Cambiare la comunicazione
La comunicazione del cambiamento significa informare l'azienda sulle modifiche future per garantire che tutti gli interessati dalla transizione comprendano il processo di migrazione cloud.
Il piano di comunicazione può rimanere coerente, ma ogni carico di lavoro deve subire una propria comunicazione di modifica a causa dei singoli utenti e operatori.
La comunicazione delle modifiche è in aggiunta alle richieste di modifica acquisite dal team di gestione delle modifiche. È consigliabile collaborare con il team di gestione delle modifiche per assicurarsi che gestiscano correttamente la modifica. Tale team potrebbe anche essere in grado di aiutare con la comunicazione del cambiamento.
Destinatari per la comunicazione del cambiamento
Le comunicazioni di modifica devono essere destinate a vari gruppi nell'organizzazione. È necessario avere un piano chiaro per ognuno dei ruoli seguenti:
- Utenti aziendali che usano il carico di lavoro in questione per completare le attività
- Cambia manager che devono pianificare la gestione dei rischi e devono garantire che il cutover segua tutti i requisiti necessari
- Proprietari e operatori degli asset che passano ad Azure
- Sviluppatori che distribuiscono gli asset passando ad Azure
- Tecnici della migrazione che eseguono la migrazione
Nota
L'organizzazione potrebbe anche avere altri ruoli necessari da includere.
Modificare il contenuto delle comunicazioni
Nella comunicazione delle modifiche, è necessario chiarire a ogni ruolo il modo in cui la modifica imminente influisce in modo specifico su di essi e su cosa devono fare per prepararsi. La comunicazione delle modifiche deve includere anche gruppi che lavorano con sistemi correlati o in aree aziendali correlate. Anche se non hanno passaggi di preparazione e non saranno interessati direttamente dalla modifica, dovrebbero essere consapevoli nel caso in cui ci siano effetti indiretti sul loro lavoro.
È consigliabile rispondere alle domande seguenti nella comunicazione di modifica:
- Date critiche: quali sono le date critiche per la migrazione?
- Impatto: il cui lavoro viene interrotto, quando e per quanto tempo?
- Passaggi da completare: quale lavoro deve essere completato prima della modifica per essere pronti?
- Passaggi successivi alla modifica: quale lavoro deve completare ogni ruolo dopo la modifica per confermare la funzionalità?
- Ottenere supporto o altre informazioni: chi deve contattare gli utenti in caso di domande o sfide?
A causa del numero di ruoli coinvolti, potrebbe essere necessario inviare notifiche di modifica diverse a gruppi di destinatari diversi. Potrebbe esserci una comunicazione ampia per un pubblico generale che spiega l'intervallo di tempo e le interruzioni previste, quindi una comunicazione più specifica per le risorse IT per pianificare le azioni operative.
Esempio di modifica del contenuto della comunicazione
È possibile usare il modello seguente per creare una bozza di comunicazione delle modifiche:
| Cosa comunicare | Dettagli |
|---|---|
| Che cosa sta cambiando? | L'applicazione X sta eseguendo la migrazione ad Azure. |
| Quando si verifica questo cambiamento? | 29 febbraio 2024, alle 10 PST |
| Chi avrà effetto su questa modifica? | Utenti aziendali di Application X e chiunque usi sistemi che estraggono informazioni dall'applicazione X. |
| Come saranno influenzati? | L'applicazione X non sarà disponibile per i nuovi lavori finché i sistemi non vengono ripristinati il 1° marzo 2024 alle 2:00 PST. |
| Che cosa devo fare? | Assicurarsi che il lavoro in Application X venga salvato prima della modifica. È possibile riprendere le funzioni normali il 1° marzo. Contattare se si verificano problemi. |
| Chi dovrei contattare? | Contattare <il messaggio di posta elettronica> per domande o altre informazioni prima della modifica. Se si verificano problemi dopo la modifica, contattare Contoso Helpdesk per assistenza. Menzionare Application X nella riga dell'oggetto. |
Passaggio successivo
I test aziendali o i test di accettazione dell'utente possono iniziare dopo aver documentato e pianificato la modifica aziendale.