Fatturazione periodica

È possibile fatturare i contratti dalla pagina Fatturazione periodica. Per prima cosa si crea una proposta di fatturazione, sulla base della quale si registrano i documenti quali fatture e note di credito, in un secondo passaggio. Per ulteriori informazioni sulla registrazione dei documenti, vai a Registrazione di documenti. La fatturazione o la creazione della proposta di fatturazione si basa sulle righe del contratto, tenendo conto della data nel campo Data fatturazione successiva. Per altre informazioni, vai a Gestione di contratti, oggetti di assistenza e impegni di assistenza.

Utilizzare le proposte di fatturazione

La pagina Fatturazione periodica è strutturata come segue:

• Area filtro
  • Qui è possibile selezionare un modello di fatturazione.
  • La Data di fatturazione è predefinita dal modello di fatturazione, ma può essere modificata. Utilizzala per suggerire le righe di contratto appropriate per la fatturazione in base al campo Data fatturazione successiva (dalla riga di contratto).
  • Tramite il ritmo di fatturazione, ogni riga del contratto riporta le informazioni relative alla data in cui deve essere fatturata per impostazione predefinita. Tramite il campo Data di fine fatturazione, è possibile specificarlo (in modo diverso) per tutte le righe da creare. Ciò può comportare una riduzione o anche un'estensione del periodo di fatturazione. Il campo è predefinito anche tramite il modello di fatturazione e può essere modificato. Tramite una limitazione si potrebbe ottenere, ad esempio, che le voci del contratto aggiunte durante un anno fiscale vengano fatturate solo fino alla fine dell'anno/dell'anno fiscale, in modo da avere nuovamente un ritmo di fatturazione uniforme per il successivo periodo di fatturazione.
• Azioni
  • Crea proposta di fatturazione L'azione viene eseguita su tutte le righe di contratto e suggerisce gli impegni di assistenza da fatturare in base alla Data fatturazione successiva e alla Data di fine fatturazione. Modificando il modello di fatturazione e richiamandolo nuovamente, è possibile aggiungere ulteriori righe alla proposta di fatturazione. Se la Data fatturazione successiva è successiva alla data di fatturazione, questa riga verrà ignorata. Se la Data fatturazione successiva è precedente alla data di fatturazione, deve essere fatturato il periodo corrispondente (tenendo conto del ritmo di fatturazione).
  • Crea documenti L'azione crea fatture contrattuali o note di credito per le righe visualizzate per le quali non esistono ancora documenti.
  • Cancella proposta di fatturazione Richiamando questa azione, è possibile eliminare la proposta di fatturazione. Segue una query che chiede se si desidera eliminare l'intera proposta di fatturazione o solo le righe aggiunte dal modello di fatturazione attualmente selezionato.
  • Elimina documenti L'azione elimina tutte le note di credito e le fatture di contratto generare per le righe visualizzate.
  • Modifica data di fine fatturazione Tramite questa azione, la data nel campo Fine fatturazione può essere regolata individualmente. Allo stesso tempo, l'Importo dell'assistenza verrà ricalcolato. L'azione viene eseguita per tutte le righe selezionate.
  • Elimina riga fatturazione Questa azione viene utilizzata per eliminare tutte le righe selezionate.
  • Aggiorna Questa azione aggiorna le righe, ad esempio se vengono visualizzati degli avvisi. Se il motivo dell'avviso non viene più specificato, l'avvertimento viene ritirato.
  • Naviga
  • Cliente/Fornitore L'azione apre la scheda cliente o fornitore della riga corrente.
  • Contratto L'azione apre la scheda contratto della riga corrente.
  • Oggetto di assistenza L'azione apre l'oggetto di assistenza della riga corrente.
  • Dimensioni riga contratto Utilizza per visualizzare le dimensioni memorizzate nella riga del contratto associata.
• Righe della proposta di fatturazione
  • Le righe della proposta di fatturazione mostrano i dettagli delle righe da fatturare.
  • Oltre al contraente e al contratto, vengono visualizzate anche informazioni sull'oggetto e sugli impegni di assistenza da fatturare.
  • Quando Crea proposta di fatturazione viene chiamata, vengono create una o più righe per ogni impegno di assistenza in base alla Data fatturazione successiva e la Data di fine fatturazione. Vengono sempre create più righe se Ritmo di fatturazione della riga del contratto si inserisce più volte nel periodo compreso tra Data fatturazione successiva e Data di fine fatturazione. Ogni riga visualizza informazioni relative al periodo di fatturazione (campi Inizio fatturazione e Fine fatturazione) e i prezzi (campi Importo di assistenza, Prezzo, Quantità e Sconto ). Utilizzando questo metodo, nessuna riga di contratto da fatturare può essere trascurata (purché i criteri di filtro del modello di fatturazione siano corretti), poiché tutte le righe di contratto passate vengono automaticamente inserite nel filtro.
  • È possibile definire un raggruppamento per la proposta di fatturazione nel Modello di fatturazione ( vedi la sezione successiva). Se nell'opzione Predefinito attualmente selezionata viene impostato un raggruppamento, le righe della proposta di fatturazione possono essere espanse e compresse in base a questo criterio. Questa operazione viene eseguita usando la doppia freccia accanto all'intestazione Nome partner. Inoltre, è possibile espandere e comprimere singoli blocchi. Questa operazione viene eseguita usando la freccia singola accanto al campo Nome partner nella riga.
  • Se è già stato creato un documento di registrazione (fattura o nota di credito), questo viene visualizzato tramite Tipo di documento e Nr. Documento. Facendo clic su Nr. Documento si apre il documento di registrazione.

Gratifica

Modificando il modello di fatturazione e riaprendo la pagina Crea proposta di fatturazione, è possibile estendere la proposta di fatturazione pezzo per pezzo. In questo modo, ad esempio, è possibile creare fatture collettive per più contratti, anche se i contratti vengono trovati tramite proposte di fatturazione diverse.

Modelli di fatturazione

Scegliendo AssistEdit nel campo Modello di fatturazione, vengono visualizzati tutti i modelli di fatturazione disponibili. Ogni modello di fatturazione richiede un codice e una descrizione univoci, nonché criteri di filtro e impostazioni predefinite per il calcolo della data. I valori predefiniti per il calcolo della data sono specificati sotto forma di formule di data. I valori effettivi della data vengono quindi calcolati in base alla data lavorativa quando viene selezionato/applicato un modello di fatturazione. Ciò consente di utilizzare le impostazioni predefinite più e più volte.

Utilizza il campo Partner per specificare se questa impostazione predefinita viene utilizzata per fatturare gli impegni di assistenza al cliente (valore Cliente) o al fornitore (valore Fornitore).

Per utilizzare un modello di fatturazione è necessario immettere criteri di filtro. Il criterio determina gli impegni di assistenza da fatturare. Per definire i filtri, utilizza l'azione Modifica filtro. Si apre una pagina in cui è possibile specificare i criteri di filtro. Oltre ai criteri preimpostati, è possibile aggiungere criteri quali il tipo di contratto, l'utente responsabile o il venditore. Quando si sceglie OK nella pagina del filtro, i criteri vengono salvati nel modello di fatturazione. Ciò si può riconoscere dal fatto che nel campo Filtro contratto viene impostato un hook.

Nel campo Formula data di fatturazione, viene immessa una formula data che verrà interpretata quando il modello di fatturazione viene utilizzato nel campo Data di fatturazione. Questo campo viene quindi utilizzato per filtrare gli impegni di assistenz da fatturare (in base alla Data fatturazione successiva) durante la creazione delle righe di proposta. Se non viene specificata alcuna Dateformula, la fatturazione periodica utilizzerà la data del lavoro.

Il campo Formula data di fine fatturazione può essere facoltativamente utilizzato per immettere una formula data che verrà interpretata quando il modello di fatturazione viene utilizzato nel campo Data di fine fatturazione. Questo campo viene poi utilizzato per impostare la data di fine della fatturazione negli impegni di assistenza da fatturare. Se non viene specificata alcuna Dateformula, anche il campo in Fatturazione periodica rimarrà vuoto e le righe verranno proposte in base alle informazioni presenti nella riga del contratto.

Il campo Solo suggerimenti personali può essere utilizzato per filtrare la proposta di fatturazione in base alle righe create dall'utente.

Il campo Raggruppa per controlla se le righe nella proposta di fatturazione vengono visualizzate in gruppi. Oltre a non avere alcun raggruppamento, sono disponibili le selezioni Contratto e Partner del contratto. Se si seleziona Contratto, tutte le righe di fatturazione di un contratto verranno visualizzate raggruppate. Il livello di raggruppamento è visualizzato in grassetto. Inoltre, i campi Inizio fatturazione e Fine fatturazione mostrano il periodo totale (raggruppato) e il campo Importo di assistenza mostra il totale degli importi di assistenza associati.

Nota

Ogni riga di contratto può essere inclusa in una proposta di fatturazione solo una volta per periodo di fatturazione. Se una riga di fatturazione per un periodo è già stata creata da un altro utente e la proposta di fatturazione corrente utilizza un'impostazione predefinita in cui è impostato l'indicatore Solo suggerimenti personali, l'utente corrente non può creare nuovamente quella riga per se stesso.

Creare documenti di registrazione

Dopo aver creato la proposta di fatturazione, è possibile utilizzare l'azione Crea documenti per creare fatture o note di credito per le righe visualizzate per le quali non esiste ancora alcun documento. Si apre la pagina omonima, dove è possibile specificare i documenti da creare. Ad esempio, è possibile specificare sia la Data documento sia la Data registrazione. Facoltativamente, i documenti creati possono essere anche registrati direttamente (Registra documenti). Inoltre, Documenti per può essere utilizzata per specificare se i documenti di registrazione devono essere creati per contratto, per partner contrattuale o per destinatario della fattura.

• Contratto Per ogni contratto viene creata una fattura separata. In questo modo vengono sostituiti tutti i valori predefiniti derivanti dal rispettivo contratto.
• Partner del contratto Per ogni partner contrattuale vengono create fatture. Le condizioni di pagamento, i metodi di pagamento e così via vengono stabiliti dal cliente. Le fatture vengono create separatamente per i contratti solo se la valuta o i Dettagli per le fatture contrattuali differiscono.
• Destinatario della fattura Le fatture vengono create per ogni Destinatario della fattura. Condizioni di pagamento, metodi di pagamento e così via vengono stabiliti dal cliente. Le fatture vengono create separatamente per i contratti solo se la valuta o i Dettagli per le fatture contrattuali differiscono.

Per ulteriori informazioni sulla registrazione dei documenti creati, vai a Registrazione di documenti.

Gratifica

Se necessario, è possibile proporre la fatturazione tramite diversi modelli di fatturazione delle righe di contratto da fatturare in anticipo e in arretrati. Ciò è possibile attraverso l'interazione di Data fatturazione successiva e Data fatturazione, a condizione che non venga utilizzata alcuna Fine fatturazione. In alternativa o in aggiunta, i contratti da fatturare in modo diverso possono essere distinti tra loro anche mediante diverse tipologie di contratti. Per saperne di più, vedi Tipi di contratto. Il tipo di contratto può essere utilizzato come filtro nei modelli di fatturazione.

Aggiornamento necessario

Fatturazione periodica dispone di un meccanismo multilivello per prevenire incongruenze nei dati. Se vengono apportate modifiche di qualsiasi tipo a un impegno di assistenza o a una riga di contratto mentre nella proposta di fatturazione sono già state create delle righe, tali righe verranno evidenziate due volte nella proposta di fatturazione. Da un lato, le righe vengono visualizzate in rosso e in grassetto e, dall'altro, ricevono un indicatore nel campo Aggiornamento richiesto, che indica che è necessario un aggiornamento delle righe. In fase di aggiornamento, i valori modificati vengono ricavati dagli impegni di assistenza o dalle righe del contratto. L'aggiornamento può essere completato eseguendo uno delle azioni tra Crea proposta di fatturazione o Aggiorna. Finché l'aggiornamento non viene eseguito, non è possibile creare alcun documento di registrazione (fattura/nota di credito).

Se esiste già un documento non registrato, non è possibile apportare modifiche agli impegni di assistenza o alle righe del contratto. Apparirà un messaggio di errore corrispondente.

Solo le modifiche che sono irrilevanti per la fatturazione possono essere effettuate nel documento di registrazione stesso. Ad esempio, è possibile apportare modifiche alla descrizione delle righe oppure aggiungerne di nuove. Per tutte le altre modifiche, è necessario innanzitutto eliminare il documento di registrazione, apportare le modifiche alla riga del contratto (o agli impegni di assistenza), quindi aggiornare le righe di fatturazione e ricreare il documento.

Inoltre, non è possibile creare più documenti di registrazione per la stessa riga di fatturazione.

Nota

Nel momento in cui viene creata una proposta di fatturazione per una riga di contratto, il campo Data fatturazione successiva si aggiorna per mostrare lo stato corrente. Se la riga di fatturazione viene eliminata (o il periodo di fatturazione viene modificato), il campo viene automaticamente reimpostato (o impostato in base al periodo di fatturazione modificato).

Una nota di credito su una fattura contrattuale reimposterà anche il campo Data fatturazione successiva. Per garantire la coerenza della riga del contratto e degli impegni di assistenza, quando si accreditano più fatture contrattuali, gli accrediti devono essere cronologici.

Informazioni correlate

Gestione di contratti, oggetti di assistenza e impegni di assistenza