Importazione dei giustificativi utilizzando l'entità Giornale di registrazione generale

In questo articolo vengono forniti suggerimenti per l'importazione dei dati nel giornale di registrazione generale tramite l'entità Giornale di registrazione generale. Trova informazioni tecniche sull'entità in Entità Giornale di registrazione generale.

È possibile utilizzare l'entità Giornale di registrazione generale per importare giustificativi il cui tipo di conto o di conto offset è Contabilità generale, Cliente, Fornitore o Banca. Il giustificativo può essere immesso come riga unica, usando sia il campo Conto che il campo Conto di contropartita , o come giustificativo con più righe. In questo caso viene utilizzato solo il campo Conto e il campo Conto di contropartita viene lasciato vuoto su ogni riga. L'entità giornale di registrazione generale non supporta tutti i tipi di conto. Invece, altre entità esistono per gli scenari in cui sono necessarie diverse combinazioni di tipi di conto. Ad esempio, per importare una transazione di progetto, utilizzare l'entità giornale di registrazione spese di progetto. Ogni entità è progettata per supportare scenari specifici. Ciò significa che potrebbero essere disponibili altri campi nelle entità per tali scenari. Tuttavia, gli altri campi potrebbero non essere disponibili nelle entità per diversi scenari.

Framework di gestione dati ed entità OData per importazioni di giornali di registrazione generali

La scelta di framework e entità può influire in modo significativo sull'efficienza e sull'integrità dei processi di gestione dei dati. Due entità degne di nota sono l'entità Framework di gestione dati (DMF) e l'entità OData (in particolare, LedgerJournalLineEntity). Ognuna di queste entità presenta specifici vantaggi e limiti. Comprendendo questi vantaggi e limiti, le organizzazioni possono prendere decisioni informate su come ottimizzare i propri processi di importazione dei dati.

Entità DMF

L'entità DMF è progettata principalmente per gli scenari in cui è necessario gestire importazioni di grandi volumi. Poiché l'entità DMF è ottimizzata per attività di questo tipo, si tratta di uno strumento prezioso per le organizzazioni che utilizzano grandi set di dati. Tuttavia, questa entità ha anche dei limiti.

Vantaggi dell'entità DMF

• Gestione delle importazioni ad alto volume: l'entità DMF eccelle negli scenari in cui grandi volumi di dati devono essere importati in modo efficiente. Poiché è progettato per ottimizzare i movimenti di grandi quantità di dati, è adatto per operazioni in cui il tempo e le prestazioni sono fattori critici.
• Configurabilità: gli utenti possono configurare l'entità DMF in base alle proprie esigenze specifiche. Ad esempio, modificando le impostazioni dell'entità dati, gli utenti possono emulare la convalida riga per riga e la logica predefinita. In questo modo, possono allineare le caratteristiche prestazionali dell'entità DMF a quelle dell'entità OData.

Limitazioni dell'entità DMF

• Mancanza di supporto per le transazioni interaziendali: una limitazione principale dell'entità DMF è la relativa incapacità di gestire efficacemente le transazioni interaziendali. Questo limite può rappresentare uno svantaggio significativo per le organizzazioni che operano con più persone giuridiche e devono gestire senza problemi i dati interaziendali.
• Convalida minima durante l'importazione: l'entità DMF esegue una convalida minima durante il processo di importazione. Pertanto, il processo deve essere gestito con attenzione. In caso contrario, potrebbero verificarsi problemi di integrità dei dati se errori o incongruenze nei dati importati non vengono individuati tempestivamente. Ad esempio, il giustificativo predefinito potrebbe non essere inserito.

Entità OData

L'entità OData, e in particolare l'entità LedgerJournalLineEntity, adotta un approccio diverso all'importazione e alla convalida di dati. È progettata per richiamare una logica di convalida e predefinita più completa riga per riga. Sebbene questo approccio migliori l'integrità dei dati, potrebbe influire sulle prestazioni.

Vantaggi dell'entità OData

• Integrità dei dati migliorata: la convalida riga per riga dell'entità OData garantisce che ogni voce venga controllata attentamente prima di essere importata. Questo processo di convalida completo aiuta a mantenere elevati livelli di qualità e coerenza dei dati.
• Logica predefinita: l'entità OData richiama la logica predefinita per ogni riga per garantire che tutti i campi necessari siano compilati correttamente. Pertanto, è meno probabile che i dati immessi siano incompleti o errati.

Limiti dell'entità OData

• Impatto sulle prestazioni: l'elaborazione aggiuntiva necessaria per la convalida e l'impostazione predefinita riga per riga può comportare prestazioni più lente. Le organizzazioni devono tenere in considerazione questo compromesso, soprattutto se lavorano con set di dati di grandi dimensioni.

Bilanciamento delle prestazioni e dell'accuratezza dei dati

Le organizzazioni devono spesso trovare un equilibrio tra prestazioni e accuratezza dei dati. La flessibilità offerta dall'entità DMF consente agli utenti di configurarla per emulare la logica di convalida e predefinita dell'entità OData. Quando la configurazione di importazione basata su set è disattivata, l'entità DMF può raggiungere la parità funzionale con l'entità OData. Può anche modificare di conseguenza le relative caratteristiche delle prestazioni.

Linee guida e caratteristiche delle prestazioni

Quando configuri entità dati per processi di importazione, è opportuno prendere in considerazione le linee guida e le caratteristiche delle prestazioni. Ad esempio, prendi in considerazione le soglie dei limiti di riga, che aiutano a ottimizzare i processi di importazione e garantiscono che le prestazioni del sistema rimangano stabili mentre il sistema gestisce grandi volumi di dati. Una configurazione corretta e la conformità a queste linee guida possono migliorare sia l'efficienza che l'efficacia delle importazioni di dati.

Sia l'entità DMF che l'entità OData presentano vantaggi e sfide unici. Il punto di forza dell'entità DMF risiede nella relativa capacità di gestire importazioni di grandi volumi, mentre l'entità OData eccelle nel garantire l'integrità dei dati attraverso una convalida completa.

Impostazione

Prima di importare utilizzando l'entità giornale di registrazione generale, convalidare l'impostazione seguente:

Configurazione della sequenza numerica per il numero batch del giornale di registrazione

• Per impostazione predefinita, quando si importa utilizzando l'entità giornale di registrazione generale, il numero batch del giornale di registrazione utilizza la sequenza numerica definita nei parametri di contabilità generale.
• Se si imposta la sequenza numerica per il numero di batch del giornale di registrazione su Manuale, un numero predefinito non viene applicato. Questa impostazione non è supportata.

Configurazione dimensione finanziaria

• Ogni organizzazione deve definire l'ordine delle dimensioni finanziarie quando le entità vengono utilizzate per importare le transazioni.

• L'ordine per il formato integrazione delle dimensione di contabilità generale:

  Contabilità generale>Piano dei conti>Dimensioni>Configurazione dimensione finanziaria per integrazione applicazioni>Seleziona entità di dati.

• I segmenti del conto CoGe da importare devono avere lo stesso ordine. In caso contrario, si verifica un errore durante l'importazione.

Impostazione dell'entitò giornale di registrazione generale

Due impostazioni nella gestione dei dati influiscono sulla modalità di applicazione del numero batch o sul numero giustificativo del giornale di registrazione predefinito:

• Elaborazione basata su set (nell'entità di dati)
• Generata automaticamente (per il mapping dei campi)

Nelle sezioni seguenti viene descritto l'effetto di queste impostazioni e anche spiegato come il sistema genera i numeri batch dei giornali di registrazione e i numeri di giustificativo.

Numero batch giornale di registrazione

• L'impostazione Elaborazione basata su set dell'entità giornale di registrazione generale non influenza la modalità di generazione di numeri batch del giornale di registrazione.

• Se il campo Numero batch giornale di registrazione è impostato su Generato automaticamente, viene creato un nuovo numero di batch del giornale di registrazione per ogni riga che viene importata. Questo comportamento non è consigliato. L'impostazione Generato automaticamente è presente nel progetto di importazione, in Visualizza mapping nella scheda Dettagli mapping.

• Se il campo Numero batch giornale di registrazione non è impostato su Generato automaticamente, viene creato il nuovo numero di batch del giornale di registrazione come segue:

  • Se il numero di batch del giornale di registrazione che è definito nel file importato corrisponde a un giornale di registrazione quotidiano esistente e non registrato, tutte le righe che hanno un numero di batch di giornale di registrazione corrispondente vengono importate nel giornale di registrazione esistente. Le righe non vengono mai importate in un numero di batch di giornale di registrazione registrato. Al contrario, viene creato un nuovo numero.
  • Se il numero di batch del giornale di registrazione che è definito nel file importato non corrisponde a un giornale di registrazione quotidiano esistente e non registrato, tutte le righe che hanno lo stesso numero di batch di giornale di registrazione vengono raggruppate in un nuovo giornale di registrazione. Ad esempio, tutte le righe che hanno un numero di batch del giornale di registrazioni di 1 vengono importate in un nuovo giornale e tutte le righe che hanno un numero di batch del giornale di registrazione di 2 vengono importate in un secondo nuovo giornale di registrazione. Il numero di batch del giornale di registrazione viene creato utilizzando la sequenza numerica definita nei parametri di contabilità generale.

Numero del giustificativo

• Quando si utilizza l'impostazione Elaborazione basata su set nell'entità giornale di registrazione generale, il numero di giustificativo deve essere fornito nel file importato. A tutte le transazioni nel giornale di registrazione generale viene assegnato il numero di giustificativo che viene fornito nel file importato, anche se il giustificativo non è bilanciato. Tenere presente quanto segue se si desidera utilizzare l'elaborazione basata su set, ma si desidera utilizzare anche la sequenza numerica definita per i numeri di giustificativo.

  • Per abilitare questa funzionalità, nel nome del giornale di registrazione utilizzato per le importazioni impostare Assegnazione numero in fase di registrazione su Sì.
  • Un numero di giustificativo deve comunque essere definito nel file importato. Tuttavia, quando il giornale di registrazione viene registrato sovrascrive il numero temporaneo con il numero di giustificativo. Assicurarsi che le righe del giornale di registrazione siano raggruppate correttamente per numero di giustificativo temporaneo. Ad esempio, durante la registrazione, vengono trovate tre righe a cui è associato un numero di giustificativo temporaneo pari a 1. Il numero del giustificativo temporaneo di tutte le tre righe viene sovrascritto con il numero successivo della sequenza numerica. Se le tre righe non sono una voce bilanciata, non viene registrato il giustificativo. Quindi, se vengono rilevate righe con un numero di voucher temporaneo pari a 2, questo numero viene sovrascritto dal numero di voucher successivo nella sequenza e così via.

• Quando non si utilizza l'impostazione Elaborazione basata su set non è necessario fornire un numero di giustificativo nel file importato. I numeri di giustificativo vengono creati durante l'importazione, in base all'impostazione del nome del giornale di registrazione (Un solo numero di giustificativo, In relazione al saldo e così via). Ad esempio, se il nome di giornale di registrazione viene definito come In relazione al saldo, la prima riga riceve un nuovo numero giustificativo predefinito. Il sistema valuta quindi la riga per determinare se i debiti sono pari ai crediti. Se esiste un conto di contropartita nella riga, la riga successiva che viene importata riceve un nuovo numero di giustificativo. Se non esiste alcun conto di contropartita, il sistema valuta se i debiti sono pari ai crediti per ogni nuova riga che viene importata.

• Se il campo Numero del giustificativo è impostato su Generato automaticamente, l'importazione non riuscirà. L'impostazione Generato automaticamente per il campo Numero del giustificativo non è supportata.

Per impostazione predefinita, l'entità giornale di registrazione generale utilizza l'elaborazione basata su set. Dopo aver valutato i requisiti aziendali dell'organizzazione, è possibile modificare l'impostazione Elaborazione basata su set selezionando Entità di dati nell'area di lavoro Gestione dati. L'elaborazione basata su set viene utilizzata per velocizzare il processo di importazione. Se non si utilizza l'elaborazione basata su set, l'importazione tramite l'entità giornale di registrazione generale sarà più lenta.