Catalogare documenti digitali-cartacei

Anonimo

Salve a tutti,

da diversi post precedenti, sto cercando di creare un piccolo db al fine di catalogare i documenti in formato digitale ed allo stesso tempo cartacei, cioè stampati e sistemati nei raccoglitori ed infine rendere le ricerche in modo efficienti.

Artiginalmente qualche risultato riesco ad ottenerlo, ma vorrei cercare di rendere il db funzionale secondo la giusta logica della programmazione

Mi permetto, di chiedere consigli utili, penso fondamentali, in fase di progettazione e se può essere un buon modo di fare e cioè:

-premettendo che lo scopo, l'obiettivo è quello di evitare di creare tante cartelle contenenti i file, bensì di creare un'unica cartella, inserire i file e poi catalogarli digitalmente all'interno del database, per facilitare le successive ricerche cartacee, una volta inseriti i documenti stampati all'interno dei raccoglitori.

E già qui chiedo se può essere una cosa fattibile, se può avere un senso logico al fine di ricevere risposte, sentendomi dire che i sistemi operativi offrono questa possibilità con la gestione delle cartelle e delle funzioni semplici ed avanzate di ricerca...

Qualora sia fattibile provo a descrivere come penso che dovrebbe funzionare, sperando di ricevere feedback o suggerimenti positivi.

Allora ci provo:

definizione di classificazione dei documenti

-argomento

-categoria

-raccoglitore

-scheda

-numero documento

Provo a cercare di farmi capire meglio:

dovrei creare una tabella con:

-acquisizione documenti, tramite salvataggio o scanner e posizionamento all'interna della cartella principale

-inserimento dei dati nel db

il problema è capire se scegliere se partire dall’argomento, se è una domanda di ferie, un recupero, una spesa… oppure dalla categoria e far poi popolare i restanti campi (raccoglitore) che indica il faldone cartaceo da prendere e da sistemare nella (scheda-segnalibro) e poi generare un id per ogni documento all’interno della maschera, che fa parte del relativo raccoglitore????

Ad esempio nel raccoglitore numero 1 inserirò giorno per giorno i documenti inerenti il lavoro personale:

Raccoglitore 1
Argomento 1.1
Scheda 1.1.1
Numero documento (1.1.1.)1
Raccoglitore 2
Argomento 2.1
Scheda 2.1.1
Numero documento (2.1.1.)1

Post il link http://1drv.ms/1NEabWz che forse è più semplice capire che leggere

Grazie a Voi Tutti

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28 risposte

Anonimo

2015-12-02T17:10:31+00:00

... forse dovrei creare inizialmente delle relazioni? provo a spiegarmi:

esistono tanti raccoglitori/faldoni cartacei, all'interno sono presenti delle schede/segnalibri (1,2,3...) ed ognuna rappresenta una categoria dove inserire progressivamente i documenti

ad esempio :

Raccoglitore 1: Spese Personali

Categoria(scheda/segnalibro): Auto,Mediche,Alimenti...

Sottocategoria: Auto (rifornimenti, assicurazione, manutenzione...) Mediche (analisi,visite, esami vari)

Documento 1, 2, 3....Riferito a rifornimenti Documento 1, 2, 3.... riferito assicurazione e cosi via

Raccoglitore 2: Lavoro Personale

Categoria(scheda/segnalibro): Orario servizio, Straordinari, Permessi...

Sottocategoria: Orario servizio (Mensile.settimanale, giornaliero) Straordinari(Richieste, liquidazione)

Documento 1, 2, 3....

Raccoglitore 3: Lavoro Personale (in quanto si è riempito il raccoglitore carteceo numero 2)

Categoria(scheda/segnalibro): Albo pretorio, ...

Sottocategoria: Albo pretorio (Delibere Giunta, Determine,)

Documento 1, 2, 3....

Grazie a Voi tutti
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Anonimo

Ho modificato il db, ma proprio non riesco a far uscire il Codice Documento di ogni documento nel seguente modo:

001-001-001-001 e cosi via

numero raccoglitore	numero cartella	numero argomento	numero documento	Codice Documento
001	001	001	001	001-001-001-001
001	001	001	002	001-001-001-002
002	001	001	001	002-001-001-001
999	999	999	001	999-999-999-001
999	999	999	999	999-999-999-999

da come ho realizzato finora il db nel link aggiornato http://1drv.ms/1LW3uI7 riesco ad avere il Codice Documento con i numeri documento tutti in progressivo. Penso che la logica giusta dovrebbe essere quella indicata in tabella. Gisto?

Grazie a Voi tutti

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Anonimo

2015-12-04T16:21:50+00:00

salve

ho provato a creare tre tabelle:

tbl_Faldoni

tbl_Cartelle

tbl_Documenti

ed a metterle in relazione facendo il ragionamento che per ogni Faldoni ci saranno tante cartelle per ogni cartella ci saranno tanti documenti

poi per generare automaticamente il NumeroFaldone ho inserito come origine controllo =Format(([IdFaldoni]);"000") cosi anche per NumeroCartella =[NumeroFaldone] & Format(([IdCartella]);"000") ed infine per generare NumeroDocumento =[NumeroFaldone] & [NUmeroCartella] & Format(([IdDocumenti]);"000")

Il problema è che se poi visualizzo i dati in tbl_Faldoni non ci sono i NumeriFaldone NumeroCartella NumeroDocumento

Sicuramente manca qualcosa oppure, come al solito :-) non sarà la strada da seguire....

Provo a postare il link http://1drv.ms/1Iv4wcr

Grazie a Voi tutti
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Anonimo

2015-12-03T11:22:31+00:00

Grazie Mauro

provo a partire dalla tua chiara indicazione

😊

grazie ancora
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Anonimo

2015-12-03T11:16:28+00:00

Documenti reali.

Faldoni. 001, 002, 003, ecc.

Cartelle. 001, 002, 003, ecc.

Documenti. 001, 002, 003, ecc.

Quindi: 001005019 corrisponderà a: Faldone 001, Cartella 005, Documento 019.

Faldone 001 avrà un'etichetta 001, Cartella 005 avrà un'etichetta 001005, Documento 019 avrà un'etichetta (o un codice scritto a penna) 001005019. Così, se anche li *sparpagli* in giro per l'ufficio, sai dove vanno riposti... ;-)

Ho usato nnn che prevede un massimo di 999 valori. Sai tu quanti sono i faldoni, quante le cartelle in ogni faldone, quanti i documenti in ogni cartella. Immagino non ci sia bisogno di scriverlo, ma 999 NON è il numero massimo delle cartelle, ma il numero massimo di cartelle in ogni faldone e lo stesso dicasi per il 999 dei documenti, dove 999 è il massimo di documenti per ogni cartella.

Consiglio di trattare quei valori come testo e non come numeri quando metterai mano al db. Questo per evitare problemi di incomprensione fra programma e programma. Se decido che un valore deve avere due zeri (005 ad esempio), non voglio che un programma me lo trasformi in 5.

Database relazionale.

Le relazioni nelle tabelle seguiranno la relazione reale degli oggetti. Banale per chi conosce Access.
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