Introduzione alla gestione dei record

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Pronto a iniziare a gestire i contenuti di valore dell'organizzazione per gli obblighi legali, aziendali o normativi usando una soluzione di gestione dei record in Microsoft 365? Per iniziare, usare le indicazioni seguenti:

1. Comprendere il funzionamento della conservazione e dell'eliminazione in Microsoft 365 e identificare se è necessario usare i criteri di conservazione per integrare le etichette di conservazione che gestiscono documenti e messaggi di posta elettronica a livello di elemento: Informazioni sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione

   Se necessario, creare criteri di conservazione per la governance di base dei dati nei carichi di lavoro Microsoft 365.

2. Informazioni sulla soluzione di gestione dei record e su come usare le etichette di conservazione per consentire o bloccare le azioni quando i documenti e i messaggi di posta elettronica sono dichiarati record: Informazioni sulla gestione dei record

3. Creare il piano di archiviazione per le impostazioni e le azioni di conservazione ed eliminazione e quando gli elementi devono essere contrassegnati come record importando un piano esistente, se disponibile, oppure creare nuove etichette di conservazione: Usare il piano di archiviazione per creare e gestire le etichette di conservazione

4. Pubblicare e applicare le etichette di conservazione. Le etichette di conservazione sono blocchi predefiniti riutilizzabili che possono essere usati in più criteri e incorporati nei flussi di lavoro degli utenti:

   • Pubblicare etichette di conservazione e applicarle nelle app
   • Applicare automaticamente un'etichetta di conservazione al contenuto

Consiglio

Se si esegue la migrazione dei record a Microsoft 365 e si deve verificare che non siano stati modificati, vedere Convalida dei record migrati.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Requisiti di sottoscrizione e licenze

Diverse sottoscrizioni supportano la gestione dei record e i requisiti di licenza per gli utenti dipendono dalle funzionalità usate.

Per visualizzare le opzioni di licenza da assegnare agli utenti per trarre vantaggio dalle funzionalità di Microsoft Purview, vedere Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità. Per la gestione dei record, vedere la sezione Gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft Purview & Gestione record Microsoft Purview per i requisiti di licenza a livello di funzionalità.

Autorizzazioni

Importante

Microsoft consiglia di usare i ruoli con il minor numero di autorizzazioni. Ridurre al minimo il numero di utenti con il ruolo Amministratore globale consente di migliorare la sicurezza per l'organizzazione. Altre informazioni sui ruoli e le autorizzazioni di Microsoft Purview.

I membri del team di conformità responsabile della gestione dei record devono disporre delle autorizzazioni per il portale di Microsoft Purview o il Portale di conformità di Microsoft Purview. Per concedere le autorizzazioni per questa amministrazione limitata, è consigliabile aggiungere utenti al gruppo di ruoli amministratore di Gestione record . Questo gruppo di ruoli concede le autorizzazioni per tutte le funzionalità correlate alla gestione dei record, che includono le autorizzazioni per creare e gestire gli ambiti adattivi dei criteri e la verifica dell'eliminazione.

Per un ruolo di sola lettura, è possibile creare un nuovo gruppo di ruoli e aggiungere a questo gruppo il ruolo Gestione dei record View-Only.

Per istruzioni su come aggiungere utenti ai ruoli predefiniti o creare gruppi di ruoli personalizzati, usare le indicazioni seguenti, a seconda del portale in uso:

• Autorizzazioni nel portale di Microsoft Purview
• Autorizzazioni nel portale di conformità di Microsoft Purview

Queste autorizzazioni sono necessarie solo per creare, configurare e applicare etichette di conservazione che dichiarano i record e gestire le eliminazioni. La persona che configura tali etichette non ha bisogno di accedere al contenuto.

Supporto per le unità amministrative

La gestione dei record supporta le unità amministrative configurate in Microsoft Entra ID:

• È possibile assegnare unità amministrative ai membri dei gruppi di ruoli usati con Gestione record Microsoft Purview. Modificare il gruppo di ruoli Gestione record o altri gruppi di ruoli che supportano le unità amministrative. In questi gruppi di ruoli selezionare singoli membri e quindi l'opzione Assegna unità di amministrazione per selezionare le unità amministrative da Microsoft Entra ID. Questi amministratori sono ora limitati alla gestione solo degli utenti in tali unità amministrative.

• È possibile definire l'ambito iniziale dei criteri di conservazione e dei criteri delle etichette di conservazione quando si creano o si modificano questi criteri. Quando si selezionano le unità amministrative, solo gli utenti in tali unità amministrative saranno idonei per i criteri.

  Importante

  Non selezionare le unità amministrative per un criterio di etichetta di conservazione da applicare ai siti di SharePoint. Poiché le unità amministrative supportano solo utenti e gruppi, se si configura un criterio di etichetta di conservazione per l'uso di unità amministrative, non sarà possibile selezionare le posizioni per i siti di SharePoint.

• Sia gli ambiti adattivi che gli ambiti statici supportano le unità amministrative.

• Impatto aggiuntivo per gli amministratori con restrizioni

  • Ricerca dei criteri: gli amministratori con restrizioni visualizzeranno i criteri solo dagli utenti all'interno delle unità amministrative assegnate
  • Revisione e verifica dell'eliminazione: gli amministratori con restrizioni saranno in grado di aggiungere revisori solo all'interno delle unità amministrative assegnate e visualizzare le revisioni delle eliminazioni e gli elementi eliminati solo dagli utenti all'interno delle unità amministrative assegnate

• Attualmente, le etichette di conservazione e gli eventi non supportano le unità amministrative.

• Attualmente, un amministratore con restrizioni può creare e visualizzare gli ambiti adattivi per tutte le unità amministrative quando usano i cmdlet di PowerShell.

• Attualmente, le cassette postali inattive non sono supportate in un criterio quando si seleziona una o più unità amministrative. Per includere le cassette postali inattive nei criteri, è necessario essere un amministratore senza restrizioni e selezionare Directory completa.

Per altre informazioni sul supporto delle unità amministrative da parte di Microsoft Purview, vedere Unità amministrative.

Scenari comuni

Usare la seguente tabella per eseguire il mapping dei requisiti aziendali relativi agli scenari supportati dalla gestione dei record.

Consiglio

È necessario rispettare una normativa specifica del settore? Controllare Requisiti normativi per la gestione del ciclo di vita dei dati e la gestione dei record per indicazioni specifiche della normativa.

Operazione da eseguire	Documentazione
Dichiarare un record	Usare le etichette di conservazione per dichiarare i record
Aggiornare un record	Usare il controllo delle versioni per aggiornare i record archiviati in SharePoint o OneDrive
Consentire ad amministratori e utenti di applicare manualmente azioni di conservazione ed eliminazione per documenti e messaggi di posta elettronica: - SharePoint - OneDrive - Outlook e Outlook sul Web	Pubblicare etichette di conservazione e applicarle nelle app
Consentire agli amministratori del sito di impostare azioni di conservazione ed eliminazione predefinite per tutto il contenuto di una raccolta, una cartella o un set di documenti di SharePoint	Pubblicare etichette di conservazione e applicarle nelle app
Consentire agli utenti di applicare automaticamente azioni di conservazione ed eliminazione ai messaggi di posta elettronica con le regole di Outlook	Pubblicare etichette di conservazione e applicarle nelle app
Consentire agli amministratori di applicare le azioni di conservazione ed eliminazione a un modello di Microsoft Syntex, in modo che queste impostazioni vengano applicate automaticamente ai file identificati in una raccolta di SharePoint	Pubblicare etichette di conservazione e applicarle nelle app
Applicare automaticamente azioni di conservazione ed eliminazione ai documenti e ai messaggi di posta elettronica	Applicare automaticamente un'etichetta di conservazione al contenuto
Conservare ed eliminare automaticamente le trascrizioni o le registrazioni delle riunioni di Teams e le relative trascrizioni	Applicare automaticamente un'etichetta di conservazione al contenuto
Conservare ed eliminare automaticamente documenti e messaggi di posta elettronica con un'etichetta di riservatezza specifica	Applicare automaticamente un'etichetta di conservazione al contenuto
Avviare il periodo di conservazione quando si verifica un evento, ad esempio: - Dipendenti che lasciano l'organizzazione - Scadenza contratti - Fine del ciclo di vita del prodotto	Avviare la conservazione al verificarsi di un evento
Eseguire azioni personalizzate o eseguire l'integrazione con altre soluzioni alla fine del periodo di conservazione	Personalizzare ciò che accade alla fine del periodo di conservazione
Limitare le modifiche ai criteri per soddisfare i requisiti normativi o garantire la protezione da amministratori non autorizzati	Usare la protezione dell'archiviazione per limitare le modifiche ai criteri di conservazione e ai criteri per le etichette di conservazione
Gestire il ciclo di vita di tipi di documenti diversi in SharePoint	Usare etichette di riservatezza per gestire il ciclo di vita dei documenti archiviati in SharePoint
Applicare un'etichetta di conservazione a un file quando si riceve un avviso che indica che il contenuto contenente dati personali viene archiviato o rimane invariato per troppo tempo	Analizzare e correggere gli avvisi in Gestione dei rischi per la privacy
Assicurarsi il tutto sia revisionato e approvato prima di eliminare il contenuto al termine del periodo di conservazione	Revisioni per l'eliminazione
Disporre di una prova di eliminazione quando il contenuto viene eliminato definitivamente al termine del periodo di conservazione	Eliminazione dei record
Monitorare come e dove le impostazioni di conservazione ed eliminazione sono applicate agli elementi	Monitoraggio delle etichette di conservazione
Creare etichette di conservazione a livello di programmazione e gestire eventi e trigger di conservazione dei tipi di evento	Microsoft API Graph per la gestione dei record
Applicare e gestire a livello di codice le etichette di conservazione in SharePoint e OneDrive	Microsoft API Graph per le etichette di conservazione in SharePoint e OneDrive: - bloccare e sbloccare record - impostare le etichette di conservazione - rimuovere le etichette di conservazione - ottenere metadati per le etichette di conservazione

Documentazione per gli utenti finali

Se si usano criteri di conservazione per la governance dei dati di base, in genere funzionano in modo discreto in background senza l'interazione dell'utente. Di conseguenza, gli utenti hanno bisogno di una documentazione limitata. I criteri di conservazione per Teams informano gli utenti quando i loro messaggi sono stati eliminati attraverso un collegamento a Messaggi di Teams sui criteri di conservazione.

Al contrario, le etichette di conservazione sono presenti nelle app di Microsoft 365, quindi assicurarsi di fornire indicazioni agli utenti finali e all'help desk prima che le etichette vengano distribuite alla rete di produzione. Per aiutare gli utenti ad applicare le etichette di conservazione in SharePoint e OneDrive e informazioni su come sbloccare i record per la modifica, vedere Applicare etichette di conservazione ai file in SharePoint o OneDrive.

Tuttavia, la documentazione per gli utenti finali più efficace è costituita dalle indicazioni e istruzioni personalizzate per i nomi e le configurazioni delle etichette di conservazione scelte. Vedere la pagina seguente e i download da usare per formare gli utenti: Formazione per l'utente finale sulle etichette di conservazione.