Eliminare una cassetta postale inattiva

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Quando non è più necessario mantenere il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminare definitivamente la cassetta postale rimuovendo tutti i blocchi su di essa. La cassetta postale inattiva viene quindi contrassegnata automaticamente per l'eliminazione ed eliminata definitivamente dopo l'elaborazione.

I blocchi possono essere uno dei seguenti:

• Criteri ed etichette di conservazione di Microsoft 365 con impostazioni di conservazione o conservazione ed eliminazione
• Blocco associato a un caso di eDiscovery
• Conservazione per controversia legale
• Blocco sul posto

Importante

È consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 quando si pianifica in modo proattivo l'uso di cassette postali inattive.

• I blocchi di eDiscovery sono destinati a casi specifici e vincolati a tempo correlati a un problema legale. A un certo punto, un caso legale probabilmente terminerà e i blocchi associati al caso verranno rimossi e il caso eDiscovery verrà chiuso (o eliminato). Se un blocco inserito in una cassetta postale inattiva è associato a un caso di eDiscovery e il blocco viene rilasciato o il caso di eDiscovery viene chiuso o eliminato, la cassetta postale inattiva verrà eliminata definitivamente.

• In-Place i blocchi nell'interfaccia di amministrazione di Exchange sono ora ritirati. A partire dal 1° luglio 2020, non è stato possibile creare nuovi blocchi In-Place in Exchange Online. A partire dal 1° ottobre 2020, la durata dei blocchi sul posto non poteva più essere modificata. Qualsiasi cassetta postale inattiva con un blocco In-Place applicato può essere eliminata solo rimuovendo il blocco In-Place. Le cassette postali inattive esistenti che si trovano in In-Place blocco continueranno a essere mantenute fino alla rimozione del blocco. Per altre informazioni sul ritiro dei In-Place, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery.

• Il blocco per controversia legale rimane supportato come metodo alternativo per conservare il contenuto in una cassetta postale e renderlo inattivo dopo l'eliminazione di un account utente. Tuttavia, in quanto tecnologia meno recente, è consigliabile usare invece la conservazione di Microsoft 365.

Vedere la sezione Ulteriori informazioni per una descrizione di cosa succede dopo che i blocchi vengono rimossi da una cassetta postale inattiva.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Prima di eliminare una cassetta postale inattiva

• È necessario usare Exchange Online PowerShell per rimuovere i blocchi da una cassetta postale inattiva. Non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange o il portale di Microsoft Purview o il Portale di conformità di Microsoft Purview per queste procedure. Per istruzioni dettagliate sull'uso di Exchange Online PowerShell, vedere Connettersi a Exchange Online PowerShell.

• Identificare i blocchi in una cassetta postale inattiva usando le istruzioni del passaggio 1: Identificare i blocchi in una cassetta postale inattiva. Queste informazioni sono necessarie per sapere quali blocchi rimuovere e identificare le informazioni.

• Valutare se si desidera copiare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale prima di rimuovere il blocco finale che comporterà l'eliminazione della cassetta postale inattiva. Per informazioni dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva.

• Tenere presente che se si rimuove il blocco finale da una cassetta postale inattiva, la cassetta postale verrà eliminata definitivamente dopo la scadenza del periodo di conservazione delle cassette postali eliminato temporaneamente di 30 giorni. Dopo l'eliminazione definitiva della cassetta postale inattiva, non è possibile recuperarla. Prima di rimuovere un blocco, assicurarsi di non avere più bisogno del contenuto nella cassetta postale. Se si vuole riattivare una cassetta postale inattiva, è possibile recuperarla. Per informazioni dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva.

• Per ulteriori informazioni sulle cassette postali inattive, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Come eliminare una cassetta postale inattiva rimuovendo i blocchi

Dopo aver identificato il tipo di blocco inserito nella cassetta postale inattiva e se sono presenti più blocchi, è possibile rimuovere i blocchi nella cassetta postale. Un'eccezione è se la cassetta postale inattiva ha una o più etichette di conservazione configurate per conservare gli elementi. In questo caso, non è possibile rimuovere il blocco.

Quando l'ultimo blocco viene rimosso, non è necessaria alcuna azione da parte dell'utente perché la cassetta postale inattiva verrà eliminata automaticamente.

Usare le istruzioni per il tipo di blocco che è necessario rimuovere:

• Rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione
• Rimuovere una cassetta postale inattiva da un blocco di eDiscovery
• Rimuovere il blocco per controversia legale da una cassetta postale inattiva
• Rimuovere un blocco In-Place da una cassetta postale inattiva

Attenzione

Le istruzioni richiedono di specificare un'identità per la cassetta postale inattiva. Il modo migliore per eseguire questa operazione consiste nell'usare il relativo nome distinto o il valore GUID di Exchange. L'utilizzo di uno di questi valori consente di non specificare accidentalmente la cassetta postale errata.

Rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione

La procedura per rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione di Microsoft 365 dipende dal fatto che l'ambito dei criteri sia adattivo o statico.

Non sarà possibile rimuovere una cassetta postale inattiva se ai criteri di conservazione è applicato il blocco di conservazione .

Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione con un ambito adattivo

Quando si usa generatore di query avanzato per definire l'ambito adattivo per le cassette postali, modificarlo per escludere le cassette postali inattive usando la proprietà OPATH IsInactiveMailbox:

IsInactiveMailbox -eq "False"

Non è possibile escludere le cassette postali inattive usando il generatore di query semplice. Se i criteri di conservazione sono configurati per l'uso di un ambito adattivo che usa il generatore di query semplice, creare un nuovo ambito di criteri adattivi che usa generatore di query avanzato. Modificare quindi i criteri di conservazione per usare questo nuovo ambito adattivo.

Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione con un ambito statico

Questa procedura dipende dal fatto che i criteri di conservazione applicati alla cassetta postale inattiva siano configurati per l'intero percorso dei criteri (a volte definito "a livello di organizzazione") o che i criteri siano configurati per includere cassette postali specifiche (a volte definite "esplicite"). Per altre informazioni, vedere Informazioni di configurazione per gli ambiti statici.

Usare i cmdlet di PowerShell seguenti per recuperare un GUID dei criteri e identificare il tipo di blocco per una cassetta postale:

• Se i criteri sono configurati per l'intera posizione: usare il cmdlet Get-OrganizationConfig in Exchange Online PowerShell per ottenere informazioni su questi criteri.

• Se il criterio è configurato per includere cassette postali specifiche: usare il cmdlet Get-Mailbox -IncludeInactiveMailbox e il parametro in Exchange Online PowerShell per ottenere informazioni su questi criteri.

Ambito statico: come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione configurato per l'intera posizione

Eseguire il comando di PowerShell seguente per un criterio di conservazione specifico:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromOrgHolds <retention policy GUID without prefix or suffix>

In alternativa, è possibile eseguire il comando di PowerShell seguente per rimuovere la cassetta postale inattiva da tutti i criteri di conservazione configurati per l'intero percorso:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromAllOrgHolds

Ambito statico: come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione configurato per includere cassette postali specifiche

Eseguire il comando PowerShell Security & Compliance seguente:

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -RemoveExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

Rimuovere una cassetta postale inattiva da un blocco di eDiscovery

Vedere Rimozione di percorsi di contenuto da un blocco di eDiscovery.

Rimuovere un blocco per controversia legale da una cassetta postale inattiva

Eseguire il comando di PowerShell seguente per rimuovere un blocco per controversia legale da una cassetta postale:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Rimuovere un blocco In-Place da una cassetta postale inattiva

Esistono due modi per rimuovere un blocco sul posto da una cassetta postale inattiva:

• Eliminare l'oggetto In-Place Hold. Se la cassetta postale inattiva che si vuole eliminare definitivamente è l'unica cassetta postale di origine per un blocco In-Place, è sufficiente eliminare l'oggetto In-Place Blocco.

  Nota

  È necessario disattivare il blocco prima di eliminare un oggetto blocco sul posto. Se si tenta di eliminare un oggetto blocco sul posto con il blocco abilitato, verrà visualizzato un messaggio di errore.

• Rimuovere la cassetta postale inattiva come cassetta postale di origine di un blocco In-Place. Se si desidera mantenere altre cassette postali di origine per un blocco sul posto, è possibile rimuovere la cassetta postale inattiva dall'elenco di cassette postali di origine e conservare l'oggetto blocco sul posto.

Come eliminare un blocco In-Place

Quando si eseguono i comandi seguenti, viene visualizzato un avviso che informa che il cmdlet Get-MailboxSearch è obsoleto. Tuttavia, è sicuro ignorare l'avviso per questo scenario specifico.

1. Creare una variabile che contiene le proprietà del blocco sul posto che si desidera eliminare. Usare il GUID di blocco In-Place ottenuto quando sono stati identificati i blocchi in una cassetta postale inattiva.

   $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
   

2. Disattivare il blocco in Blocco sul posto.

   Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -InPlaceHoldEnabled $false
   

3. Eliminare il blocco sul posto.

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name
   

Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un blocco In-Place

1. Creare una variabile che contiene le proprietà del blocco sul posto applicato alla cassetta postale inattiva. Usare il GUID di blocco In-Place ottenuto quando sono stati identificati i blocchi in una cassetta postale inattiva.

   $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
   

2. Verificare che la cassetta postale inattiva sia elencata come cassetta postale di origine per il blocco sul posto.

   $InPlaceHold.Sources
   

   Nota

   La proprietà Sources del blocco sul posto consente di identificare le cassette postali di origine dalle loro proprietà LegacyExchangeDN. Poiché questa proprietà identifica le cassette postali inattive in modo univoco, l'utilizzo della proprietà Sources dal blocco sul posto consente di evitare la rimozione della cassetta postale errata. Ciò consente inoltre di evitare problemi se due cassette postali hanno lo stesso alias o indirizzo SMTP.

3. Rimuovere la cassetta postale inattiva dall'elenco delle cassette postali di origine nella variabile. Assicurarsi di usare il LegacyExchangeDN della cassetta postale inattiva restituito dal comando nel passaggio precedente.

   $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")
   

   Ad esempio, il seguente comando consente di rimuovere la cassetta postale inattiva per Pilar Pinilla.

   $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/ cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
   

4. Verificare che la cassetta postale inattiva venga rimossa dall'elenco delle cassette postali di origine nella variabile.

   $InPlaceHold.Sources
   

5. Modificare il blocco sul posto con l'elenco aggiornato delle cassette postali di origine, che non include la cassetta postale inattiva.

   Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
   

6. Verificare che la cassetta postale inattiva venga rimossa dall'elenco delle cassette postali di origine per il blocco sul posto.

   Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources
   

Ulteriori informazioni

• Una cassetta postale inattiva è un tipo di cassetta postale con eliminazione temporanea. In Exchange Online, una cassetta postale con eliminazione temporanea è una cassetta postale che è stata eliminata, ma che può essere recuperata entro un periodo di conservazione specifico. Per le cassette postali eliminate temporaneamente che non sono in attesa, la cassetta postale è recuperabile entro 30 giorni. Una cassetta postale inattiva (una cassetta postale in attesa prima dell'eliminazione) rimarrà in un'eliminazione temporanea con stato di blocco fino a quando il blocco non viene rimosso. Dopo la rimozione dell'ultimo blocco da una cassetta postale inattiva, la cassetta postale non sarà più inattiva. Verrà invece eliminato temporaneamente e rimarrà in Exchange Online per 30 giorni dal giorno in cui il blocco è stato rimosso e recuperabile durante tale periodo. Dopo 30 giorni, una cassetta postale con eliminazione temporanea viene contrassegnata per l'eliminazione definitiva e non può essere ripristinata.

• Cosa accade dopo aver rimosso l'ultimo blocco in una cassetta postale inattiva? La cassetta postale viene considerata come altre cassette postali eliminate temporaneamente ed è contrassegnata per l'eliminazione permanente dopo la scadenza del periodo di conservazione delle cassette postali con eliminazione temporanea di 30 giorni. Questo periodo di conservazione inizia alla data in cui l'ultimo blocco viene rimosso dalla cassetta postale inattiva. La proprietà InactiveMailboxRetireTime viene impostata quando la cassetta postale passa da inattiva (eliminazione temporanea in attesa) a non più inattiva (eliminazione temporanea senza blocchi). A quel punto, la proprietà InactiveMailboxRetireTime è impostata sulla data corrente in cui si è verificata la transizione. È presente un assistente in esecuzione (denominato assistente MailboxLifeCycle) che cerca le cassette postali con la proprietà InactiveMailboxRetireTime impostata. Se "InactiveMailboxRetireTime + 30 giorni" è minore della data corrente, verrà eliminata la cassetta postale.

  Se le cassette postali vengono ancora visualizzate come inattive dopo aver rimosso l'ultimo blocco e InactiveMailboxRetireTime non è impostato, è possibile forzare il ricalcolo dello stato di blocco per la cassetta postale inattiva usando il comando seguente:

  Set-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RecalculateInactiveMailbox 
  

• Una cassetta postale inattiva viene eliminata definitivamente immediatamente dopo la rimozione di tutti i blocchi? Una cassetta postale precedentemente inattiva sarà disponibile nello stato di eliminazione temporanea per 30 giorni. Dopo 30 giorni, la cassetta postale verrà contrassegnata per l'eliminazione permanente.

• Come visualizzare le informazioni su una cassetta postale inattiva dopo la rimozione di tutti i blocchi? Dopo che tutti i blocchi sono stati rimossi e la cassetta postale inattiva viene ripristinata a una cassetta postale eliminata temporaneamente, non verrà restituita usando il parametro InactiveMailboxOnly con il cmdlet Get-Mailbox . Tuttavia, è possibile visualizzare le informazioni sulla cassetta postale utilizzando il comando Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox. Ad esempio:

  Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
  Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox,WasInactiveMailbox,InactiveMailboxRetireTime
  Name                   : pilarp
  Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
  LitigationHoldEnabled  : False
  InPlaceHolds           : {}
  WhenSoftDeleted        : 6/16/2022 1:19:04 AM
  IsInactiveMailbox      : False
  WasInactiveMailbox     : True
  InactiveMailboxRetireTime : 9/30/2022 11:16:23 PM
  

  Nell'esempio precedente la proprietà WhenSoftDeleted identifica la data di eliminazione temporanea, che in questo esempio è il 16 giugno 2022. La proprietà WasInactiveMailbox è elencata come True perché in precedenza era una cassetta postale inattiva. La cassetta postale verrà eliminata definitivamente 30 giorni dopo il 30 settembre 2022.