Sviluppo del piano di continuità aziendale

Questo articolo fornisce indicazioni sullo sviluppo di un piano di continuità aziendale che tenga conto delle dipendenze di Microsoft 365. Qui è consigliabile usare metodi per analizzare le funzioni aziendali e identificare quelle che dipendono dai servizi di Microsoft 365. Si eseguirà questa analisi con la consapevolezza che si verificheranno errori dei servizi e che è necessario prepararsi per questa eventualità.

In generale, la pianificazione della continuità aziendale implica quattro aspetti, ovvero la valutazione, la pianificazione, la convalida delle funzionalità, nonché le comunicazioni e il coordinamento.

Valutazione

È necessario prima di tutto identificare le funzioni aziendali presenti nell'organizzazione e i servizi e i processi che le supportano. Questo include il completamento di un'analisi dell'impatto aziendale, nota come Business Impact Assessment (BIA), in cui ogni funzione aziendale è classificata in base alla criticità e si identificano i processi e i servizi da cui ognuna di esse dipende. Ecco una tabella di esempio che può essere utile per iniziare a creare la propria valutazione.

Esempio di Business Impact Assessment (BIA)

Questo è un documento BIA per name of the service, system, process, or function

Campi BIA	Descrizione
Tipo BIA	is it a business process or technology, service or system?
Nome BIA	name of the service/system/function/process
Descrizione servizio	give a full description of the service, process, or function
Funzione Enterprise	some examples: customer services; legal; marketing; risk management, security, sales, information technology, production, manufacturing
Anno fiscale	the current fiscal year, re-evaluate these on a regular basis
Criticità	develop your own classifications, but here are some examples: mission critical, important, deferrable
Business unit	name of the business unit that owns this business function
Processo (servizio, funzionalità)	the name of the process, service, or feature
Leader senior del gruppo aziendale	the name and contact information of the senior leader of the business group that owns this business process
La tecnologia ha un contratto di servizio interno (SLA) o un contratto di servizio (OLA)?	please explain in as much detail as possible
La tecnologia ha uno SLA o un OLA esterno stabilito?	please explain in as much detail as possible
La tecnologia ha un mandato esecutivo noto per la gestione dello SLA di uno specifico processo? In caso affermativo, spiegare in dettaglio.	details here
La perdita o la compromissione dei dati associati a questo servizio attiverà un evento principale? In caso affermativo, spiegare in dettaglio.	details here
Il servizio dispone di un'alternativa per alcune o tutte le relative funzioni e funzionalità principali? In caso affermativo, spiegare in dettaglio.	details here
Il servizio elabora, archivia o trasmette dati dei clienti, ad esempio informazioni personali? In caso affermativo, spiegare in dettaglio.	details here
Stato BIA	develop your own status classification, here are some examples: planned, started, in-progress, complete, on-hold, expired
Data di completamento	the date this BIA was completed
Facilitatore BIA	name of the person or group who is responsible for developing and maintaining this BIA
Approvazione BIA	name of the person or group who is the executive sponsor of this BIA and who has responsibility for approving it.
Collaboratori	optional list of the people who helped develop this BIA and their contact information
Posizione approvazione BIA	indicate where the executive approval is located, or attach proof to this document

Pianificazione

Successivamente, si esamineranno i processi aziendali per identificare le eventuali relazioni di dipendenza a catena. In base al risultato, è possibile definire le priorità e creare strategie di resilienza, oltre a procedure operative standard a supporto delle strategie.

Per semplificare questa operazione, si può usare Mapping dei servizi Microsoft. Microsoft Service Map individua automaticamente i componenti dell'applicazione nei sistemi Windows e Linux e esegue il mapping di tutte le dipendenze TCP, identifica le connessioni e i sistemi remoti di terze parti da cui dipende l'app. Inoltre, esegue il mapping delle dipendenze ad aree della rete tradizionalmente oscure, come Active Directory.

Ecco un esempio di analisi delle dipendenze da cui è possibile iniziare. Nell'applicazione livello dati si identificheranno ed esamineranno le dipendenze del processo. Assicurarsi di includere persone, fornitori, clienti, partnership e strutture. I dati provenienti da questa analisi verranno usati per identificare le discrepanze tra i requisiti di ripristino di un processo e le funzionalità di ripristino delle dipendenze di supporto.

Campo	Descrizione
Tipo di processo
Facilitatore
Completato da
Data di completamento
Collaboratori

Convalida delle funzionalità

Dopo aver inventariato i processi aziendali e aver mappato tutte le relazioni con altri processi e tecnologie, è necessario creare scenari di convalida per tutti i processi. In pratica, capire come si intende convalidare i piani di continuità dei processi aziendali. Probabilmente si scoprirà che alcuni sono più importanti di altri e si vorrà dare loro la priorità. Non dimenticare che una volta stabilito il piano, è importante formare regolarmente i dipendenti sulle misure di risposta e continuità degli eventi imprevisti. È opportuno usare revisioni post evento per migliorare le strategie di resilienza, incorporando quanto appreso da ogni convalida o test.

Comunicazioni e coordinamento in caso di incidenti

Durante un evento imprevisto del servizio, i normali canali di comunicazione possono essere interessati o degradati, quindi è consigliabile prevedere alternative per consentire all'organizzazione di rimanere connessa durante un evento imprevisto. È fondamentale che i canali di comunicazione vengano stabiliti, controllati per la sicurezza e la conformità e gli utenti sottoposti a training sul loro uso prima di un'interruzione. Passare da uno stato noto a un altro stato noto è di gran lunga preferibile a utenti che, nel bel mezzo di una crisi, propongono soluzioni ad hoc e sconosciute.

In Microsoft, ogni team di servizio ha stabilito canali di comunicazione alternativi interni che consentono di coordinarsi quando i normali canali di comunicazione non sono disponibili. Queste includono le soluzioni di telefonia e audioconferenza di backup, i gruppi Viva Engage, i gruppi di Teams, i dashboard di integrità dei servizi interni e il software di gestione degli eventi imprevisti interno.

Durante l'BIA e l'da da, si eseguirà il mapping dei processi critici e delle tecnologie o dei servizi da cui dipendono. Prestare particolare attenzione alle comunicazioni in questa fase della pianificazione e pensare a soluzioni alternative. Ecco alcuni esempi.

• Se la posta elettronica è il metodo principale per informare utenti e stakeholder e il servizio di posta elettronica è danneggiato o non disponibile, è possibile usare un altro servizio, ad esempio Microsoft Teams, Viva Engage o un altro servizio di terze parti come backup. La chiave consiste nello stabilire tutto questo in anticipo e nell'insegnare agli utenti dove andare. Un thread Viva Engage non sarà utile se nessuno sa che esiste o se nessuno lo ha aggiunto ai segnalibri.
• Se i processi interni di gestione degli incidenti si basano sulle comunicazioni vocali per coordinare le risposte, stabilire una soluzione di telefonia alternativa da usare durante una crisi. Questa soluzione non deve avere la parità completa con il servizio primario, ma deve fornire il livello minimo di collaborazione per coordinare i team di continuità aziendale e gestione degli eventi imprevisti. Inoltre, chiedere agli utenti di pubblicare i numeri di telefono cellulare nell'elenco indirizzi globale può fornire un ulteriore livello di comunicazione di backup nei casi più estremi.
• Può essere utile creare un dashboard di integrità dei servizi personalizzato o un altro sito di questo genere, che possa fornire aggiornamenti sullo stato durante un evento imprevisto. Informare gli utenti in anticipo su dove rivolgersi per ottenere informazioni contribuirà a ridurre le chiamate superflue all'help desk e a infondere fiducia nella base degli utenti sul fatto che la situazione viene gestita in modo rapido ed efficiente. Usare l'API di comunicazione del servizio O365 per collegare queste informazioni a Microsoft 365 per un livello di visibilità ancora maggiore.
• È fondamentale che la posizione dei piani di continuità aziendale e delle procedure operative standard sia nota. È consigliabile mantenere copie online e offline della documentazione critica, ad esempio con SharePoint o OneDrive configurato per la sincronizzazione automatica con i dispositivi locali. Per service/network operations center e altri team simili che sono critici per il ripristino, è anche possibile mantenere le copie cartacee disponibili per l'uso in caso di emergenza.

Conoscere i punti di integrazione esterni

Indipendentemente dal modello di business, ogni azienda ha punti di integrazione con clienti, partner e fornitori. La supply chain del valore aziendale è basata sull'integrazione con entità esterne. Il miglioramento della continuità aziendale per le interruzioni del servizio richiede considerazione e protezione di ogni punto di integrazione.
Quando si analizza la supply chain, è necessario considerare le comunicazioni esterne nello stesso modo in cui si analizzano le comunicazioni interne. I clienti fanno affidamento sui server di Exchange Online come unico metodo per contattare l'organizzazione? Sono stati stabiliti e comunicati ai fornitori metodi di comunicazione alternativi, per i casi in cui l'operatività sia stata compromessa? Ecco una tabella di esempio che suggerisce come organizzare il proprio ragionamento.

Nome entità esterna	Impatto sugli scenari di evento imprevisto	Servizi Microsoft 365 integrati	Alternative
vendor name	Flusso di posta	Exchange Online è l'unico mezzo di comunicazione con Contoso	Configurare canali esterni di Microsoft Teams o software di collaborazione di terze parti
service supplier name	Chat	Microsoft Teams	Messaggistica istantanea di terze parti
partner name	Voce	Microsoft Teams	Pstn per dispositivi mobili o pubblici
supplier name	Condivisione di file	Siti di SharePoint condivisi esternamente e OneDrive	Condivisione di file di terze parti