione un campo para editar en bloque, elegir el valor que desee y, a continuación, seleccione Aplicar.

Algunas sugerencias para la edición masiva:

• Una vez que haya empezado a editar campos individualmente dentro de la tabla, la característica de edición masiva se deshabilitará. Envíe o cancele las modificaciones actuales para volver a habilitar la edición masiva.
• No se puede editar el nombre de la PO de un mapeo con estado inactivo. En primer lugar, cambie el estado a activo y envíe. A continuación, podrá asignar la asignación a un pedido de compra diferente.
• Las fechas de asignación deben estar dentro de las fechas de entrada en vigor y expiración del pedido de compra que desea asignar. Recibirá un error si las fechas están mal alineadas.
• La columna Hora de actualización muestra la fecha y hora, en tu hora local, del último cambio enviado para cada mapeo.

Importante

Los cambios enviados en la asignación afectan a cómo se asignan cargos futuros a los pedidos de compra y también pueden aplicarse a los cargos recientes si vuelve a aplicar la asignación.

Volver a aplicar asignaciones

Utilice Volver a aplicar asignaciones para volver a evaluar sistemáticamente los cargos facturados anteriormente con la configuración actual de asignaciones, incluyendo cualquier edición reciente. Este paso puede ser útil cuando:

• Se crea una asignación después de incurrir en cargos
• Cambia una asignación después de recibir una factura
• Tiene que corregir un error o las asignaciones de una orden de compra.

Para aplicar las actualizaciones configuradas más recientes a las asignaciones:

1. Seleccione el botón Volver a aplicar asignaciones en la parte superior de la página Pedidos de compra.
2. Seleccione la fecha de inicio y la fecha de finalización para definir un intervalo de fechas anterior para el que desea aplicar las asignaciones más recientes. Puede elegir fechas de los tres meses más recientes.
3. Elija Enviar para iniciar el proceso.

Advertencia

Volver a aplicar las asociaciones puede afectar a las asignaciones históricas de los pedidos de compra, a las facturas recientes y generar nuevos documentos suplementarios. Revise cuidadosamente el impacto antes de continuar.

Cuando inicia una reaplicación del mapeo

• Verá un mensaje y una barra de progreso que indican "que se ha iniciado la reaplicación del mapeo".
• El sistema vuelve a evaluar los cargos procesados anteriormente.
• Las asignaciones de pedidos de compra pueden cambiar.
• Los documentos complementarios se actualizan para las facturas afectadas.
• El proceso puede afectar a los períodos históricos dentro del intervalo de fechas admitido.
• Una vez completado el proceso, recibirás un mensaje con el texto "asignación reevaluada correctamente", junto con una lista de las facturas afectadas y el importe de los cargos aplicables.

Importante

Para los clientes con Contrato Enterprise (EA), la reasignación puede hacer que Microsoft vuelva a facturar su cuenta. Recibirá una nueva factura y documentos complementarios actualizados con los nuevos números de factura. Las facturas emitidas anteriormente afectadas se anularán. Para Contrato de cliente de Microsoft, solo recibirá documentos complementarios actualizados. No habrá refacturación y las facturas emitidas anteriormente no se verán afectadas.

Paso siguiente

Habilitación de documentos complementarios para admitir la conciliación de facturas