Pianificare metadati gestiti in SharePoint Server

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Con i metadati gestiti in SharePoint Server, è possibile creare una tassonomia unificata di termini che è possibile utilizzare in tutta la farm di SharePoint. In questo articolo vengono descritte le decisioni di configurazione che è necessario prendere prima di configurare l'applicazione del servizio metadati gestiti in SharePoint Server.

Prima di configurare i metadati gestiti, è importante comprendere cosa sono i metadati gestiti e il loro funzionamento in SharePoint. Prima di leggere questo articolo, consultare Introduzione ai metadati gestiti.

Panoramica del servizio metadati gestiti in SharePoint Server

In SharePoint Server, i metadati gestiti sono implementati tramite un'applicazione di servizio e il servizio Web metadati gestiti in esecuzione nei ruoli del server applicazioni e front-end. È possibile creare più applicazioni del servizio metadati gestiti se è necessario separare i set di termini per l'uso specializzato. Ogni applicazione di servizio ha il proprio database contenente il set di termini, le condizioni, le parole chiave e così via.

Le connessioni tra l'applicazione del servizio metadati gestiti e le applicazioni Web vengono gestite dalle connessioni ai metadati gestiti. L'utilizzo di queste connessioni consente di mappare diverse applicazioni del servizio metadati gestiti a diverse applicazioni Web se necessario, oltre a configurare le funzionalità relative ai criteri di creazione dei set di termini e parole chiave.

Se si dispone di più farm di SharePoint Server e si vuole condividere un archivio termini di metadati gestiti tra loro, è possibile pubblicare l'applicazione di servizio in una farm alla quale gli altri utenti possono connettersi. Ciò richiede una relazione di trust tra le farm.

L'applicazione del servizio metadati gestiti offre anche funzionalità di pubblicazione per hub tipo di contenuto, ovvero raccolte siti in cui è possibile creare i tipi di contenuto standard e condividerli tra le altre raccolte siti.

Di seguito sono illustrate le decisioni necessarie da prendere in queste aree prima di configurare i metadati gestiti.

Isolamento di set di termini di metadati gestiti

All'interno di un archivio termini, è possibile creare un'ampia gamma di set di termini diversi. Questi set di termini possono essere organizzati in gruppi. I gruppi offrono un isolamento di sicurezza, consentendo di specificare quali utenti possono gestire o contribuire ad essi. Tuttavia, gli utenti in genere possono accedere e utilizzare i termini. Se si desidera limitare un set di termini a un gruppo di utenti specifico, sono disponibili due opzioni.

Prima di tutto, è possibile consentire agli utenti di creare set di termini locali rispetto a una raccolta siti. Tali set di termini non sono disponibili in altre raccolte siti. Questa opzione verrà descritta in modo più dettagliato nella sezione successiva.

In secondo luogo, è possibile fornire un isolamento ancora maggiore per un set di termini ospitandolo in un'applicazione del servizio metadati gestiti separata. In questo modo si ottiene un archivio termini completamente separato in un database distinto che è possibile limitare a un particolare set di utenti.

Se si dispone di aree sensibili (ad esempio, documenti legali o relativi alle risorse umane) in cui si desidera disporre di un archivio termini con accesso limitato, prendere in considerazione questo secondo approccio. Gli utenti di tale archivio termini possono inoltre avere accesso all'archivio termini principale.

Decisione

Prima di configurare i metadati gestiti in SharePoint, decidere se è necessaria più di un'applicazione del servizio metadati gestiti per archivi termini separati. È possibile aggiungere applicazioni di servizio aggiuntive in futuro se necessario.

Utilizzo di set di termini locali

Oltre ai set di termini globali disponibili in tutte le raccolte siti, è possibile creare set di termini locali rispetto a una raccolta siti. Quando gli utenti creano una colonna di metadati gestiti per un elenco di SharePoint, hanno la possibilità di creare un nuovo set di termini anziché usare i set di termini globali.

Ciò può essere utile se si desidera utilizzare metadati gestiti per operazioni che non si applicano all'intera organizzazione, ad esempio i metadati per un evento o un progetto particolare.

Usando i set di termini locali, team e gruppi aziendali diversi possono creare i propri metadati gestiti senza dover richiedere aggiornamenti formali a un set di termini globale ed è possibile mantenere i set di termini globali focalizzati su aree fondamentali dell'azienda.

Se non si desidera consentire agli utenti di creare i propri set di termini locali rispetto alle raccolte siti, è possibile disattivare questa funzionalità quando si configura la connessione ai metadati gestiti.

Decisione

Prima di configurare i metadati gestiti in SharePoint, decidere se consentire la creazione di set di termini locali. È possibile avere un'impostazione diversa per ogni applicazione di servizio creata.

Folksonomia e parole chiave per metadati gestiti

Per compilare una colonna di metadati gestiti in un elenco di SharePoint, è necessario utilizzare uno dei valori disponibili definiti nell'archivio termini al quale la colonna è connessa. Si tratta di uno dei vantaggi principali dei metadati gestiti: si è certi che è stato scelto il valore da un elenco predefinito.

Tuttavia, i metadati gestiti di SharePoint supportano anche la funzionalità di aggiunta di tag con cui gli utenti possono contrassegnare gli elementi di SharePoint, ad esempio documenti con parole chiave creati che non sono presenti nell'archivio termini esistente. Queste parole chiave vengono accumulate nell'archivio termini ed è possibile gestirle consolidandole e aggiungendole ai set di termini nuovi o esistenti in base alle esigenze. Ciò offre un approccio basato sulla folksonomia in cui gli utenti possono creare nuove parole chiave in base alle esigenze, senza dover richiedere formalmente l'aggiornamento di un set di termini particolare.

Se si desidera adottare un approccio più formale per i metadati gestiti, è possibile disattivare questa funzionalità quando si configura la connessione ai metadati gestiti. In questo caso, sarà necessario scegliere tra i termini esistenti nell'archivio termini e aggiungere tali valori ai campi specifici creati a tale scopo.

Decisione

Prima di configurare i metadati gestiti in SharePoint, decidere se consentire di aggiungere tag agli elementi di SharePoint con parole chiave che non sono presenti nell'archivio termini.

Pubblicazione di tipi di contenuto con metadati gestiti

Oltre che per la condivisione dei metadati gestiti, è inoltre possibile utilizzare il servizio metadati gestiti per condividere tipi di contenuto. Specificando una raccolta siti come hub tipo di contenuto quando si configura l'applicazione del servizio metadati gestiti, è possibile condividere tutti i tipi di contenuto nella raccolta dei tipi di contenuto della raccolta siti, rendendoli disponibili per le altre raccolte siti.

Decisione

Prima di configurare i metadati gestiti in SharePoint, decidere se consentire la creazione di un hub tipo di contenuto. È possibile aggiungerne uno anche in un secondo momento.

Vedere anche

Per la versione di questo articolo di SharePoint in Microsoft 365, vedere Introduzione ai metadati gestiti.