Quanto è pronta la tua organizzazione per Microsoft Teams?
Ora che il team di progetto si è riunito e si inizia a vedere cosa Può fare Teams per l'organizzazione, è importante valutare la conformità dell'organizzazione alla transizione di Teams. Per valutare la conformità, è necessario:
- Valutare gli stakeholder.
- Identificare gli early adopter.
- Valutare la conformità dell'organizzazione alle modifiche.
Valutare gli stakeholder
Elencare gli stakeholder principali e i responsabili aziendali dell'organizzazione. Per ogni individuo, poni le seguenti domande:
- Questo leader è amichevole con le nuove tecnologie?
- Valuta la soddisfazione di questo leader per la tua attuale tecnologia.
- Questo leader è disposto a usare una tecnologia non ssanzionata per accelerare i risultati o creare un'esperienza migliore per i membri del team?
- Questo leader è sotto un alto livello di pressione per fornire risultati aziendali chiave?
- Questo leader sarà disposto a evangelizzare la sua esperienza con Teams per aiutare la transizione?
- Questo responsabile ha una relazione positiva con i membri chiave del team di progetto esistente?
- Questo leader vuole essere considerato un "agente del cambiamento" all'interno dell'organizzazione?
È possibile aggiungere altre domande rilevanti per l'organizzazione. Per le due fasi iniziali (avvio ed esperimento), è possibile vedere i leader che sono amichevoli per il cambiamento, insoddisfatti dell'attuale tecnologia e con cui si ha una buona relazione. Questi leader devono essere inseriti nel team di progetto principale come consulenti aziendali e potrebbero avere progetti essenziali per la fase di sperimentazione. È importante selezionare situazioni di impatto e del mondo reale con cui sperimentare ed evitare progetti ad alto rischio per gli esperimenti iniziali.
Nota
Anche se è possibile assegnare un punteggio a questo tipo di questionario che riduci al minimo l'impatto dell'elemento umano delle relazioni all'interno dell'organizzazione, il cambiamento fondamentale dipende dalla chimica del team tanto quanto la competenza tecnica o il senso aziendale. Rivedere questo elenco con i membri del team per discutere della "misura" dei vari responsabili con questo progetto quando si selezionano progetti e personale per le fasi successive.
Identificare gli early adopter
Gli early adopter condividono determinati tratti indipendentemente dalla dimensione o dal settore dell'organizzazione. In genere, gli early adopter condividono questi tratti:
- Interessato alla tecnologia
- Desideroso di essere parte del cambiamento
- Cercando di apportare miglioramenti
- Collaborare per natura
- Disposti a condividere le loro osservazioni e le loro esperienze con il gruppo
- Sono le persone che assumono rischi; cioè, sono disposti a provare qualcosa per vedere se funziona
Usare un modulo in Microsoft 365 o Office 365 per consentire a queste persone di partecipare al programma early adopter per Teams. A seconda delle dimensioni e della complessità dell'organizzazione, è possibile scegliere di abilitare alcuni o tutti questi individui per la fase di sperimentazione. In questo programma, accettano di partecipare attivamente alla fase di sperimentazione e fornire regolarmente feedback al team di progetto. Evita di avere persone che vogliono semplicemente testare la nuova tecnologia. Informarli che fornendo questo feedback attivo, contribuiscono a creare il risultato del progetto. Si userà questo elenco di persone nella fase 2 - esperimento.
La nostra Guida al programma Early Adopter è una risorsa utile per avviare questo programma nel tuo ambiente.
Valutare la conformità dell'organizzazione al cambiamento
Il cambiamento è un processo umano che non ha nulla a che fare con la tecnologia. C'è psicologia comportamentale e neuroscienza che ci educano sulla resistenza naturale al cambiamento. Per rendere il cambiamento accettabile, è fondamentale anticipare le esigenze degli utenti, esprimere la propria comprensione della loro situazione e creare soluzioni che migliorano tale situazione. Anche in questo modo incontrerete resistenza naturale al cambiamento.
Ogni organizzazione si avvicina in modo diverso, a seconda dell'area geografica, dello stile di lavoro, del profilo professionale e di altri elementi dell'organizzazione. Per valutare la conformità dell'organizzazione, vedere Valutare la conformità alle modifiche dell'organizzazione. Usare le linee guida per rispondere alle domande seguenti:
Quale percentuale di utenti rientra in ogni contenitore? (Resistenza al cambiamento)
- Early adopter: richiedere la soluzione prima che sia disponibile.
- Utenti informati: utilizzare la soluzione una volta dimostrato il suo valore.
- Dissenzienti: spingete indietro su qualsiasi cambiamento.
Mancia
Gli early adopter fanno grandi tester pilota e campioni peer. Gli utenti lenti ad adottare nuovi strumenti richiedono ulteriore incoraggiamento e più tempo per la regolazione.
Qual è la competenza degli utenti per il cambiamento? (Formazione)
- Gli self starter richiedono solo un collegamento a un video.
- I costruttori di team fanno bene con la formazione di gruppo.
- Gli studenti uno-a-uno richiedono il supporto personale.
Mancia
Personalizzare il tipo e la quantità di formazione per competenze e persone. Mantieni la formazione aggiornata man mano che le nuove funzionalità vengono online.
Oltre alla distribuzione del servizio, quante altre modifiche sono in corso? (Adattabilità)
Le modifiche possono includere aggiornamenti di Office/Windows, spostamenti di uffici, fusioni, reorgs e così via.- Nessuno
- 1-3 modifiche
- Più di 3 modifiche
Mancia
Troppi cambiamenti possono ostacolare l'accettazione e la produttività. Se sono in corso più di 3 modifiche, è consigliabile spaziarle o creare un tema per raggruppare le modifiche.
Combina questi dati con i profili degli stakeholder e i dipendenti che desiderano acconsentire esplicitamente al programma per l'adozione precoce. Questo vi permetterà di identificare i gruppi che sono pronti per e possono assorbire il cambiamento insieme ai loro doveri esistenti. Questo metodo consente di creare partner in modifica.
È possibile usare i campioni interni per risolvere il problema dei diversi tipi di modifica. Il feedback è la chiave del successo: incoraggiare le persone a condividere le proprie sfide e esigenze. Abbracciare i disturbatori e i disgregatori dando a questi individui o gruppi un posto al tavolo durante la sperimentazione. Questa procedura consigliata aprirà la strada a una distribuzione più ampia e fluida dei miglioramenti apportati alla collaborazione.
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