Eliminare una cassetta postale inattiva

Descrizione del servizio Microsoft Purview

Quando non è più necessario mantenere il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminarla definitivamente rimuovendo tutti i blocchi. La cassetta postale inattiva viene quindi automaticamente contrassegnata per l'eliminazione ed eliminata definitivamente dopo l'elaborazione.

I blocchi possono essere i seguenti:

Importante

È consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 quando si pianifica in modo proattivo l'uso delle cassette postali inattive.

  • I blocchi di eDiscovery sono destinati a casi specifici e limitati nel tempo correlati a un problema legale. A un certo punto, un caso legale terminerà probabilmente e i blocchi associati al caso verranno rimossi e il caso eDiscovery verrà chiuso (o eliminato). Se un blocco applicato a una cassetta postale inattiva viene associato a un caso di eDiscovery e il blocco viene rilasciato o il caso di eDiscovery viene chiuso o eliminato, la cassetta postale inattiva verrà eliminata definitivamente.

  • In-Place blocchi nell'interfaccia di amministrazione di Exchange sono ora ritirati. A partire dal 1° luglio 2020, non è stato possibile creare nuovi blocchi In-Place in Exchange Online. A partire dal 1° ottobre 2020, la durata dei blocchi sul posto non può più essere modificata. Qualsiasi cassetta postale inattiva a cui è applicato un blocco In-Place può essere eliminata solo rimuovendo il blocco In-Place. Le cassette postali inattive esistenti che si trovano In-Place blocco continueranno a essere conservate fino a quando il blocco non viene rimosso. Per altre informazioni sul ritiro dei blocchi di In-Place, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery.

  • Il blocco per controversia legale rimane supportato come metodo alternativo per conservare il contenuto in una cassetta postale e renderlo inattivo dopo l'eliminazione di un account utente. Tuttavia, essendo una tecnologia meno recente, è consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365.

Vedere la sezione Ulteriori informazioni per una descrizione di cosa succede dopo che i blocchi vengono rimossi da una cassetta postale inattiva.

Prima di eliminare una cassetta postale inattiva

  • È necessario usare PowerShell per Exchange Online per rimuovere i blocchi da una cassetta postale inattiva. Non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange o il portale Microsoft Purview per queste procedure. Per istruzioni dettagliate sull'uso di PowerShell per Exchange Online, vedere Connettersi a PowerShell per Exchange Online.

  • Identificare i blocchi di una cassetta postale inattiva usando le istruzioni del passaggio 1: Identificare i blocchi di una cassetta postale inattiva. Queste informazioni sono necessarie per sapere quali blocchi rimuovere e per identificare le informazioni.

  • Valutare se si desidera copiare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale prima di rimuovere il blocco finale che determinerà l'eliminazione della cassetta postale inattiva. Per informazioni dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva.

  • Tenere presente che, se si rimuove il blocco definitivo da una cassetta postale inattiva, la cassetta postale verrà eliminata definitivamente dopo la scadenza del periodo di conservazione di 30 giorni per la cassetta postale eliminata temporaneamente. Dopo l'eliminazione definitiva, la cassetta postale inattiva non può essere recuperata. Prima di rimuovere un blocco, assicurati di non aver più bisogno del contenuto della cassetta postale. Se si vuole riattivare una cassetta postale inattiva, è possibile recuperarla. Per informazioni dettagliate, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva.

  • Per ulteriori informazioni sulle cassette postali inattive, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Come eliminare una cassetta postale inattiva rimuovendo i blocchi

Dopo aver identificato il tipo di blocco applicato alla cassetta postale inattiva e aver verificato se sono presenti più blocchi, è possibile rimuovere i blocchi della cassetta postale. Un'eccezione è rappresentata dal caso in cui la cassetta postale inattiva abbia una o più etichette di conservazione configurate per conservare gli elementi. In questo caso, non puoi rimuovere il blocco.

Quando l'ultimo blocco viene rimosso, non sono necessarie altre azioni da parte dell'utente perché la cassetta postale inattiva verrà eliminata automaticamente.

Usa le istruzioni per il tipo di blocco da rimuovere:

Nota

Un blocco ritardato viene applicato automaticamente dopo la rimozione di un altro blocco, quindi è un motivo comune per cui una cassetta postale è ancora elencata come inattiva dopo che si ritiene di aver rimosso l'ultimo blocco. Verifica la presenza di un blocco ritardato prima di concludere che la rimozione del blocco non ha funzionato.

Attenzione

Quando le istruzioni richiedono di specificare un'identità per la cassetta postale inattiva, il modo migliore per farlo è usare il nome distinto o il valore GUID di Exchange. L'uso di uno di questi valori invece dell'indirizzo SMTP consente di evitare di specificare accidentalmente la cassetta postale errata. Tuttavia, per le istruzioni che indicano in modo specifico di utilizzare l'indirizzo SMTP primario, non è possibile utilizzare il nome distinto o il valore GUID di Exchange e occorre utilizzare l'indirizzo SMTP primario.

Rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione

La procedura per rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione di Microsoft 365 varia a seconda che l'ambito del criterio sia adattivo o statico.

Non sarà possibile rimuovere una cassetta postale inattiva se ai criteri di conservazione è applicato il blocco di conservazione .

Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione con un ambito adattivo

Quando si utilizza il generatore di query avanzato per definire l'ambito adattivo per le cassette postali, modificarlo per escludere le cassette postali inattive utilizzando la proprietà OPATH IsInactiveMailbox:

IsInactiveMailbox -eq "False"

Non è possibile escludere cassette postali inattive con il semplice generatore di query. Se i criteri di conservazione sono configurati per l'uso di un ambito adattivo che usa il generatore di query semplice, creare un nuovo ambito dei criteri adattivi che usa il generatore di query avanzato. Modificare quindi i criteri di conservazione per usare questo nuovo ambito adattivo.

Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione con un ambito statico

Questa procedura varia a seconda che il criterio di conservazione applicato alla cassetta postale inattiva sia configurato per l'intero percorso dei criteri (a volte definito "a livello di organizzazione") o se il criterio sia configurato per includere cassette postali specifiche (a volte definite "esplicite"). Per altre informazioni, vedere Informazioni sulla configurazione per gli ambiti statici.

Usare i cmdlet di PowerShell seguenti per recuperare un GUID dei criteri e identificare il tipo di blocco per una cassetta postale:

  • Se il criterio è configurato per l'intero percorso: usare il cmdlet Get-OrganizationConfig in PowerShell di Exchange Online per ottenere informazioni su questi criteri.

  • Se il criterio è configurato per includere cassette postali specifiche: usare il cmdlet e il parametro Get-Mailbox -IncludeInactiveMailbox in PowerShell per Exchange Online per ottenere informazioni su questi criteri.

Ambito statico: Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione configurato per l'intera posizione

Eseguire il comando di PowerShell seguente per un criterio di conservazione specifico:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromOrgHolds <retention policy GUID without prefix or suffix>

In alternativa, è possibile eseguire i comandi di PowerShell seguenti per rimuovere la cassetta postale inattiva:

  • Per i criteri di conservazione che usano le posizioni di conservazione precedenti, ad esempio le cassette postali di Exchange, le chat di Teams e le interazioni di Copilot e i messaggi del canale di Teams:

    Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromAllOrgHolds

  • Per i criteri di conservazione che usano le posizioni di conservazione più recenti, ad esempio i messaggi del canale privato di Teams (applicabile solo prima della migrazione), le chat di Teams e le esperienze diMicrosoft Copilot:

    Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -AddExchangeLocationException <identity of inactive mailbox> -DeletedResources "[{'EmailAddress':'<Primary SMTP address of inactive mailbox>'}]"

    È anche possibile specificare l'identità della cassetta postale inattiva usando una variabile e un JSON, necessari se è necessario specificare più cassette postali inattive con lo stesso comando. Per altre informazioni, vedere gli esempi di PowerShell.

    Importante

    Prima di eseguire il comando, assicurarsi di leggere le informazioni di avvertenza per il parametro DeletedResources relative agli indirizzi SMTP duplicati.

Ambito statico: Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione configurato per includere cassette postali specifiche

Eseguire i comandi di PowerShell per la sicurezza & la conformità seguenti :

  • Per i criteri di conservazione che usano le posizioni di conservazione precedenti, ad esempio le cassette postali di Exchange, le chat di Teams e le interazioni di Copilot e i messaggi del canale di Teams:

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -RemoveExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

  • Per i criteri di conservazione che usano le posizioni di conservazione più recenti, ad esempio i messaggi del canale privatodi Teams, le chat di Teams e le esperienze diMicrosoft Copilot:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -RemoveExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

Rimuovere una cassetta postale inattiva da un blocco di eDiscovery

Vedere Rimozione delle posizioni dei contenuti da un blocco di eDiscovery.

Rimuovere un blocco per controversia legale da una cassetta postale inattiva

Eseguire il comando di PowerShell seguente per rimuovere un blocco per controversia legale da una cassetta postale:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Rimuovere un In-Place Blocco da una cassetta postale inattiva

Esistono due modi per rimuovere un blocco sul posto da una cassetta postale inattiva:

  • Eliminare l'oggetto In-Place Hold. Se la cassetta postale inattiva da eliminare definitivamente è l'unica cassetta postale di origine per un In-Place blocco, è sufficiente eliminare l'oggetto In-Place blocco.

    Nota

    È necessario disattivare il blocco prima di eliminare un oggetto blocco sul posto. Se si tenta di eliminare un oggetto blocco sul posto con il blocco abilitato, verrà visualizzato un messaggio di errore.

  • Rimuovere la cassetta postale inattiva come cassetta postale di origine di un blocco In-Place. Se si desidera mantenere altre cassette postali di origine per un blocco sul posto, è possibile rimuovere la cassetta postale inattiva dall'elenco di cassette postali di origine e conservare l'oggetto blocco sul posto.

Come rimuovere una cassetta postale inattiva da un blocco In-Place di eDiscovery

Se il blocco di eDiscovery è attivo, l'utente può essere rimosso dal percorso di eDiscovery.

Usare il cmdlet Invoke-HoldRemovalAction) per trovare e rimuovere un blocco di eDiscovery sul posto

  1. Quando si esegue il Invoke-HoldRemovalAction con il parametro GetHolds, è possibile trovare i blocchi che si applicano alla cassetta postale specificata:

    Invoke-HoldRemovalAction -Action GetHolds -ExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

Se è presente un blocco legacy di eDiscovery, il valore HoldId sarà solo un GUID senza alcun prefisso o ne avrà uno "potrebbe", vedere Come identificare il tipo di blocco applicato a una cassetta postale di Exchange Online.

  1. I criteri legacy di eDiscovery o di blocco del caso inattivo possono essere rimossi dalla cassetta postale inattiva fornendo l'HoldId:

    Invoke-HoldRemovalAction -Action RemoveHold -ExchangeLocation <identity of inactive mailbox> -HoldId <hold ID>

Rimuovere un blocco ritardato da una cassetta postale inattiva

Dopo aver rimosso qualsiasi altro tipo di blocco, Microsoft 365 applica automaticamente un blocco ritardato in modo che il contenuto non venga eliminato immediatamente. Mentre è applicato un blocco ritardato, la cassetta postale viene comunque considerata in attesa, quindi rimane una cassetta postale inattiva e non viene contrassegnata per l'eliminazione. Questo è un motivo comune per cui una cassetta postale è ancora elencata come inattiva dopo che è stato rimosso quello che si pensava fosse l'ultimo blocco.

Un blocco ritardato viene applicato impostando una delle seguenti proprietà della cassetta postale su True:

  • DelayHoldApplied per il contenuto di Outlook
  • DelayReleaseHoldApplied per il contenuto cloud generato da app non Outlook come Microsoft Teams

Eseguire il comando seguente per verificare se una delle due proprietà è impostata nella cassetta postale inattiva:

Get-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> | FL *Delay*

Un blocco ritardato scade automaticamente dopo 30 giorni. Per rimuoverlo prima, eseguire uno o entrambi i comandi seguenti, a seconda della proprietà impostata su True:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RemoveDelayHoldApplied

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Nota

Per usare i parametri RemoveDelayHoldApplied o RemoveDelayReleaseHoldApplied è necessario disporre del ruolo di blocco a fini giudiziari in Exchange Online.

La rimozione del blocco ritardato ricalcola anche lo stato di attesa della cassetta postale. Se non rimangono altri blocchi, la cassetta postale non è più inattiva e diventa una cassetta postale eliminata temporaneamente.

Per altre informazioni sui blocchi del ritardo, incluso il modo in cui interagiscono tra loro, vedere Gestione delle cassette postali in attesa del ritardo.

Ulteriori informazioni

  • Una cassetta postale inattiva è un tipo di cassetta postale con eliminazione temporanea. In Exchange Online, una cassetta postale con eliminazione temporanea è una cassetta postale che è stata eliminata, ma che può essere recuperata entro un periodo di conservazione specifico. Per le cassette postali eliminate temporaneamente che non sono bloccate, la cassetta postale può essere recuperata entro 30 giorni. Una cassetta postale inattiva (una cassetta postale bloccata prima dell'eliminazione) rimarrà in stato di eliminazione temporanea con attesa finché il blocco non viene rimosso. Dopo che l'ultimo blocco è stato rimosso da una cassetta postale inattiva, la cassetta postale non sarà più in uno stato inattivo. Al contrario, verrà eliminato temporaneamente e rimarrà in Exchange Online per 30 giorni dal giorno in cui il blocco è stato rimosso e ripristinabile durante tale periodo. Dopo 30 giorni, una cassetta postale con eliminazione temporanea viene contrassegnata per l'eliminazione definitiva e non può essere ripristinata.

  • Cosa succede dopo la rimozione dell'ultimo blocco per una cassetta postale inattiva? La cassetta postale viene trattata come le altre cassette postali eliminate temporaneamente e contrassegnata per l'eliminazione definitiva dopo la scadenza del periodo di conservazione di 30 giorni della cassetta postale eliminata temporaneamente. Questo periodo di conservazione inizia dalla data in cui l'ultimo blocco viene rimosso dalla cassetta postale inattiva. La proprietà InactiveMailboxRetireTime viene impostata quando la cassetta postale passa dall'essere inattiva (eliminazione temporanea in attesa) a non più inattiva (eliminazione temporanea senza blocchi). A questo punto, la proprietà InactiveMailboxRetireTime viene impostata sulla data corrente in cui si è verificata la transizione. Viene eseguito un assistente, denominato assistente MailboxLifeCycle, che cerca le cassette postali con la proprietà InactiveMailboxRetireTime impostata. Se "InactiveMailboxRetireTime + 30 days" è inferiore alla data corrente, la cassetta postale verrà eliminata.

    Se le cassette postali vengono ancora visualizzate come inattive dopo aver rimosso l'ultimo blocco e InactiveMailboxRetireTime non è impostato, verificare prima di tutto che non sia ancora applicato alcun blocco, incluso un blocco ritardato, che viene applicato automaticamente dopo la rimozione di un altro blocco:

    Get-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldEnabled,ComplianceTagHoldApplied,InPlaceHolds,*Delay*

    Se un blocco è ancora applicato, rimuoverlo. Il ricalcolo dello stato di blocco non rimuove un blocco, quindi non modifica una cassetta postale ancora bloccata.

    Se non rimangono blocchi, è possibile forzare il ricalcolo dello stato di blocco per la cassetta postale inattiva usando il comando seguente:

    Set-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RecalculateInactiveMailbox

  • Una cassetta postale inattiva viene eliminata definitivamente immediatamente dopo la rimozione di tutti i blocchi? Una cassetta postale precedentemente inattiva sarà disponibile nello stato di eliminazione temporanea per 30 giorni. Trascorsi 30 giorni, la cassetta postale verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva.

  • Come si visualizzano le informazioni su una cassetta postale inattiva dopo la rimozione di tutti i blocchi? Dopo che tutti i blocchi sono stati rimossi e la cassetta postale inattiva è stata ripristinata a una cassetta postale eliminata temporaneamente, non verrà restituita usando il parametro InactiveMailboxOnly con il cmdlet Get-Mailbox . Tuttavia, è possibile visualizzare le informazioni sulla cassetta postale utilizzando il comando Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox. Ad esempio:

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox,WasInactiveMailbox,InactiveMailboxRetireTime

Name                   : pilarp
Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
LitigationHoldEnabled  : False
InPlaceHolds           : {}
WhenSoftDeleted        : 6/16/2022 1:19:04 AM
IsInactiveMailbox      : False
WasInactiveMailbox     : True
InactiveMailboxRetireTime : 9/30/2022 11:16:23 PM

    Nell'esempio precedente, la proprietà WhenSoftDeleted identifica la data dell'eliminazione temporanea, che in questo esempio è il 16 giugno 2022. La proprietà WasInactiveMailbox è elencata perché True in precedenza era una cassetta postale inattiva. La cassetta postale verrà eliminata definitivamente 30 giorni dopo il 30 settembre 2022.

  • Last updated on