Definire i risultati e il successo per l'adozione di Microsoft Teams
Per ogni scenario o servizio aziendale che si modernizza, è fondamentale definire l'aspetto del successo per l'azienda. Queste informazioni saranno state raccolte per gli scenari iniziali durante il mapping nella fase precedente. Mentre ci si prepara per l'implementazione della scalabilità, è necessario rivedere ed espandere questi importanti criteri di successo.
Di seguito è consigliata una strategia per la mappatura di questi criteri. Esistono molti approcci validi a questo passaggio. Puoi seguire la nostra guida o seguire la guida del partner Microsoft con cui potresti lavorare. Qualunque sia il metodo scelto, assicurarsi che i risultati aziendali siano supportati dall'implementazione tecnica dei servizi e dagli obiettivi generali dell'organizzazione.
Esistono quattro categorie di risultati che possono essere classificati in ordine di priorità per l'azienda. Sono interconnessi e costituiscono il fondamento della modernizzazione e della trasformazione digitale che i singoli dipendenti sperimenteranno.
Un esempio di risultati in ogni categoria è:
Organizzativa
- Trasformazione culturale
- Conservazione dei dipendenti
- Acquisizione di talenti
- Coinvolgimento sociale
- Agilità operativa
Culturale
- Valutazione dei dipendenti
- Suggerimenti per i dipendenti
- Feedback
- Misure per l'innovazione (ad esempio contributi al forum di idee, hackathon, impegni sull'innovazione dei prodotti)
Tangibile
- Impatto dell'esperienza del cliente (assistenza più rapida, riduzione degli incidenti di servizio, segnalazione dei clienti/partecipazione al programma fedeltà)
- Risparmio sui costi
- Generazione dei ricavi
- Sicurezza dei dati
- Semplificazione dei processi
- Ritiro dei sistemi legacy
Individuo
- Uso degli strumenti desiderati
- Morale dei dipendenti
- Produttività dei dipendenti
- Coinvolgimento dei dipendenti
- Generazione di idee
In generale, è consigliabile pensare a queste misure di aggregazione per creare un quoziente di modifica per la vostra azienda in questo modo:
Selezionare una strategia di abilitazione del servizio
Teams è una tecnologia trasformativa, quindi, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e delle tecnologie esistenti, è possibile adottare approcci diversi. Considerare queste strategie:
| Teams per primo | Teams Core | Teams in grande | Skype affiancato | Migrazione |
|---|---|---|---|---|
| Condurre la distribuzione cloud con Teams | Attivazione dello scenario di collaborazione con lead con Teams | Tutti i dipendenti in Teams e team a livello di organizzazione | Abilitare Teams e Skype for Business | Eseguire la migrazione degli utenti da Skype for Business a Teams |
| - Applicabile a Microsoft 365 o Office 365 clienti nuovi o con uso basso - Creare un lead con Teams in uno scenario specifico del cliente - Evidenziare l'esperienza utente integrata e accelerare il tempo a valore per Microsoft 365 o Office 365 - Condurre l'abilitazione del carico di lavoro di pianificazione insieme per evitare l'implementazione seriale |
- Abilitare Teams insieme a OneDrive e SharePoint Online - Creare una intranet aziendale per condividere risorse di notizie e video con Microsoft Stream Insieme è meglio: Teams SharePoint Viva Engage Planner PowerApps |
- Per i clienti con meno di 5.000 postazioni (limitazione corrente) - Abilitare la collaborazione tra organizzazioni con un solo team per tutti - Automatizzare le attività comuni (richieste di ferie, sondaggi dei dipendenti, coinvolgimento dei dirigenti) |
- Usare le tattiche di Teams Core per accelerare la collaborazione - Evidenziare le indicazioni relative agli scenari di riunione in base alle dimensioni e al set di funzionalità richiesti - Usare Skype for Business per chiamate aziendali, interoperabilità e scenari ibridi - Usare una roadmap pubblica per la pianificazione delle funzionalità. |
- Pianificare il passaggio a Teams da Skype for Business creando una roadmap della strategia di servizio per il cliente - Allega alla pianificazione del rilascio delle funzionalità - Consigliamo di includere Affiancati e Teams Core per semplificare la transizione |
Di seguito sono riportati i suggerimenti per la maggior parte delle organizzazioni dei clienti. Esistono tuttavia delle eccezioni. Per ottenere indicazioni su qualsiasi scenario non trattato in questo articolo, fai le tue domande nella nostra community Driving Adoption o contatta il team FastTrack o la rete dei partner Microsoft.
Scegliere Teams First o Teams Core: la maggior parte delle organizzazioni ha già un investimento nella tecnologia Microsoft. È possibile abilitare più carichi di lavoro alla volta, ad esempio Exchange Online, OneDrive for Business o SharePoint. In questi casi, selezionare Teams First o Teams Core è una scelta saggia. Consente agli utenti di abituarsi all'esperienza di collaborazione avanzata di Teams. Il team di progetto di collaborazione può quindi pianificare l'implementazione di funzionalità aggiuntive e la formazione e il supporto necessari per il successo.
Scegli Teams Go Big: nella nuova versione di Microsoft 365 o Office 365 organizzazioni dei clienti è spesso consigliabile adottare un approccio Teams Go Big per ridurre al minimo l'affaticamento al cambiamento causato dall'apprendimento di nuove tecnologie più volte. Otterrai il massimo vantaggio abilitando Teams sia per la collaborazione che per le riunioni principali, SharePoint, OneDrive, Planner e altri carichi di lavoro e consentendo ai dipendenti di acquisire informazioni su di essi nel contesto della distribuzione di Teams.
Teams Go Big è anche la strategia di abilitazione preferita per le organizzazioni con meno di 1.000 dipendenti che vogliono semplificare la comunicazione e il coinvolgimento dei dipendenti. L'uso del team a livello di organizzazione consente di riunire le persone per esaminare le attività e le iniziative comuni su qualsiasi dispositivo.
Scegli affiancata: per le organizzazioni che usano Skype for Business per le audioconferenze, il supporto per i dispositivi delle sale riunioni o le funzionalità vocali cloud, ti consigliamo di eseguire Teams e Skype affiancati per acquisire familiarità con i dipendenti con le funzionalità di collaborazione di base, pianificando al contempo la migrazione da Skype for Business in un momento comodo per la tua azienda. Tenere presente che l'esecuzione affiancata di entrambi i client può creare confusione tra gli utenti in merito allo strumento da usare, quindi è consigliabile mantenere breve questa fase nel percorso di adozione.
Scegliere La migrazione: la migrazione da Skype for Business a Teams include componenti aggiuntivi dal punto di vista tecnico, ma il percorso di adozione degli utenti ha gli stessi componenti di un'implementazione di Teams Go Big. Inoltre, verrà fornita una formazione alle persone sull'interfaccia e l'esperienza delle riunioni di Teams, sul nuovo comportamento di chat persistente e su altri elementi dell'esperienza diversi dai Skype for Business.
Per ogni strategia di abilitazione, è essenziale lavorare a stretto contatto con il team di preparazione tecnica per garantire che l'ambiente possa offrire un'esperienza ottimale per i dipendenti.
Decisione: selezionare una strategia di abilitazione che supporti al meglio i risultati aziendali per Microsoft Teams e che possa essere abilitata dal team di implementazione tecnica. Si tratta di una decisione congiunta tra leadership IT, lead di gestione dei programmi e specialisti di adozione degli utenti. Questa decisione spetta spesso agli stakeholder dirigenti, che sono il proprietario finale del successo per Microsoft Teams o i servizi di collaborazione nell'organizzazione.
Procedure consigliate: Le strategie di abilitazione possono essere appropriate per una determinata fase del progetto o per la programmazione dell'implementazione divisionale. Usare i caratteri tipo chiave e le loro esigenze per effettuare selezioni. Collaborare a stretto contatto con il team di implementazione tecnica per garantire un'esperienza di alta qualità per gli utenti.
Engage parti interessate
La comunicazione e la gestione delle aspettative sono elementi chiave in un progetto di cambiamento di successo. È importante comunicare regolarmente agli stakeholder e ad altre persone dell'organizzazione la visione complessiva e lo stato di avanzamento di tale obiettivo.
Decisione: decidere il ritmo e il metodo per comunicare con gli stakeholder in linea con la cultura aziendale. Indirizzare le comunicazioni ai vari livelli di coinvolgimento e interesse all'interno dell'organizzazione.
Opzione: per creare un knowledge base di informazioni sul progetto in corso, è consigliabile usare le pagine di notizie nel sito di comunicazione di SharePoint. La raccolta pagine di notizie (le pagine del sito del sito di SharePoint associate al team di pianificazione) può essere resa pubblica in modo che possano essere condivise con tutte le parti interessate.
Espandere il team di implementazione
In un'organizzazione di grandi dimensioni è consigliabile provare a incorporare molti ruoli diversi nella fase di abilitazione generale. Ciò può includere sponsor aziendali aggiuntivi, personale di supporto IT, membri aggiuntivi nella community dei campioni e, in alcuni casi, personale di gestione del cambiamento o di formazione formale. La figura seguente mostra un team di adozione su larga scala che consente una separazione dei compiti.
In un'organizzazione più piccola uno o più di questi ruoli possono essere eseguiti da un singolo utente, ma le competenze richieste rimangono invariate. Le competenze tecniche, di comunicazione e di formazione sono importanti in un progetto di cambiamento di successo.
Espandere i criteri di governance e gestione delle informazioni
Dopo aver selezionato la strategia di abilitazione, si sarà pronti a rivedere e scalare le decisioni di governance prese nella fase 1. Rivedere le decisioni da 1 a 6 dalla guida introduttiva Governance per espandere questi criteri in linea con gli utenti aziendali che usano Teams.
| Livello del team | Ambito/scopo | Appartenenza standard | Durata |
|---|---|---|---|
| Livello 1 | Il team autorevole per una divisione o una business unit | Di solito limitato ai membri ufficiali di questa divisione/unità | In perpetuo fino a quando esiste la divisione (ad esempio, reparto IT, Risorse umane, Marketing) |
| Livello 2 | Team di progetto, servizio o iniziativa con un ambito più piccolo | Normalmente inter-organizzativo e può includere ospiti | Fino a quando il progetto o il servizio viene lavorato |
| Livello 3 | Point in time projects | Piccola squadra a maglia stretta con ambito individuale; possono includere ospiti | Breve ciclo di vita legato al risultato finale di base |
Procedure consigliate di provisioning e gestione a livello di team di esempio:
| Livello del team | Chi crea? | Lavel e conservazione | Considerazioni |
|---|---|---|---|
| Livello 1 - Divisional | IT o campione per quel gruppo per assegnarle correttamente un nome | Informazioni riservate con criteri di conservazione standard applicati e criteri di rinnovo di 1 anno | È simile alla prenotazione di un nome di dominio. Si vuole controllare il nome dei team di divisione e il contenuto. Progettare il team prima di aggiungere altri utenti. |
| Livello 2 - Progetto/servizio | Proprietario o campione del progetto | Riservato o altamente riservato a seconda del contenuto. Potrebbero essere presenti criteri di conservazione. Rinnovo di 6 mesi. | Prima di crearlo, pensa subito oltre il limite del progetto o del servizio a cui stai lavorando. Avrebbe più senso unire le forze con un'altra squadra? Fare tutto il possibile per ridurre al minimo il numero di team che i singoli utenti devono visitare quando lavorano allo stesso progetto o servizio. |
| Livello 3 - Piccolo team di progetto su richiesta | Tutti gli utenti dell'organizzazione | Etichetta generale con conservazione standard e rinnovo di 6 mesi. Può includere la convenzione di denominazione (prefisso/suffisso) | Team self-service su richiesta. Provisioning senza attrito. Questi facilitano la collaborazione e le comunicazioni fluide per i team di piccoli progetti che vogliono ottenere un valore immediato dai servizi forniti dall'azienda. |
Semplificare il coinvolgimento dell'azienda
Una parte essenziale per promuovere la trasformazione e l'utilizzo digitale in Microsoft Teams è lavorare con le unità aziendali per comprendere le esigenze, le opportunità e le difficoltà che hanno. Anche se simile alla tradizionale conversazione it-to-business, l'attenzione dovrebbe essere rivolta a ciò che è necessario. Ascolta prima di passare ai requisiti tecnici. In molti casi, le funzionalità disponibili in Teams soddisferanno le esigenze dell'organizzazione.
Procedure consigliate: prima di valutare la possibilità di sviluppare una soluzione personalizzata, assicurarsi che l'organizzazione stia pienamente usando le funzionalità disponibili di Microsoft 365 o Office 365. Lo sviluppo di soluzioni personalizzate comporta sempre costi a lungo termine per i reparti IT e di supporto.
Eseguire la procedura seguente per semplificare il lavoro con le business unit. Riconoscere che in società multinazionali molto grandi questo processo può continuare molto dopo la prima distribuzione su larga scala di Microsoft Teams:
- Incontrarsi con gli influencer chiave all'interno di una business unit prima di coinvolgere il dirigente per ottenere informazioni approfondite e allineate.
- Comprendere le soluzioni attuali per scenari comuni (posta elettronica, SharePoint, Viva Engage e altri prodotti).
- Inizia in piccolo selezionando scenari mappati all'impatto elevato, difficoltà bassa/media durante la scalabilità,
- Acquisisci feedback e sviluppa campioni con le conoscenze delle business unit per supportare la transizione,
- Impostare i punti di controllo mensili per discutere dello stato di avanzamento e assegnare priorità al backlog di altri progetti.
Successivo: Ottimizzare il feedback e la creazione di report