Gestire l'esperienza di presentazione della riunione per riunioni sensibili di Teams
Alcune funzionalità descritte in questo articolo richiedono Teams Premium.
Usando i criteri di amministrazione di Teams, le etichette di riservatezza e i modelli, è possibile controllare un'ampia gamma di impostazioni che determinano l'esperienza durante la riunione per i partecipanti, tra cui:
- Chi può presentare e chi può concedere o richiedere il controllo
- Modalità di condivisione del contenuto e strumenti di collaborazione disponibili
- Video, audio e reazioni dei partecipanti
Gli organizzatori di riunioni possono specificare molte di queste impostazioni quando creano la riunione, ma è possibile applicare opzioni specifiche per diversi utenti e gruppi dell'organizzazione usando criteri di amministrazione o per tipi o riunioni diversi usando i modelli e le etichette di riservatezza. In questo modo è possibile soddisfare le esigenze di conformità per diversi tipi di riunioni e riunioni in cui vengono condivise informazioni riservate.
Nota
Le impostazioni delle riunioni nelle etichette di riservatezza e nei modelli di riunione personalizzati richiedono Teams Premium.
Gestire chi può presentare
La tabella seguente mostra dove sono disponibili le impostazioni per gestire chi può partecipare alle riunioni:
| Impostazione | Criteri di amministrazione | Etichetta di riservatezza | Sagoma | Organizzatore della riunione |
|---|---|---|---|---|
| Chi può presentare | Sì | Sì | No | Sì |
| I partecipanti possono concedere o richiedere il controllo | Sì | No | No | No |
| I partecipanti esterni possono concedere o richiedere il controllo | Sì | No | No | No |
Usando questi controlli, è possibile limitare gli utenti che possono condividere contenuti sullo schermo durante le riunioni.
Valore predefinito per chi può partecipare alle riunioni
I criteri per le riunioni dell'amministratore di Teams Chi può presentare ha le seguenti opzioni:
- Solo organizzatori e co-organizzatori
- Persone dell'organizzazione e guest
- Tutti
Questa impostazione non applica il valore, ma specifica invece l'impostazione predefinita per le nuove riunioni create dagli utenti. Gli utenti possono ignorare questa impostazione e scegliere una delle altre opzioni, a meno che un valore specifico non venga applicato da un'etichetta di riservatezza.
Il valore predefinito Tutti consente a chiunque di presentare una riunione per impostazione predefinita. Se l'organizzazione ha requisiti di conformità per gli utenti che possono presentare le riunioni, è consigliabile modificare questo valore in Persone nell'organizzazione e guest o Solo organizzatori e co-organizzatori per fornire un'impostazione predefinita più sicura per gli utenti.
Per impostare il criterio Chi può presentare
Nell'interfaccia di amministrazione di Teams espandere Riunioni e quindi selezionare Criteri riunione.
Selezionare il criterio da modificare.
In Partecipa a riunione & sala di attesa selezionare un valore per Chi può presentare.
Selezionare Salva.
Gestire chi può presentare usando le etichette di riservatezza
Gli organizzatori della riunione possono scegliere tra le opzioni seguenti per gli utenti autorizzati a partecipare a una riunione:
- Persone dell'organizzazione e guest
- Solo io e co-organizzatori
- Persone specifiche
- Tutti
Il valore predefinito visualizzato quando un utente crea una riunione è specificato dal criterio Chi può presentare indicato in precedenza.
È possibile limitare questa impostazione usando un'etichetta di riservatezza. Per le riunioni sensibili o altamente sensibili, è consigliabile limitare questa impostazione solo a Me e co-organizzatori o Persone specifiche usando un'etichetta di riservatezza.
Criteri di amministrazione di Teams: i partecipanti possono concedere o richiedere il controllo
Per impostazione predefinita, i partecipanti alla riunione possono concedere il controllo dello schermo condiviso a un altro partecipante alla riunione. Questo controllo è controllato da due criteri di riunione dell'amministratore di Teams:
I partecipanti possono concedere o richiedere il controllo : questa impostazione determina se l'utente con questo criterio può concedere il controllo del desktop o della finestra condivisa ad altri partecipanti alla riunione. È attivata per impostazione predefinita.
I partecipanti esterni possono concedere o richiedere il controllo - Questa impostazione determina che a un partecipante guest o anonimo può essere assegnato il controllo dello schermo condiviso di un utente interno. È disattivato per impostazione predefinita.
A seconda dei requisiti di conformità dell'organizzazione, è possibile modificare queste impostazioni per alcuni o tutti gli utenti.
Per configurare chi può concedere il controllo di uno schermo condiviso
Nell'interfaccia di amministrazione di Teams espandere Riunioni e quindi selezionare Criteri riunione.
Selezionare il criterio da modificare.
In Condivisione di contenuti:
Per impedire ai partecipanti di concedere il controllo di una condivisione dello schermo ad altri utenti, impostare Partecipanti che possono concedere o richiedere il controllo su Disattivato.
Per impedire ai partecipanti esterni di avere il controllo di una condivisione dello schermo, impostare Partecipanti esterni che possono concedere o richiedere il controllosu Attivato.
Selezionare Salva.
Gestire il contenuto e il video condivisi con i partecipanti
Nelle riunioni in cui vengono condivise informazioni riservate, può essere importante ridurre al minimo il rischio di condividere informazioni non appropriate.
La tabella seguente mostra le impostazioni che consentono di gestire il contenuto e il video condivisi sullo schermo durante le riunioni.
| Impostazione | Criteri di amministrazione | Etichetta di riservatezza | Sagoma | Organizzatore della riunione |
|---|---|---|---|---|
| Condivisione dello schermo. | Sì | No | No | No |
| Gestire ciò che i partecipanti vedono | No | No | Sì | Sì |
La condivisione dello schermo è un criterio di amministrazione di Teams. Con questo criterio, è possibile controllare se i partecipanti alla riunione possono condividere l'intero schermo o solo una singola applicazione. Condividere l'intero schermo può risultare comodo, ma può aumentare le probabilità di condividere accidentalmente informazioni inappropriati, ad esempio un messaggio di posta elettronica o un documento aperto. È consigliabile limitare la condivisione a una singola applicazione per utenti o reparti che spesso presentano informazioni riservate. È anche possibile disattivare completamente la condivisione dello schermo con questo criterio. Per altre informazioni, vedere Gestire i criteri riunione per la condivisione del contenuto.
Gestisci ciò che i partecipanti vedono è un'opzione disponibile per gli organizzatori della riunione che può essere impostata anche usando un modello. Quando questa opzione è abilitata, gli organizzatori della riunione possono controllare il contenuto condiviso sullo schermo e il video di chi è visibile. Gli organizzatori devono portare intenzionalmente sullo schermo contenuti condivisi e video prima che i partecipanti possano vederli. In questo modo è possibile ridurre al minimo il rischio di condividere contenuto inappropriato in una riunione. È consigliabile abilitare o applicare questa esperienza per le riunioni riservate usando un modello di riunione. Per altre informazioni, vedere Gestire i contenuti visualizzati dai partecipanti nelle riunioni di Teams.
Gestire gli strumenti di presentazione
Teams offre diversi strumenti di presentazione che consentono la partecipazione interattiva dei partecipanti alla riunione. La tabella seguente mostra le funzionalità che consentono di gestire questi strumenti.
| Impostazione | Criteri di amministrazione | Etichetta di riservatezza | Sagoma | Organizzatore della riunione |
|---|---|---|---|---|
| PowerPoint Live | Sì | No | No | No |
| Whiteboard | Sì | No | No | No |
| Note condivise | Sì | No | No | No |
Ognuna di queste caratteristiche può essere gestita tramite criteri di amministrazione, ma non tramite modelli o etichette di riservatezza, né dall'organizzatore della riunione. Di conseguenza, possono essere applicati a utenti o gruppi, ma non a riunioni specifiche. Per altre informazioni, vedere Impostazioni dei criteri riunione - Condivisione del contenuto.
Se si hanno riunioni in cui vengono condivise informazioni riservate, è consigliabile disabilitare Whiteboard e le note condivise per evitare che vengano aggiunte informazioni riservate.
PowerPoint Live consente ai partecipanti di spostarsi avanti e indietro in una presentazione di PowerPoint condivisa sullo schermo. Ciò potrebbe consentire ai partecipanti di visualizzare informazioni riservate prima che vengano presentate dall'organizzatore.
Valutare se nell'organizzazione ci sono utenti o gruppi che non devono usare queste caratteristiche per evitare di condividere informazioni riservate.
Gestire il modo in cui interagiscono i partecipanti alla riunione
La tabella seguente mostra le funzionalità che consentono di gestire il modo in cui i partecipanti alla riunione interagiscono durante una riunione.
| Impostazione | Criteri di amministrazione | Etichetta di riservatezza | Sagoma | Organizzatore della riunione |
|---|---|---|---|---|
| Consentire la fotocamera per i partecipanti | No | No | Sì | Sì |
| Consentire il microfono per i partecipanti | No | No | Sì | Sì |
| Reazioni | Sì | No | Sì | Sì |
L'audio e il video dei partecipanti consentono ai partecipanti di comunicare facilmente durante una riunione. Entrambi possono essere controllati dall'organizzatore della riunione o da un modello di riunione. A seconda del tipo di riunione, è consigliabile consentire o limitare queste funzionalità.
Per le riunioni che sono presentazioni con un'interazione minima da parte dei partecipanti, la disattivazione di video e audio può ridurre al minimo le distrazioni.
Durante la registrazione di riunioni, i video dei partecipanti potrebbero essere considerati dati personali e dedurre i requisiti normativi.
Se si sceglie di disattivare le reazioni, tenere presente che in questo modo verrà disabilitata la funzionalità di aumento della mano. Per le riunioni in stile presentazione, la funzionalità Q&A può consentire l'interazione necessaria per consentire ai partecipanti di porre domande.
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