Microsoft Bookings domande frequenti

Microsoft Bookings è un'app microsoft 365 che semplifica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti. Bookings include un calendario di prenotazione basato sul Web e si integra con Outlook per ottimizzare il calendario del personale, offrendo ai clienti la flessibilità necessaria per prenotare un orario che funzioni meglio per loro. I messaggi di posta elettronica di notifica automatizzati riducono la mancata visualizzazione e le organizzazioni risparmiano tempo con una riduzione delle attività di pianificazione ripetitive. Bookings consente di condurre facilmente appuntamenti virtuali tramite Skype o Microsoft Teams. Bookings consente anche di gestire la pianificazione quotidiana tramite l'app Web Bookings o in Teams. Bookings è progettato per soddisfare le esigenze di più parti di qualsiasi organizzazione.

Bookings è disponibile con le sottoscrizioni seguenti:

• Office 365:A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 e G5.
• Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. Bookings non è disponibile come app autonoma. Outlook Web App o Outlook sul web devono essere abilitati per l'uso di Bookings.

Una licenza Bookings offre funzionalità complete, tra cui la creazione e la gestione di calendari. Gli utenti possono visualizzare e modificare i calendari esistenti, quando tali utenti vengono aggiunti come personale in un ruolo Amministratore o Visualizzatore.

Bookings è un servizio online, quindi non è necessario scaricare nulla. È sufficiente passare all'utilità di scelta dell'app all'interno dell'esperienza Web microsoft 365.

I clienti visualizzeranno solo il calendario Bookings pubblicato online per i servizi, gli orari e il personale scelto.

Quando i membri del personale vengono aggiunti, ricevono un messaggio di posta elettronica per accettare o rifiutare la richiesta. Possono aprire lo stesso messaggio di posta elettronica e selezionare "Rifiuta" in modo che non siano prenotabili.

Chiunque abbia una licenza per una sottoscrizione supportata o venga aggiunto come membro del personale nei ruoli Amministratore o Visualizzatore può accedere a Bookings nel chooser dell'app nell'esperienza Web di Microsoft 365.

Sì. Microsoft offre un modo per incorporare il calendario Bookings nel sito tramite un iFrame. Il codice di incorporamento dei collegamenti si trova nella scheda della pagina Bookings all'interno dell'app Bookings.

Sì. Forniamo un collegamento alla pagina di prenotazione all'interno della scheda Pagina di prenotazione nell'app Web. È sufficiente fornire tale collegamento ai clienti o ai clienti e visualizzano le informazioni di disponibilità più recenti per l'azienda. In alternativa, puoi condividere la pagina di prenotazione nei social media o anche usare la funzionalità di incorporamento per ospitarla in un iFrame. È anche possibile controllare chi può accedere alla pagina. A tale scopo, è possibile disabilitare l'indicizzazione diretta del motore di ricerca e limitare l'accesso solo a quelli dell'organizzazione.

Gli amministratori possono disattivare Bookings nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, se lo desiderano. A tale scopo, seguire queste istruzioni.

Un cliente può anche disabilitare l'accesso a Bookings per determinate licenze idonee nel tenant. Possono usare criteri di gruppo per limitare le licenze o implementare criteri cassetta postale di Outlook Web App (OWA) che limitano chi è in grado di creare nuovi calendari Bookings.

Se si usa un criterio cassetta postale OWA per disabilitare l'accesso a Bookings, tutti gli utenti avranno una licenza Bookings, tuttavia quando tentano di accedere all'app, avranno esito positivo solo se fanno parte dei criteri o se sono stati aggiunti a un calendario Bookings esistente come personale. Dettagli qui nella sezione "Consenti solo agli utenti selezionati di creare calendari Bookings".

No, non c'è supporto per i pagamenti in Bookings.

Sì, Bookings è personalizzabile e può essere usato per vari scenari. Quando si configura un calendario Bookings, è possibile personalizzare molti aspetti della pagina di pianificazione basata sul Web, le informazioni aziendali, i dettagli del personale, i tipi di servizio e i criteri di pianificazione.

Una versione leggera di Bookings è ora disponibile come app in Teams. Altre informazioni sono disponibili in Panoramica dell'app Bookings in Teams. L'app Web offre funzionalità di collegamento diretto e, dopo la configurazione, l'uso quotidiano di Bookings può essere eseguito senza mai uscire da Teams. Flussi di informazioni tra piattaforme.

Bookings è una soluzione ideale sia per i clienti aziendali che per le piccole imprese, in vari settori. I casi d'uso includono:

• Servizi finanziari

  • Consultazioni
  • servizi bancari e assicurativi
  • documenti fiscali

• Risorse umane (HR)

  • colloqui candidati
  • Onboarding
  • assistenza per i benefici
  • formazione e seminari

• Settore sanitario

  • visite ai pazienti
  • Collaborazione da provider a provider
  • consulti assicurativi

• Settore pubblico & pubblico

  • udienze e processi giudiziari
  • servizi pubblici
  • appuntamenti reparto

• Istruzione-K-12

  • conferenze padre-insegnante
  • municipio scolastico
  • visite studente-consulente

• Education--Higher Ed

  • orario di ufficio
  • Tutoraggio
  • servizi per studenti
  • iscrizione all'esame

• Vendita al dettaglio

  • shopping assistito
  • pianificazione dell'appaltatore
  • servizi di progettazione

• Esigenze generali per le aziende e le piccole imprese

  • riunioni con clienti e clienti
  • supporto tecnico
  • recensioni legali
  • Strutture

È possibile mantenere il provider corrente, ma Bookings invia tutte le notifiche all'indirizzo di posta elettronica usato nell'account di Microsoft 365.

Sì. Puoi aggiungere il tuo personale con qualsiasi messaggio di posta elettronica e riceveranno comunque la conferma e-mail e l'invito al calendario quando qualcuno prenota un appuntamento con loro.

Sì. È possibile creare e gestire più di un calendario Bookings con un account. È possibile passare da una all'altra usando il cursore accanto al nome dell'azienda nell'app Web Bookings.

No. Bookings è un'applicazione solo cloud. Non è supportato in un ambiente federato o ibrido.

Ogni nuovo calendario Bookings crea una cassetta postale corrispondente in Exchange e una voce correlata in Microsoft Entra ID, in cui la voce è elencata come utente senza licenza.

Per eliminare un calendario Bookings, è necessario eliminare la cassetta postale associata in Exchange. Vedere Eliminare una cassetta postale di Exchange.

Le uniche persone che hanno accesso ai calendari Bookings creati (tramite l'app Web) sono tutti gli utenti che sono stati aggiunti come personale, in un ruolo di amministratore o visualizzatore. Gli amministratori tenant potranno visualizzare un elenco di tutte le cassette postali Bookings in Exchange e Microsoft Entra ID.

Le riunioni online sono disponibili all'interno Bookings quando si usano i client Skype o Microsoft Teams. Le riunioni online possono essere abilitate a livello di servizio e il client di riunione scelto (Skype o Teams) sarà quello impostato per impostazione predefinita per un membro del personale prenotato. Per partecipare alle riunioni online, a ogni nuovo appuntamento è associato un collegamento univoco all'appuntamento. Come aggiungere le opzioni sono incluse nell'evento e nei messaggi di posta elettronica di conferma al cliente.

Un'impostazione denominata Tempo massimo di anticipo determina il più lontano anticipo (misurato in giorni) che è possibile effettuare una prenotazione. Devono essere presenti almeno 24 ore tra il lead time minimo (il lead time minimo, in ore, per le prenotazioni e gli annullamenti) e il lead time massimo. Il lead time massimo può essere impostato su un giorno se il lead time minimo è impostato su 0 ore. Ciò significa che un cliente può annullare una prenotazione fino all'ora di inizio e i clienti possono pianificare le prenotazioni solo se l'appuntamento è entro il giorno successivo.

Tutte le ore si trovano nel fuso orario aziendale (fuso orario locale) per impostazione predefinita. Qualsiasi impostazione configurata per un calendario Bookings, ad esempio l'orario di lavoro, viene visualizzata in questo fuso orario. La pagina Self-service ha la possibilità di visualizzare tutti gli orari degli appuntamenti nel fuso orario dell'utente finale, che possono essere disattivati se lo si desidera. Se mostra sempre le fasce orarie nel fuso orario aziendale rimane deselezionato nella scheda della pagina Bookings, gli utenti che visitano la pagina vedranno le fasce orarie nei propri fusi orari locali.

Non è previsto alcun provisioning per impostare il fuso orario per il personale in Bookings. Il fuso orario del personale e l'orario di ufficio si trovano nel fuso orario di ufficio.

Gli indirizzi di posta elettronica vengono controllati e gestiti a livello di impostazioni di Microsoft 365 e dipendono dalle impostazioni di configurazione del dominio. Altre informazioni sono disponibili qui.

I messaggi SMS sono attualmente disponibili in America del Nord e viene usato un account Skype o Twilio per il recapito sms.

La conferma della prenotazione viene inviata sia alla posta in arrivo del provider di servizi che alla posta in arrivo del cliente. Il messaggio di posta elettronica di conferma contiene un file allegato *.ics, che può quindi essere aggiunto al calendario dell'utente con tutti i dettagli dell'appuntamento pertinenti.

No, gli appuntamenti attualmente Bookings possono essere modificati solo dal portale Web Bookings.

I messaggi di posta elettronica vengono attivati in base alle impostazioni nella scheda Servizi dell'app Web Bookings. Una prenotazione effettuata dal cliente nella pagina Self-service o nella scheda Calendario nell'app Web Bookings attiva una conferma e un messaggio di posta elettronica di promemoria. La stessa cosa accade quando qualcuno apporta una modifica alla prenotazione tramite il pulsante Gestisci prenotazione nell'e-mail di conferma o all'interno dell'app Web. I messaggi di posta elettronica dei promemoria vengono inviati in un periodo di tempo specificato prima di un appuntamento, come descritto nella scheda Servizi dell'app Web Bookings.

Sì, abbiamo una funzionalità di prenotazione di gruppo che consente a più persone di prenotare lo stesso appuntamento contemporaneamente (ad esempio per una lezione di fitness). Questa funzionalità è descritta in dettaglio qui.

Sì. C'è una casella di controllo nella scheda Prenotazione nell'app Web: Richiedi un account Microsoft 365 o Office 365 dall'organizzazione per prenotare. Se si seleziona questa casella di controllo, l'accesso alla pagina self-service viene limitato solo agli utenti del tenant. Il calendario Bookings che si trova all'interno dell'app Web per la creazione e la gestione è accessibile solo agli utenti aggiunti come personale alla pagina con ruoli Amministratore o Visualizzatore.

I dati più recenti collegati alla home page vengono recuperati ogni volta che viene caricata l'app Web. Per altre informazioni sul tipo di informazioni rilevate da Bookings, vedere questo articolo di supporto.

La registrazione del time off all'interno dell'app Web Bookings attiva un messaggio di posta elettronica di notifica ai membri del personale. Se alcuni membri del personale sono confusi riguardo alla notifica, è consigliabile aggiungere altri dettagli nelle note o nel titolo della notifica Time-Off, per informare meglio il personale su ciò che si sta verificando sul lato amministratore.

Il processo è quello di usare il API Graph per ottenere i dettagli della cassetta postale e quindi usare tali dettagli per creare una nuova cassetta postale. La documentazione dell'API è disponibile qui.

Tutti i Bookings personale assegnato al ruolo Amministratore possono scaricare valori separati da tabulatore (. TSV) con tutte le prenotazioni effettuate negli ultimi 120 giorni. Bookings report possono essere scaricati in . Modulo TSV dalla scheda Home della pagina Bookings. L'API Bookings può essere usata anche per raccogliere questi dati per scopi più personalizzati e specifici. Per altre informazioni, vedere Informazioni sulla creazione di report per Bookings.

Sì, è possibile creare calendari Bookings separati per ogni servizio oppure passare alla scheda Servizi e selezionare Dettagli servizio. Viene visualizzato un URL solo per quel servizio specifico nella pagina di prenotazione del servizio. È quindi possibile condividere l'URL, che è per quel servizio specifico.

È consigliabile abilitare la casella di controllo Consenso per l'utilizzo dei dati del cliente nella pagina Prenotazione e personalizzare la formulazione per trasmettere correttamente i requisiti di divulgazione o consenso dell'organizzazione. Un'altra opzione consiste nell'aggiungere un campo personalizzato al servizio che include un collegamento al modulo di consenso. Richiedere quindi ai clienti di confermare il modulo completato prima di poter procedere con l'appuntamento. È anche possibile aggiungere l'URL del modulo di consenso come altre note nei messaggi di posta elettronica di conferma e promemoria.

La possibilità per i clienti di selezionare membri del personale specifici quando la prenotazione può essere rimossa completamente deselezionando l'opzione Consenti ai clienti di scegliere una persona specifica per l'opzione di prenotazione dalla pagina Prenotazione o dalla sezione Servizi. Bookings assegna automaticamente un membro del personale disponibile in modo casuale alla prenotazione, in base alla disponibilità del personale.

La prenotazione può supportare una grande quantità di visitatori e prenotazioni contemporaneamente. Se nella pagina si verifica un volume elevato di traffico, gli utenti riceveranno un errore di "server occupato". La disponibilità degli appuntamenti viene aggiornata quando viene caricata la pagina e quando viene effettuata una prenotazione. Se più persone stanno cercando di prenotare lo stesso appuntamento contemporaneamente, Bookings consentirà a una sola persona di prenotare quella volta. Gli altri potenziali clienti riceveranno un messaggio di notifica per trovare un orario diverso.

Bookings è un'app di Microsoft 365, ovvero tutti i dati vengono archiviati all'interno della piattaforma Microsoft 365 e in Exchange. Bookings segue tutti i criteri di archiviazione dati impostati da Microsoft, ovvero gli stessi criteri seguiti da tutte le app di Microsoft 365. Bookings usa cassette postali condivise in Exchange per archiviare i dettagli di clienti, personale, servizio e appuntamento. I criteri di conformità per le cassette postali condivise in Exchange si applicano anche alle cassette postali Bookings. Tutti i dati dei clienti (incluse le informazioni fornite dai clienti al momento della prenotazione) vengono acquisiti in Bookings e archiviati all'interno dell'app, pertanto vengono archiviati all'interno di Exchange. Microsoft Bookings usa gli stessi criteri usati da Microsoft 365, disponibili qui.

Ogni calendario Bookings viene gestito in modo indipendente. Non è disponibile alcuna visualizzazione consolidata, ad eccezione dell'elenco a discesa della ricerca dopo aver fatto clic sul cursore nella home page.

L'accesso all'app Web Bookings prevede l'autenticazione tramite l'autenticazione Microsoft Entra normale. La pagina di prenotazione self-service può essere resa disponibile a tutti con il collegamento alla pagina Web. Tuttavia, quando l'impostazione Richiedi un account Microsoft 365 o Office 365 dall'organizzazione per la prenotazione è selezionata, la pagina è limitata per l'uso solo all'interno del tenant di Microsoft 365 (usando l'autenticazione Microsoft Entra).

Sì, poiché Bookings fa parte di Exchange, microsoft consente alle API Graph e alle API di Exchange Web Services (EWS) per i clienti di scaricare i propri dati a cui hanno accesso.

È possibile definire a quale indirizzo di posta elettronica il cliente invia le risposte. Questa impostazione si trova nella scheda Informazioni aziendali. Il nome della cassetta postale Bookings stesso può essere modificato anche all'interno di Exchange, tramite i consueti processi di ridenominazione delle cassette postali di Exchange.

Questa funzionalità esiste già per la conformità al GDPR. Nella pagina Prenotazione è presente un campo per il consenso personalizzato, direttamente nella sezione dei dettagli di pubblicazione. Basta selezionare questa casella e scrivere il proprio messaggio di consenso personalizzato e viene visualizzato come campo obbligatorio nella pagina Self-service. La data e l'ora in cui il cliente concede il consenso viene registrata.

Questa sezione non supporta il testo RTF, ma si ritiene che i collegamenti possano essere aggiunti nella sezione informazioni aziendali e vengano visualizzati appena sotto la casella di controllo consenso.

Il comando seguente può essere usato per recuperare le informazioni di tutte le cassette postali Bookings e degli utenti che hanno accesso a tali cassette postali.

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}

Se il sistema non dispone delle informazioni di posta elettronica del cliente, non è possibile recapitare la posta di conferma al cliente. È possibile impostare l'indirizzo di posta elettronica come campo obbligatorio, che è possibile eseguire nella scheda Servizi di Bookings. Ogni volta che si crea un nuovo servizio in Bookings, il campo di posta elettronica del cliente viene impostato come campo obbligatorio per impostazione predefinita.

Il personale viene assegnato in modo casuale in questi scenari, tra tutti i membri del personale disponibili al momento della prenotazione dell'appuntamento. Attualmente non c'è modo di garantire la distribuzione equa degli appuntamenti assegnati in modo casuale tra tutti i membri del personale o di limitare il numero di appuntamenti assegnati a ogni membro del personale. Se è necessario eseguire il bilanciamento del carico tra il personale dopo molte assegnazioni casuali, è possibile eseguirlo manualmente nella scheda Calendario all'interno della pagina Bookings.

Quando si prenota un appuntamento con sms abilitati, ai clienti viene richiesto di selezionare la casella di consenso esplicito ogni volta che prenotano. I clienti possono anche rispondere direttamente al messaggio SMS (il provider SMS) che indica che desiderano che i messaggi cessino e quindi non vengono inviati altri testi a tale numero di telefono. Se il cliente rifiuta di ricevere messaggi di testo dal provider, non da Bookings stesso, non riceverà più messaggi SMS in futuro, anche quando acconsente esplicitamente dalla pagina Bookings.

Se viene visualizzato l'errore "Il calendario di questo membro del personale non può essere sincronizzato", questa sezione contiene diverse procedure di risoluzione dei problemi che consentono di risolvere l'errore.

Per informazioni sulla sincronizzazione del calendario del personale, vedere Aggiungere personale a Bookings. Assicurarsi che nella pagina Dei dettagli del personale sia selezionata l'opzione Eventi sul calendario che influiscono sulla disponibilità .

Affinché Bookings sincronizzi correttamente con i calendari dei membri del personale, ogni membro del personale deve condividere il calendario. Ogni membro del personale deve seguire queste istruzioni per condividere il proprio calendario.

1. Accedere a Microsoft 365 e quindi selezionare Outlook dall'icona di avvio delle app.

2. Nella parte superiore della pagina selezionare Condividi>calendario.

   

3. Nella sezione Persone all'interno dell'organizzazione selezionare la casella a discesa accanto a Organizzazione personale e quindi selezionare Visualizza quando sono occupato.

   Nota

   Questa impostazione condivide le informazioni sulla disponibilità con Bookings e con altri utenti dell'organizzazione. Non include altre informazioni.

   

4. Scegliere Fine.

Se un dipendente ha lasciato l'azienda e le è stata rimossa dall'organizzazione microsoft 365 o Office 365, è comunque necessario rimuovere l'utente da Bookings. Non verranno visualizzati nel calendario impedisce ai clienti di prenotare appuntamenti con loro.

1. Accedere a Microsoft 365 e quindi passare a Bookings>Personale.

2. Passare il puntatore del mouse sul nome del membro del personale. Le icone di modifica ed eliminazione vengono visualizzate a destra della colonna Telefono .

3. Selezionare l'icona Elimina .

4. Nella casella di conferma selezionare OK.

Per verificare se sono presenti più calendari, nel menu a sinistra selezionare la freccia a discesa accanto al nome della società e quindi selezionare Apri. Se hai un solo calendario, vedrai solo l'opzione per aggiungere un calendario di prenotazione. Questo esempio mostra che esiste un secondo calendario denominato "Contoso CO".

Si tratta di un errore temporaneo e si verifica in genere a causa di una connessione Internet instabile. Questi problemi si risolveranno in genere dopo alcuni minuti.

Se questo errore viene visualizzato ancora dopo un periodo di tempo prolungato o se viene visualizzato spesso, contattare il supporto tecnico.

Si tratta di un problema noto e il team di prodotto sta attualmente analizzando la causa radice. Se si verifica questo problema, è possibile seguire questa procedura per attenuarlo.

1. Selezionare Modifica servizio per il servizio interessato.

2. Passare alla scheda Notifiche .

3. Deselezionare l'impostazione "Invia un invito alla riunione al cliente, oltre al messaggio di posta elettronica di conferma".

   

4. Salvare le modifiche.

Se il problema persiste dopo aver applicato questi passaggi, contattare il team di supporto tecnico Microsoft per ulteriore assistenza.

Risorse aggiuntive

• Microsoft Bookings espande la disponibilità nel blog aziendale

• Video di How Microsoft Bookings Works

• Iniziare a usare Microsoft Bookings

• Attivare o disattivare Microsoft Bookings

• Aggiungere utenti singolarmente o in blocco

• Aggiungere personale a Bookings

• Componenti API da automatizzare dopo la definizione del modello

• URL per Bookings calendario per la visualizzazione

• Bookings criteri di conformità

• Personalizzare e pubblicare la pagina di prenotazione

• Configurazione della cassetta postale tenant

• Bookings di gruppo

• Bookings metriche e rilevamento attività

• Roadmap pubblica M365