Usar os modelos de Word en Dynamics 365

 

Aplícase a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esta funcionalidade introduciuse na Actualización de CRM Online 2016 e CRM 2016 (local).

Está interesado en obter esta funcionalidade? Localice o seu administrador de Dynamics 365 ou o seu técnico de asistencia.

Despois de crear e importar modelos de Microsoft Office Word a Microsoft Dynamics 365, os usuarios so teñen que premer para poder xerar documentos estandarizados automaticamente enchidos cos datos de Dynamics 365. Esta funcionalidade ten algunhas consideracións especiais que debería coñecer para crear correctamente modelos de Word.

Suxestión

Vexa o seguinte vídeo: Crear documentos directamente de Dynamics CRM utilizando os modelos de Word e Excel (2:38)

Aviso

Hai un problema coñecido ao crear modelos en Word. Este tema contén información sobre como impedir interaccións que poderían desestabilizar Word. Consulte: Importante. Un problema coñecido e como evitalo

As seguintes son as versións compatibles de Word.

Área	Word Versión
Crear un modelo de Word	2013, 2016
Utilizar un documento de Word xerado en Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Siga os pasos indicados neste tema para crear e usar correctamente modelos de Word en Dynamics 365.

Pso 1: crear un modelo de Word

Onde pode crear un modelo

Hai tres lugares en Dynamics 365 onde pode crear un modelo de Word:

• Desde a páxina de configuración. Vaia a Configuración > Modelos > Modelos de documentos > Novo(). Necesita permisos suficientes para acceder á páxina de Configuración, como Administrador do Sistema ou Personalizador do Sistema.

• Desde un rexistro. Abra un rexistro, como unha conta en vendas. Vaia a Vendas > Client_Accounts > As Miñas Contas Activas. Prema nunha conta para abrila e, a seguir, prema Máis (...) > Modelos de Word > Crear modelo de Word. Os modelos creados aquí son persoais e dispoñibles só para o usuario que crea o modelo.

• Desde unha lista de rexistros. Por exemplo, vaia a Vendas > Client_Accounts > As Miñas Contas Activas. Seleccione unha única conta e, a seguir, prema Máis (...) > Modelos de Word > Crear modelo de Word.

  

Suxestión

Para eliminar modelos de documentos persoais, siga estes pasos:

1. Prema Localización avanzada ().

2. Para Buscar, seleccione Modelos Persoais do Documento.

3. Prema Resultados (!).

4. Seleccione o modelo do documento persoal a eliminar e, a seguir, prema Eliminar ().

Despois de premer Crear Modelo de Word, seleccione unha entidade coa que filtrar e, a seguir, prema en Modelo de Word > Seleccionar Entidade.

Aparece a páxina de selección de relación.

Que son relacións 1:N, N:1 e N:N?

Esta pantalla require que comprenda a estrutura de datos de Dynamics 365. O seu administrador ou personalizador de Dynamics 365 poderán fornecer información sobre as relacións de entidade. For obter contido sobre adiministradores, consulte TechNet: Crear e editar relacións de entidade.

Aquí ten algúns exemplos de relacións da entidade Conta.

Relación	Descrición
	Unha conta pode ter varios contactos.
	Un cliente potencial, conta ou contacto poden ter varias contas.
	Unha conta pode ter varias listas de márketing. Unha lista de márketing pode ter varias contas.

As relacións que seleccione nesta pantalla determinan que entidades e campos estarán dispoñibles máis tarde cando defina o modelo de Word. Seleccione só as relacións que precisa para engadir datos de Dynamics 365 ao modelo de Word.

Nota

Para garantir a descarga de documentos adecuadamente, hai un límite superior de 100 para o número de rexistros relacionados devolvidos para cada relación. Por exemplo, se está a exportar un modelo para unha conta e desexa incluír unha lista dos contactos, o documento devolverá como máximo 100 contactos da conta.

Descargar o modelo

Prema Descargar Modelo na páxina Seleccionar Entidade para crear un ficheiro Word no seu computador local coa entidade exportada incluída como datos XML.

Paso 2: activar o separador Programador

Abra o modelo do ficheiro Word. Neste momento, o documento parece estar en branco.

Para ver e engadir datos de XML de Dynamics 365, debe activar o separador Programador de Word.

1. Vaia a Ficheiro > Opcións > Personalizar Fita e despois active Programador.

   

2. Prema Aceptar.

Programador aparece agora na fita de Word.

Importante. Un problema coñecido e como evitalo

Hai un problema coñecido con modelos xerados con Dynamics 365 de Word e de Microsoft Office Word. Na seguinte sección, vai engadir campos de control de contido XML ao modelo de Word.

Aviso

Hai algunhas cousas que provocan que Word se inmobilice, polo que necesita usar Xestor de tarefas para deter Word:

• Ten que inserir un control de contido distinto de Imaxe ou Texto sen Formato.

• Ten que facer unha modificación textual, como cambiar a capitalización ou engadir texto, a un control de contido. Estas modificacións pódense producir a través deAutocorrección ou edicións de usuario. Por defecto, a autocorrección de Microsoft Word pon maiúsculas en frases. Cando engade un campo de control de contido, Word ve unha nova frase y poñerá maiúsculas cando se afasta do campo.

Para evitar problemas cos campos de control, siga estes pasos:

Engada só campos como Texto sen Formato ou Imaxe

1. Utilice o panel de asignación de XML para engadir campos de entidade de Dynamics 365 ao modelo de Word. Asegúrese de engadir campos só como Texto sen formato ou Imaxe.

   

Non faga modificacións textuais no control de contido engadido

1. Pode facer modificacións de formato aos campos de control de contido, como por exemplo poñer o texto en grosa, pero non outras modificacións textuais, incluídas as modificacións de maiúsculas.

   

Se Word inmobiliza ou rendemento empeora, tente desactivar a autocorrección.

Desactivar Autocorrección

1. Co modelo de ficheiro aberto en Word, vaia a Ficheiro > Opcións > Corrección > Opcións de autocorrección.

   

2. Desactive Poñer en maiúscula a primeira letra de frases e Usar suxestións do corrector ortográfico automaticamente.

   

3. Desactive Guións (-) con guións curtos (-) nos separadores Autoformato e Autoformato ao escribir.

4. Prema Aceptar.

Se seguiu as recomendacións anteriores, xa está listo para definir o modelo de Word.

Paso 3: Definir o modelo de Word

Utilice o panel de asignación de XML para definir o modelo de Word con campos de entidade de Dynamics 365.

1. No seu modelo de Word, prema en Programador > Panel de Asignación de XML.

   

   Está seleccionado o esquema predefinido de XML.

   

2. Seleccione o esquema XML de Dynamics 365. Comezará con “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Importante

   Se adoita ter edicións accidentais que inmobilizan Word ou empeoran o seu rendemento, asegúrese de desactivar as opcións de autocorrección segundo a sección: "Un problema coñecido e como para evitarlo".

3. Expanda a entidade de Dynamics 365, prema co botón secundario no campo de entidade e, a seguir, prema Inserir Control de contido > Texto sen Formato.

   

O campo de entidade de Dynamics 365 engádese ao modelo de Word.

Engada campos adicionais de entidade, engada etiquetas descritivas e texto e déalle formato ao documento.

Un modelo concluído pode er este aspecto:

Algúns campos de control de contido introducidos probablemente teñan varias liñas de datos. Por exemplo, as contas teñen máis dun contacto. Para incluír todos os datos no seu modelo de Word, defina o campo de control de contido para repetir.

Definir campos de control de contido para repetir

1. Coloque os campos con datos repetidos nunha fila da táboa.

2. Seleccione a fila de táboa completa no modelo.

   

3. No panel de asignación de XML, prema co botón secundario na relación que contén os campos de control de contido e, a seguir, prema en Repetir.

   

Cando se usan o modelo de Word en Dynamics 365 para crear un documento, a táboa encherase con varias filas de datos.

Cando o modelo ten os campos e os formato que desexa, gárdeo e cárgueo en Dynamics 365.

Paso 4: Cargar o modelo de Word en Dynamics 365

'Cando teña o seu modelo de Word incorporado na forma en que desexa, gárdeo para poder cargalo en Dynamics 365.

O acceso ao modelo de Word creado recentemente dependerá en como o cargou e no acceso concedido ao rol de seguranza. Asegúrese de consultar Usar Roles de Seguranza para controlar o acceso aos modelos.

Os administradores de Dynamics 365 poden utilizar a páxina de Configuración para cargar o modelo de Word en Dynamics 365. Un modelo cargado en Configuración está dispoñible para todos os usuarios na organización de Dynamics 365.

Para administradores: Cargar o modelo de Word en Dynamics 365

1. En Dynamics 365, vaia a Configuración > Modelos > Modelos de documentos Templates.

2. Prema Cargar modelo.

3. Arrastre o ficheiro Word na caixa de diálogo ou navegue ao ficheiro.

   

4. Prema Cargar.

Os usuarios non administrativos poden cargar un modelo para uso propio desde unha lista de rexistros.

Para non administradores ou administradores que queren crear un modelo persoal: Cargar o modelo de Word en Dynamics 365

1. En Dynamics 365, abra unha páxina cunha lista de rexistros, por exemplo, a lista de contas de clientes en Vendas.

2. Seleccione un único elemento, como por exemplo unha única conta e, a seguir, prema Máis (...) > Modelos de Word > Crear modelo de Word.

3. Prema Modelo de Word > Cargar.

   

4. Arrastre o ficheiro Word na caixa de diálogo ou navegue ao ficheiro.

5. Prema Cargar.

Paso 5: Xerar documentos desde o modelo de Word

Para utilizar o modelo de Word que creou, faga o seguinte:

1. Abra un rexistro coa información que desexa crear un documento. Por exemplo, abra o rexistro de conta dun cliente en Vendas.

2. Prema Máis (...) > Modelos de Word e, a seguir, en Modelos de Word seleccione o modelo que creou.

   Se o modelo que creou non está visible, hai dúas posibilidades:

   1. Mostraranse só os modelos incorporados para o tipo de rexistro seleccionado (entidade). Por exemplo, se abre un rexistro de oportunidade, non verá un modelo que creou coa entidade Conta.

   2. Precisa actualizar Dynamics 365 para ver o modelo. Pode actualizar o explorador ou pechar e abrir Dynamics 365 de novo.

Despois de seleccionar o seu modelo de Word, Dynamics 365 crea un documento de Word desde o rexistro que seleccionou.

Probe os modelos de Word de exemplo

Hai cinco modelos de Word incluídos con Microsoft Dynamics 365.

Os modelos de Word de exemplo foron creados cun determinado tipo de rexistro (entidade). Só poderá aplicar o modelo a rexistros do mesmo tipo de rexistro.

Nome	Entidade
Resumo de oportunidade	Oportunidade (Zona de vendas)
Resumo de campañas	Campañas (Zona de márketing)
Resumo de casos	Caso (Área de servizo)
Factura	Factura (Área de vendas)
Resumo de contas	Client_Account (Áreas de Vendas, Servizos e Márketing)

Para aplicar un modelo de Word de exemplo

1. Abra un rexistro con información co tipo de entidade que se corresponde co modelo de exemplo. Por exemplo, abra un rexistro de conta de cliente en Vendas para aplicar o modelo de resumo da Conta.

2. Prema Máis (...) > Modelos de Word e, a seguir, en Modelos de Word seleccione o modelo de exemplo.

Abra o modelo de Word creado recentemente e bótelle unha ollada.

Nota

Pode revisar pero non editar os modelos que están incluídos en Microsoft Dynamics 365.

Consideracións adicionais

Usar Roles de Seguranza para controlar o acceso aos modelos

Os administradores de Dynamics 365 poden controlar o acceso aos modelos de Word con algunha granularidade. Por exemplo, pode ofrecerlles aos comerciais acceso a lectura pero non escrita de un modelo de Word.

1. En Dynamics 365, prema Configuración > Seguranza > Roles de seguranza.

2. Seleccione un rol de seguranza e logo prema o separador Xestión de Empresa.

3. Seleccione Modelo de Documento para definir o acceso de modelos dispoñibles para toda a organización. Seleccione Modelo de Documentos persoais para os modelos compartidos por usuarios individuais.

4. Prema os círculos para axustar o nivel de acceso.

As listas en documentos creados non están na mesma orde que os rexistros

As listas de rexistros creados a partir dun modelo personalizado poden non aparecer na mesma orde en documentos de Word que a orde en Dynamics 365. Os rexistros móstranse na orde da hora e data que se crearon.

Ver tamén

Analice os datos con modelos de Excel