Procedure consigliate per i partecipanti alle riunioni di Teams

• Si applica a:

  Microsoft Teams

Condividere queste procedure consigliate con gli utenti per aiutarli a sfruttare al meglio le riunioni.

Organizzatore e relatori della riunione

Gli organizzatori delle riunioni e i relatori hanno impostato il tono di una riunione e possono influenzare in modo significativo l'esperienza sia per i partecipanti in sala che in remoto. Seguendo queste procedure consigliate, le riunioni saranno più inclusive e miglioreranno la condivisione delle informazioni tra tutti i destinatari.

Attività	Note
Preparazione della sala
Scegliere uno spazio abilitato per Teams Rooms	Teams Rooms spazi configurati con questa o soluzioni simili offrono ai partecipanti la migliore esperienza di riunione di Teams.
Attivare la fotocamera in sala	Attiva la fotocamera in sala in modo che i partecipanti remoti possano vedere chi sta parlando e sentirsi più connesso con quelli della stanza. I partecipanti remoti possono sentirsi più isolati se non possono vedere i membri del team.
Mostra prima riga sullo schermo della sala	Attivare la visualizzazione Front Row delle videocamere dei partecipanti remoti. Front Row mostra in modo prominente le videocamere dei partecipanti remoti sullo schermo della sala, offrendo loro la stessa presenza nella stanza con i partecipanti nella sala.
Preparazione della riunione
Assegnare un assistente in sala	Un assistente in sala può aiutare gli organizzatori remoti e i relatori a configurare la sala per la riunione, aiutare con i problemi della sala che possono verificarsi durante la riunione e garantire ai partecipanti remoti la stessa opportunità di partecipare alle discussioni della riunione.
Assegnare un monitor di chat e reazioni	Un monitor della riunione può aiutare organizzatori e relatori a concentrarsi sul contenuto raccogliendo o rispondendo alle domande in chat e guardando i partecipanti che usano la reazione "alzare la mano".
Attività in riunione
Benvenuto in sala e partecipanti remoti	È consigliabile dare il benvenuto ai partecipanti sia in sala che in remoto e definire linee guida per la modalità di svolgimento della riunione, in modo da garantire che i partecipanti non parlino tra loro o non vengano trascurati durante le discussioni.
Incoraggiare l'uso delle fotocamere dei partecipanti in sala e in remoto	L'uso delle fotocamere dei partecipanti consente a tutti i partecipanti di vedere chi sta parlando. Ciò è particolarmente importante per i partecipanti in sala perché i partecipanti remoti potrebbero avere difficoltà a vedere chi sta parlando se una videocamera è troppo lontana o disattivata.
Incoraggiare i partecipanti in sala e in remoto a usare la chat della riunione	L'uso della chat della riunione assicura che tutti i partecipanti possano seguire le conversazioni e le domande laterali durante la riunione.
Incoraggiare l'uso del "alzare la mano" e di altre reazioni	L'uso del "alzare la mano" e di altre reazioni da parte dei partecipanti sia in sala che in remoto contribuisce a garantire che tutti i partecipanti abbiano le stesse opportunità di aggiungersi alle discussioni.
Guarda e rispondi alla reazione del "alzare la mano"	I relatori e gli organizzatori, o i monitor delle riunioni, devono cercare "alzare la mano" e altre reazioni affinché siano utili. Controlla regolarmente la presenza di queste reazioni durante la riunione.
Eseguire controlli periodici sulla qualità delle chiamate	Consulta periodicamente i partecipanti remoti per assicurarti che le chiamate audio e video e i contenuti delle riunioni come i lati di PowerPoint siano privi di rumore e artefatti.
Attività successive alla riunione
Richiedere feedback post-riunione ai partecipanti	Chiedere ai partecipanti di inviare feedback su ciò che è andato bene con la riunione e su come potrebbe essere migliorata. Chiedere come migliorare l'interazione tra partecipanti remoti e in sala.
Rivedere la chat della riunione e completare le attività con i partecipanti	Assicurarsi di controllare la chat della riunione per rispondere a eventuali domande in sospeso o aggiungere il proprio input a discussioni collaterali.
Esaminare il feedback post-riunione	Pianificare la revisione del feedback sulle riunioni e discutere con i partecipanti, i reparti IT o audio visivi e altri, per migliorare le future esperienze di riunione.

Partecipanti remoti

Gli utenti remoti devono essere trattati come partecipanti uguali alle riunioni in modo che possano contribuire alle discussioni in modo significativo. Le procedure consigliate che possono applicare prima e durante la riunione possono aumentare significativamente il loro impatto.

Attività	Note
Configurare un'area riunioni
Trova una stanza tranquilla con una porta	Lavorare da casa può significare distrazioni. Cerca di trovare uno spazio tranquillo privo di distrazioni, come animali domestici o altri membri della famiglia. Se non si riesce a trovare uno spazio con una porta, comunicare agli altri che si sta per partecipare a una riunione e avere bisogno di un po' di tranquillità.
Usare una fotocamera di buona qualità	Una fotocamera di buona qualità non solo può dare un'immagine nitida, professionale, ma anche migliorare significativamente l'illuminazione se ti trovi in uno spazio più scuro. Posiziona la fotocamera sopra la linea oculare per evitare angoli poco lusinghieri.
Usare un microfono o una cuffia di buona qualità	La maggior parte delle fotocamere esterne ha un microfono di buona qualità e, se combinato con l'eliminazione del rumore di Teams, cattura la tua voce forte e chiara. Tuttavia, in alcuni ambienti rumorosi come un bar, un auricolare potrebbe avere più senso, in particolare se hai difficoltà a sentire la riunione.
Controllare l'illuminazione	Apri le tende e accendi una luce per aiutare la fotocamera a raccogliere l'immagine. Per evitare ombreggiature sul viso, sedersi di fronte a una finestra, acquistare una spia dell'anello o puntare una luce a una parete di fronte a te. Puntando la luce verso la parete si fornirà un'illuminazione non altrettanto dura come l'illuminazione diretta.
Controlla cosa c'è dietro di te o usa gli sfondi	Ricorda che la fotocamera acquisirà non solo te, ma quello che c'è dietro di te. Se hai una stanza disordinata o hai informazioni riservate che non vuoi condividere, usa gli sfondi delle riunioni di Teams o la sfocatura dello sfondo. È possibile attivare queste opzioni e controllare lo sfondo prima di partecipare a una riunione.
Disattivare l'audio degli assistenti per la casa	È sempre consigliabile rimuovere o disattivare l'audio dei dispositivi assistente casa prima di partecipare a una riunione. Anche se i produttori dicono che questi dispositivi non ascoltano continuamente, potresti usare accidentalmente la "parola di riattivazione" e causare l'acquisizione di parte della conversazione da parte del dispositivo.
Attività in riunione
Attivare la fotocamera	Consenti alle persone di vederti! Attiva la fotocamera in modo che le persone possano vederti quando parli e possano vedere le tue reazioni e le tue espressioni.
Monitorare e partecipare alla chat	Usare la chat della riunione per partecipare a discussioni laterali o per sollevare domande se l'organizzatore o il monitor della riunione le sta raccogliendo per il relatore.
Usa "alza la mano" e altre reazioni	Se hai una domanda o aggiungi alla discussione sulla chiamata, usa la reazione "alza la mano". In questo modo l'organizzatore o il relatore viene avvisato che qualcuno vuole parlare.
Partecipare alle discussioni	Che si usi la chat della riunione o la reazione di "alzare la mano", assicurarsi di partecipare! I partecipanti remoti hanno la stessa possibilità di partecipare alle discussioni in riunione e dovrebbero avere l'opportunità di contribuire.
Segnala problemi di qualità delle chiamate	Se hai problemi ad ascoltare la riunione, se non riesci a vedere il video in sala o se non riesci a vedere il materiale presentato, comunicalo all'organizzatore o al relatore. Usa la reazione "alza la mano", invia un messaggio in chat o interrompi la discussione per renderli consapevoli.
Attività successive alla riunione
Inviare feedback all'organizzatore	Fai sapere all'organizzatore come è andata la riunione. È importante informarli degli eventuali problemi riscontrati in modo che possano essere risolti. Gli organizzatori e i relatori in sala potrebbero non essere a conoscenza dei problemi riscontrati dai partecipanti remoti.

Partecipanti in sala

I partecipanti all'interno della sala potrebbero ritenere che sia più naturale discutere le questioni con le persone accanto a loro. Tuttavia, applicando queste procedure consigliate, possono facilmente aumentare l'ambito delle discussioni per includere qualcuno che lavora da casa o in tutto il paese/area geografica.

Attività	Note
Preparazione della riunione
Partecipare alla riunione dal dispositivo	Partecipare alla riunione dal dispositivo anche se ci si trova nella sala. Partecipare alla riunione consente di attivare la fotocamera, usare le reazioni e seguire insieme alla chat della riunione.
Attivare la fotocamera	Attiva la fotocamera in modo che i partecipanti remoti possano sapere più facilmente chi sta parlando. L'attivazione della fotocamera ti consente anche di stabilire una connessione migliore quando tutti ti vedono quando parli.
Mantenere aperti i feed della fotocamera	Tenere Teams aperto in modo da poter vedere le videocamere dei partecipanti remoti. Tenere aperti i feed della fotocamera ti consente di vedere le loro reazioni e il linguaggio del corpo e di mantenere una connessione con loro.
Disattivare l'audio del microfono e degli altoparlanti	Teams dovrebbe disattivare automaticamente l'audio del microfono e del microfono quando si partecipa in una sala riunioni di Teams, ma controllare quando si partecipa. La disattivazione del microfono e degli altoparlanti impedisce l'eco dell'audio.
Attività in riunione
Prestare attenzione ai partecipanti remoti	Tenere presente che i partecipanti remoti potrebbero essere presenti alla riunione. Mantieni al minimo il rumore e le discussioni in sala perché possono facilmente soffocare il relatore. Altoparlante chiaro in modo che i partecipanti remoti possano sentirti. Dare ai partecipanti remoti l'opportunità di contribuire alla discussione.
Monitorare e partecipare alla chat	Invece di tenere conversazioni in sala riunioni, aggiungerle alla chat della riunione. In questo modo, tutti i partecipanti alla riunione possono partecipare alla discussione e il rumore in sala viene ridotto al minimo.
Guarda la reazione del "alzare la mano"	Far sapere all'organizzatore o al relatore se qualcuno sta usando la reazione "alza la mano". Ciò significa che hanno una domanda o vogliono contribuire alla discussione.
Usare le reazioni per reagire al contenuto e alle discussioni	Usare le reazioni in modo che tutti possano vedere l'aspetto di una presentazione o di una discussione. Altri utenti potrebbero essere d'accordo con te e unirsi!
Attività successive alla riunione
Inviare feedback all'organizzatore	Fai sapere all'organizzatore come è andata la riunione. È importante informarli degli eventuali problemi riscontrati in modo che possano essere risolti.

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